efactura

e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

Suprasaturația informațională ce definește actualmente spectrul RO e-facturii creează impresia că totul este arhicunoscut de către orice utilizator al sistemului. Doar simpla vizualizare a titlului unui material care are în centru RO e-factura te face să crezi că lecturarea acestuia nu îți va aduce nicio plusvaloare informațională. Totuși, chiar și atunci când pretenția de expertiză din partea antreprenorilor este semnificativă, orice nouă abordare centrată spre sporirea gradului de asimilare a pătrunderii mecanismelor unor noțiuni sau fenomene care prin natura lor domină afacerea merită analizată. Niciun nou material lansat pe o temă specifică nu propune schimbări de paradigmă și nu aduce în lumină lucruri nedescoperite sau total nedeslușite de către antreprenori. Fiecare dintre acestea trebuie să se remarce prin expunerea simplistă, pe înțelesul antreprenorilor, și prin plasarea conceptelor într-un spațiu ușor de deslușit pentru utilizatorii sistemelor moderne. Evident, aceasta este realmente o măiestrie din partea celor care concep astfel de materiale sub forma unui îndrumar de specialitate care au rolul de facilitare a drumului antreprenorului. În cele ce urmează propunem să conturăm un mic îndrumar cu privire la intrarea în universul sistemului RO e-factura de către un SRL sau o persoană fizică autorizată. Pe scurt! Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Atunci când ești deținător de afacere, fie că aceasta se derulează sub cupola unui SRL ori a unui PFA, trebuie să conturezi un ,,itinerar al ralierii la conformitate fiscală”. Acest itinerar, deși uneori pare dificil de mapat, te va ajuta punctual să adresezi cele mai mari provocări pe care le vei întâlni pe traseul conformării. Delimitarea punctuală a pașilor necesari de urmat pentru a respecta toate prevederile în vigoare cu privire la sistemele digitalizării fiscale este esențială. Uneori, multiplele informații te pot face să te simți dezorientat. Din acest motiv, antreprenorii au nevoie de informații punctuale care să contureze reperele conformării. De aceea, vom puncta principalii 5 pași pe care trebuie să îi parcurgi pentru a facilita ralierea la conformitatea RO e-facturii din postura deținătorului unui SRL sau PFA. Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Din observațiile de pe terenul practicii de afaceri, considerăm că unul dintre cele mai importante repere de pe itinerariul ralierii la modificările de natură digital-fiscală este redat de discuțiile constructive cu o serie de specialiști în domeniul digitalizării fiscale. Care sunt atuurile acestor tipuri de discuții și de ce ele nu ar trebui să ți se pară o pierdere de timp? În primul rând, acestea te vor ajuta să identifici modul de poziționare față de schimbare. Cu alte cuvinte, cum te poziționezi vis-à-vis de rezistența la schimbare. Există posibilitatea ca subiectivitatea ta să afecteze imaginea cu privire la modul de raportare la acest aspect. Clarificarea și poziționarea obiectivă față de acest aspect poate fi un aspect realizabil în urma discuției cu specialiștii. În altă ordine de idei, persoana responsabilă de gestionarea modificărilor de natură digitală îți va oferi o paletă mai largă de soluții pentru a te conforma din punct de vedere al obligativității utilizării noilor sisteme. Cei mai mulți antreprenori, din cauza lipsei de informații utilizează poate sisteme ,,învechite” pentru emiterea facturilor, sau sisteme depășite din punct de vedere ale inovativității și performanței, care nu asigură premisele utilizării sistemului RO e-factura. Discuția cu specialiștii în aria digitalizării te va ajuta să te conformezi în manieră eficientă și sustenabilă la noutatea RO e-facturii. În aceeași măsură, discuția cu persoana responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a companiei va plasa într-o nouă lumină cunoștințele tale despre utilizarea sistemului. Te va ajuta să înțelegi de ce este important să respecți toate normele în materie de utilizare a platformei și care este firul roșu al poveștii RO e-facturii. Adică, vei afla faptul că o potențială greșeală în utilizarea sistemului poate avea rezonanță asupra utilizării altor platforme (de exemplu, RO e-TVA). Acest aspect te poate responsabiliza în direcția creșterii gradului de conformitate din punct de vedere fiscal. Din toate aceste perspective, o discuție cu persoanele specializate aduce doar plusvaloare conformării din punct de vedere legislativ și fiscal atunci când discutăm despre racordarea la noutatea digitală. Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura După discuția cu specialiștii cu care colaborezi în spectrul navigării modificărilor de natură fiscală și digitală, vei alege cea mai potrivită metodă pentru digitalizarea aspectului facturării. Practica antreprenorială arată faptul că maximizarea gradului de adresare potrivită a nevoilor antreprenoriale în materie de soluții digitale este susținută prin intermediul acestor colaborări cu specialiști în domeniu. La momentul actual, cele mai multe companii utilizează aplicații de facturare integrate cu RO e-factura, cu scopul fluidizării modului de lucru și a reducerii timpului investit pentru cuantificarea erorilor. În definitoriu, pentru a simplifica întregul proces de lucru. Evident, există și antreprenorii care dispun de un buget limitat. Pentru aceștia există soluții optimizate la ceea ce ei pot oferi sau chiar gratuite (oferite de către ANAF sau https://ro-efactura.ro oferit gratuit de Facturis Online). Recomandarea noastră în ceea ce privește sporirea gradului de conformitate digitală, fiscală și legislativă în spectrul RO e-facturii este legată de utilizarea unui sistem de facturare integrat cu RO e-factura. Acesta va asigura toate premisele legate de: eficiență, reducerea timpului de lucru cu sarcini adiacente și consumatoare de timp (generarea facturii în format xml, logarea prin intermediul sistemului RO e-factura din cadrul site-ului ANAF, urmărirea autonomă a statusului facturii trimise etc.). 1. Alege utilizarea aplicației web pentru completarea facturii în format electronic pusă la dispoziție de către ANAF contribuabililor; 2. Sau alege utilizarea autonomă a unei aplicații de facturare integrată cu RO e-factura. 3. Sau alege utilizarea unei aplicații de facturare și gestiune stocuri varianta desktop instalată pe calculatul tău Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Un aspect vital, fără de care conformarea la RO e-factura poate fi compromisă, este legat de înțelegerea fluxului de lucru de către persoanele care gestionează aplicațiile de facturare. De prea puține ori factorii decizionali ai companiei înțeleg semnificația acestui aspect și nu prioritizează procesul de instruire, catalogându-l drept costisitor și ,,time-consuming”. Totuși, este mult mai costisitor și frustrant să corectezi permanent erori care vin din înțelegerea limitată a manierei de funcționare a unui proces din interiorul organizației. În acest mod, se reduc mult mai multe costuri care pot să apară din utilizarea greșită a platformei care vin din pregătirea insuficientă a personalului atunci când vine vorba despre utilizarea RO e-facturii. Cu alte cuvinte, înainte de implementarea oricărei inovativități digitale în cadrul companiei tale, prioritizează instruirea în prealabil a personalului pentru a asigura liniaritatea procesului de utilizare a acestora. Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Toate aceste aspecte pot fi conturate sub forma unui Infografic legislativ RO e-factura. În această manieră, iată mai jos cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont în calitatea de SRL sau PFA, atunci când utilizezi RO e-factura. Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura de către SRL și PFA: DA Momentul incipient în utilizarea sistemului RO e-factura: începând cu prima factură emisă de către SRL-ul sau PFA-ul în cauză Mod de utilizare a platformei: în regim gratuit prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF sau în mod autonom prin aplicații special concepute pentru partea de facturare Modele de afaceri care se subscriu utilizării sistemului RO e-factura: B2B, B2C, B2G Termen legal de transmitere a facturii în cadrul platformei: 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii Tipuri de documente care se încarcă în cadrul RO e-facturii: facturi, autofactura, nota de creditare, factura de corecție, factura informativă în scopuri contabile Sancțiuni ale nerespectării transmiterii facturii emise în relația B2B: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni ale primirii și înregistrării în evidența financiar-contabilă a companiei a unei facturi care nu a fost încărcată în prealabil în cadrul sistemului RO e-factura: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni privind nerespectarea termenului limită cu privire la încărcarea facturilor emise în cadrul RO e-factura: amendă cuprinsă între 5000 și 10 000 de lei pentru contribuabilii mari, între 2500-5000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și 1000-2500 de lei pentru celelalte categorii de contribuabili cât și pentru persoanele fizice. Etapa 5: reia cele 4 etape ori de câte ori simți că ai pierdut controlul în procesul de utilizare al platformei Chiar dacă ai impresia că stăpânești procesul privind utilizarea platformei RO e-factura, există posibilitatea ca uneori să identifici anumite sincope. În acest sens, ori de câte ori consideri că ai deraiat de la traseul prestabilit, reia cei 4 pași și reîncepe aplicarea consecventă a acestora. Pragmatic: reia discuția cu specialiștii în domeniu și reconfigurează traseul digitalizării facturării. Este posibil să fie necesare anumite ajustări care să permită optimizarea modului de lucru, aspect care poate fi concretizat în urma acestor discuții constructive. De asemenea, persoana responsabilă de conformitatea fiscală poate remapa anumite obligații noi legate de utilizarea sistemului, de care poate nu ai luat cunoștință la momentul oportun; verifică dacă softul utilizat pentru facturare asigură toate premisele eficientizării procesului în context RO e-factura. În caz contrar, reanalizează opțiunile inițiale și reconfigurează decizia de adoptare a unei soluții digitale noi care să îți asigure liniaritatea procesului; ocupă-te de persoanele care transmit facturi în cadrul sistemului. Obține din nou asigurări asupra gradului de asimilare a întregului proces de către aceste persoane și dacă este cazul reia procesul de instruire pentru a te ralia la gradul de conformitate fiscală scontat. Atunci când discutăm despre RO e-factura și toate implicațiile utilizării sistemului, suntem convinși că deja deții toate informațiile care să îți confere pârghiile necesare pentru asigurarea nivelului de conformitate fiscală scontat. Totuși, poate lipsi un plan predecesor procesului efectiv de utilizare al sistemului, care poate avea influență asupra obținerii gradului de conformitate fiscală țintit în spectrul RO e-facturii. Acest materiale îți oferă 5 etape importante de care trebuie să ții cont atunci când dorești să obții succesul în ceea ce reprezintă conformarea la utilizarea sistemului RO e-factura. Totuși, trebuie să ții permanent cont de specificul activității derulate de către compania ta și să customizezi propriile etape de urmat înaintea implementării oricărui proces cu impact asupra activității tale prezente și viitoare.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
0
e-Factura : , , , , , ,
Cine este obligat să folosească E-factura în România

Cine este obligat să folosească E-factura în România

Direcții particularizate pentru antreprenori Deși o tematică consacrată în ecosistemul afacerilor din România, sistemul RO e-Factura și multiplele sale valențe face ca subiectul să rămână constant pe podiumul principalelor interese ale antreprenorilor, indiferent de vremuri legislative și de împrejurări fiscale. Pentru cei care abia pătrund în mediul antreprenorial în calitate de antreprenori novice permanent lucrurile dobândesc nuanțe variate în acest spectru. Lucrurile nu stau foarte diferit nici pentru antreprenorii experimentați. Multiplele modificări și apanajul sistemului RO e-Factura asupra altor paradigme ale digitalizării fiscale, precum este RO e-TVA, fac ca necesitatea optimizării practicilor în utilizare să fie o condiție imperativă a asigurării liniarității procesului de conformare fiscală. Știm, poate suna destul de alambicat însă lucrurile nu sunt chiar atât de complicate precum par la prima vedere. Cu ,,arsenalul” necesar gestionarea acestora poate deveni un proces relativ facil. Unul dintre principalele aspecte care conturează deja premisele pentru utilizarea corectă a sistemului RO e-factura este legat de aspectul delimitării obligativității utilizării acestuia. Cu alte cuvinte, care sunt categoriile de contribuabili obligați la utilizarea sistemului alături de termenele de raliere la modernitatea digital-fiscală. În cadrul acestui material, vom examina în lumină nouă problematica, pentru ca orice antreprenor sau potențial utilizator a sistemului să adopte decizii informate și clare privitor la această obligativitate. Fără să insistăm asupra diverselor nuanțe ale sistemului RO e-Factura, întrucât omniprezența acestuia la nivelul proceselor organizaționale autohtone este atestată, reamintim faptul că sistemul este indispensabil și că în afara utilizării lui afacerile realmente nu pot exista. Chiar dacă sună destul de ferm, realitatea din mediul de afaceri este legată de inseparabilitatea acestui sistem de funcționalitatea unui business. Pe scurt! În prim plan… Indiferent de…formă juridică Indiferent de…dimensiunea companiei Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura În prim plan… Un prim aspect care poate surprinde un plan principal al cadrului conturat de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România este legat de spectrul tot mai larg al categoriilor de utilizatori care se raliază la aplicabilitatea paradigmei în contexte particularizate. Mai trebuie să cunoști faptul că tranziția spre utilizarea platformei RO e-Factura a fost una etapizată. Cu alte cuvinte, sistemul a devenit ,,activ” la momente diferite pentru categorii distincte de antreprenori. Acest aspect poate fi interpretat drept unul favorabil pentru contribuabili întrucât o tranziție treptată la utilizarea sistemului generează impact pozitiv pentru experiența antreprenorială. Altfel spus, are loc granularea experienței antreprenoriale în scopul facilitării utilizării sistemului. Practic, orice antreprenor încă neînrolat se poate inspira din experiența celor care deja au utilizat sistemul și au identificat o serie de sincope. În acest fel, va fi mult mai facilă ralierea la toate modificările din spectrul RO e-Factura iar conformarea fiscală mult mai ușoară. e-Factura: Indiferent de…formă juridică În cazul în care te întrebi dacă există delimitări cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura în spectrul afacerilor, funcție de statutul juridic al companiilor, ei bine, află faptul că nu există astfel de categorisiri. Astfel, fie că activezi sub forma unui SRL, a unei persoanei fizice autorizate (PFA), a unei întreprinderi individuale ori familiale, a unei societăți pe acțiuni ori sub o altă formă de organizare care nu se află sub cupola unui statut juridic, obligativitatea înrolării în E-factura este o cerință universal valabilă. De ce afirmațiile de mai sus sunt valide și au un puternic ecou în spațiul de afaceri? Gândește-te la faptul că, orice activitate economică derulată are la bază diverse tranzacții comerciale. Tranzacțiile economice sunt oficializate prin intermediul facturilor emise. Facturile emise și primite fac obiectul sistemului RO e-factura. Așadar, indiferent de forma juridică sub cupola căreia se derulează activitatea ta, tranzacțiile comerciale vor fi transpuse la nivelul facturilor emise care ulterior sunt încărcate în cadrul platformei RO e-Factura. Cine foloseste e-Factura? e-Factura: Indiferent de…dimensiunea companiei O altă nuanțare din background-ul utilizării platformei este legată de diferențieri ale aplicabilității funcție de dimensiunea companiilor. Unii antreprenori se întreabă dacă aspectul utilizării sistemului poate suferi diverse finețuri funcție de parametrul dimensiunii companiei. Răspunsul este NU, indiferent de mărimea activității tale, transmiterea facturilor în cadrul platformei este element cu caracter de obligativitate. Singura subtilitate aici este legată de faptul că o companie cu un volum mai mare de activitate va avea de gestionat un număr mai mare de tranzacții și implicit mai multe facturi de transmis și monitorizat pin intermediul RO e-factura. Pentru aceste situații însă există o serie de soluții informatizate care sprijină antreprenorii și departamentele de facturare în procesul de emitere, transmitere, verificare, descărcare și fluidizare a utilizării sistemului. e-Factura: Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Un alt unghi al problematicii utilizării sistemului RO e-factura este legat de aplicabilitatea sistemului indiferent de gradul de digitalizare al companiei tale. Foarte multe companii, la momentul apariției acestei obligativități a utilizării sistemului RO e-factura nu au avut la dispoziție logistica necesară din punct de vedere digital pentru asigurarea unui proces eficient de tranziție. Să nu mai discutăm despre faptul că mulți contribuabili încă practicau emiterea facturii în mod manual prin utilizarea tipizatelor. Aspectul transpunerii la realitatea pragmatică a sistemului RO e-factura în cadrul acestor companii a reprezentat o reală provocare pentru cei care nu erau ,,updatați” la modernitatea digitală. Și totuși, acesta nu a ținut cont de ,,bucătăria digitală internă” a companiilor. Schimbarea a fost inevitabilă. Pentru companiile a căror nivel de digitalizare a fost corelat la modificările actuale în materie de modernizare, gradul de dificultate al tranziției la sistemul RO e-Factura a fost mai redus spre deosebire de cele care au fost nevoite să pornească de la 0, care au fost constrânse să contureze un întreg ecosistem digital care să susțină utilizarea eficientă a paradigmei. Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura Acum că am stabilit faptul că elementele de background antreprenorial precum sunt forma de organizare juridică, dimensiunea companiei și gradul de digitalizare al acestora nu interferează în mod direct cu prevederile legale în materie de aliniere la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, putem să punctăm aspectele de fond cu privire la acest spectru. Mai exact, cine este concret obligat să utilizeze E-factura în anul 2025? Pentru a răspunde la această întrebare vom analiza actul normativ principal, care surprinde tabloul persoanelor obligate la îndeplinirea acestei prevederi. Așadar, iată mai jos imaginea completă a contribuabililor care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura: #1 companii care își derulează activitatea sub cupola unui SRL, PFA, SNC, SA, SCS, II, IF. Așa cum menționam anterior, forma de activitate nu dictează opționalitatea sau obligativitatea sistemului. Fie că deții un SRL sau îți derulezi activitatea sub cupola unei forme de organizare fără personalitate juridică, emiterea facturilor și încărcarea acestora în cadrul sistemului RO e-factura este obligatorie. #2 Pe lângă toate aceste aspecte de fond legate de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, există o serie de alte nuanțe. De exemplu, o altă categorie de utilizatori ai sistemului este redată de persoanele impozabile stabilite în România, indiferent de statutul deținut din punct de vedere a taxei pe valoare adăugată. Cu alte cuvinte, fie că te afli în categoria persoanelor impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată fie ești neplătitor de TVA, te vei înregistra ca utilizator al sistemului RO e-factura. Concret, care sunt persoanele impozabile eligibile pentru aplicarea dispozițiilor legate de utilizarea sistemului RO e-factura? Conform art. 266, alin. (2) din cadrul Codului Fiscal, persoanele eligibile pentru aplicarea sistemului RO e-factura, indiferent de statutul deținut din punct de vedere al TVA-ului, sunt persoanele impozabile care au sediul activității economice în România și care își derulează activitatea în România; persoanele impozabile care au sediul activității economice în afara României dar care dispun de toate resursele tehnice și umane necesare pentru derularea activității economice, deținând un sediu fix în România;  persoanele impozabile a căror activitate economică se derulează în afara României iar sediul fix se află în România. #3 Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura survine și organelor de executare silită, executorii judecătorești și Agenției Naționale de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate. Dacă aceste entități emit facturi în numele furnizorilor, indiferent de statutul deținut de aceștia în spectrul TVA-ului (persoane impozabile plătitoare sau neplătitoare de TVA), pentru livrări de bunuri efectuate în cadrul operațiunilor de executare silită ori de valorificare a bunurilor mobile și imobile sechestrate în cazul procesului penal, acestea vor trebui transmise în cadrul sistemului RO e-factura. Aceste facturi se transmit și furnizorului prin intermediul sistemului. #4 Asociațiile și fundațiile, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partide politice, culte care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA au obligativitatea utilizării sistemului începând cu data de 1 iulie 2025. Cu alte cuvinte, cultele, ONG-urile și partidele trebuie să utilizeze sistemul începând cu data de 1 iulie 2025. #5 Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori trebuie să se conformeze la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu luna viitoare. Așadar, de la 1 octombrie 2025 aceștia devin utilizatori activi ai platformei. Ralierea la obligativitatea utilizării de către această categorie de utilizatori a fost prelungită, unul dintre termenele privind conformarea fiind plasat în luna iulie a anului curent. Totuși unele aspecte tehnice legate de imposibilitatea operaționalizării sistemului la momentul respectiv pentru fermierii persoane fizice care aplică aceste regim special a făcut ca această răzgândire să fie necesară. Cât de pregătiți vor fi aceștia la doar 3 luni mai târziu de data de 1 iulie, rămâne de văzut. O nuanță de care trebuie să ținem cont în acest spectru este legată de următorul aspect: operatorii economici care livrează bunuri ori prestează servicii către aceste categorii de contribuabili nu au obligația transmiterii prin intermediul RO e-factura a documentelor emise până la momentul activării obligativității de utilizare a sistemului pentru acestea. #6 Toate tipurile de entități care emit facturi în cadrul modelelor de afaceri de tip B2B, B2C și B2G. Cu alte cuvinte, toate facturile emise către persoanele juridice, către persoanele fizice și către instituțiile guvernamentale trebuie să fie încărcate în cadrul sistemului RO e-factura, cu unele excepții descrise și în cadrul paragrafelor de mai sus. # 7 Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale pentru livrarea de bunuri/prestarea de servicii care fac obiectul unor facturi emise începând cu data de 1 octombrie 2025. De asemenea, dacă în calitate de operator economic trebuie să emiți o factură pentru aceste tipuri de entități până la această dată, atunci încărcarea ei în cadrul platformei nu este obligatorie. Dacă totuși aceste categorii de contribuabili figurează în registrului RO e-factura opțional, atunci transmiterea facturilor este obligatorie. Toate cele 7 repere descrise mai sus conturează tabloul de ansamblu în ceea ce privește obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura în anul 2025 sau răspund la întrebarea: Cine este obligat să utilizeze E-factura în România în 2025? Evident, lista de mai sus poate fi nuanțată de o serie de situații specifice și customizată funcție de o mulțime de particularități ale modului de organizare ale activității economice. În acest sens, cred că ar fi de folos să nu uităm un principiu de bază atunci când ne raportăm la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România, și anume: (aproape) orice contribuabil care își derulează activitatea sub cupola unei forme de organizare juridică sau fără personalitate juridică și care emite o factură pentru livrarea de bunuri, prestarea de servicii și efectuarea de lucrări trebuie să încarce această factură în RO e-factura, ținând cont evident de acele mici excepții ilustrate mai sus. Ordonanța 120/2021 mai trasează câteva direcții cu privire la tipuri de operațiuni sau contribuabili care nu face în mod direct obiectul declarării în RO e-Factura însă acestea vor fi surprinse prin intermediul unui material viitor. În concluzie, putem să reținem faptul că utilizarea RO e-factura vizează o categorie vastă de utilizatori, de la instituții publice până la mediul privat. Orice factură emisă care atestă comercializarea de bunuri, indiferent de destinatarul acesteia (cu micile excepții indicate mai sus) trebuie să fie încărcată în cadrul sistemului.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015. Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
0
e-Factura : , , , , ,
Ce trebuie să știi despre sistemul RO e-factura dacă intenționezi să îți deschizi un SRL

Ce trebuie să știi despre sistemul RO e-factura dacă intenționezi să îți deschizi un SRL

Potențialii antreprenori sau cei care creionează intenția de pătrundere în cadrul mediului de afaceri cu idei inovative, adesea au o serie de așteptări cu privire la ,,poziția” unui deținător de afaceri în anul 2025. Cele mai multe dintre acestea sunt legate de existența unei ,,baghete miraculoase” care să aducă soluții instant la problemele ,,neapărute încă”. Realitatea este faptul că acestea pot fi clasate drept deziderate ale muncii antreprenoriale, adevărul îmbrăcând de fapt o cu totul altă nuanță. Totuși, incertitudinele antreprenoriale trebuie adresate punctual, customizat și, evident, susținut. Discutăm despre un efort realmente susținut, mai ales pe fondul ultimilor ani care au stat sub egida transformărilor digital-fiscale de impact major pentru companii. Adevărul este faptul că paradigmele digitalizării fiscale nu pot fi gestionate în absența unor parteneriate susținute cu persoane specializate în spectrul transformărilor de natură digitală. Este un imperativ al modernității. Unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont atunci când intenționezi să pătrunzi în lumea afacerilor este legat de ,,conturarea unui plan de acțiune”. Este foarte important să știi la ce trebuie să te aștepți atunci când dorești să obții poziția de antreprenor. Simpla ,,râvnă” sau dorință de acțiune nu este întotdeauna suficientă. Informarea constantă și colaborarea cu specialiști sunt două elemente care pot asigura o ,,intrare lină” în spațiul antreprenorial. Evident, acestea creează și premisele pentru asigurarea continuității afacerilor. Unul dintre cele mai importante aspecte de care trebuie să țină cont potențialii antreprenori care intenționează deschiderea unui SRL la finele anului 2025 sau chiar început de 2026 este legat de utilizarea sistemului RO e-Factura. Familiarizarea cu ceea ce presupune utilizarea sistemului poate fi provocatoare pentru un antreprenor la început de drum. În cele ce urmează propunem un minighid privind ,,așteptările și realitățile” privitoare la transpunerea la realitatea pragmatică a unui business aflat în incubatorul de afaceri sau la început de drum antreprenorial. Te invităm în cele ce urmează să descoperim împreună care este impactul sistemului național RO e-Factura asupra afacerii pe care intenționezi să o deschizi sub cupola unui SRL și care sunt valențele acestuia pentru un antreprenor la început de drum. Pentru aceasta vom oferi răspunsul la o serie de întrebări punctuale care să te ghideze în aprofundarea asimilării rolului paradigmei pentru un antreprenor novice. Pe scurt! În primul rând ce este RO e-factura și care este rolul acesteia în cadrul unui SRL? Există diferențe la nivelul facturării prin intermediul RO e-factura raportat la forma de organizare a unei activități economice? Care este primul pas pe care trebuie să îl facă antreprenorii pentru a începe utilizarea sistemului? Care este actul normativ ce surprinde reglementările în materie de RO e-factura? Care sunt următorii pași pentru a începe ralierea la utilizarea sistemului RO e-factura? Ce ar trebui să fac la momentul emiterii primei facturi? Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura? Alte aspecte importante de care trebuie să ții cont În primul rând ce este RO e-factura și care este rolul acesteia în cadrul unui SRL? Pornind de la prima întrebare care poate fi adresată în acest spectru, și anume ,,De ce am nevoie de un astfel de sistem în compania mea?” putem să spunem faptul că RO e-factura este un reper fără de care SRL-ul tău nu mai poate fi funcțional la momentul actual. Aplicabilitatea directă a acestuia este legată de operațiunile de facturare, care reprezintă factor predominant al proceselor de afaceri a oricărei companii indiferent de parametrii particulari de funcționare a acesteia. Așadar, ca potențial antreprenor trebuie să cunoști faptul că sistemul RO e-factura este un reper fundamental fără de care procesul de facturare nu cunoaște atribute de relevanță în contextul modernizării digitalizării fiscale. Rolul sistemului în context organizațional este de a transparentiza toate operațiunile de facturare ale unei companii. Cu alte cuvinte, toate facturile emise de tine precum și cele primite fac subiectul unui sistem public prin care statul se informează cu privire la activitatea derulată de compania ta în acest spectru. Acest aspect responsabilizează orice antreprenor în ceea ce privește alinierea la toate cerințele de utilizare ale sistemului în așa fel încât procesul transmiterii datelor să fie unul care să reflecte imaginea fidelă a operațiunilor derulate. Există diferențe la nivelul facturării prin intermediul RO e-factura raportat la forma de organizare a unei activități economice? O altă întrebare primită frecvent din partea celor care doresc să inițieze o afacere, este legată de nuanța pe care o îmbracă sistemul în contexte legate de forma de organizare a unei activități economice. Există diferențe în utilizare dacă dețin un SRL sau un PFA, ori altă forma de organizare juridică a entității? În ceea ce privește obligativitatea utilizării sistemului și a aspectelor legate de elementele de fond ale acestuia, nu există diferențe raportat la forma juridică a organizării activității economice. Practic, din punct de vedere a transmiterii facturii și a primirii acesteia prin intermediul RO e-factura, principiile sunt aceleași, indiferent că discutăm despre un SRL (formă de organizare cu personalitate juridică) sau despre un PFA (formă de organizare fără personalitate juridică). Care este primul pas pe care trebuie să îl facă antreprenorii pentru a începe utilizarea sistemului? Dacă te întrebi de unde trebuie să o apuci pentru a utiliza sistemul în calitate de potențial antreprenor care dorește demararea unei afaceri sub cupola unui SRL, atunci trebuie să cunoști următorul aspect. Primul lucru de care trebuie să ții cont atunci când trebuie să te racordezi la modernitatea sistemului RO e-factura este legat de alegerea modului privind utilizarea platformei, sau maniera de transmitere a facturilor emise în cadrul sistemului. Mai exact, va trebui să alegi modul în care facturile tale vor ajunge în cadrul platformei RO e-factura. În acest sens, există două variante: Utilizarea aplicației web pentru completarea facturii în format electronic pusă la dispoziție de către ANAF contribuabililor; Utilizarea autonomă a unei aplicații de facturare integrată cu RO e-factura. Dacă pentru prima variantă propusă, accentul cade pe asimilarea procesului de raportare specific aplicației lansate de către ANAF privind completarea câmpurilor obligatorii pentru generarea facturii și transmiterea acesteia în cadrul RO e-Factura în manieră autonomă de către persoana responsabilă de aspectul facturării, lucrurile stau puțin diferit pentru cea de-a doua situație. Dificultatea primei variantei vine și din ,,dublarea” procesului de emitere a unei facturi. De pildă, tu vei introduce factura în cadrul aplicației tale de gestiune financiar-contabilă a datelor pentru conturarea evidenței primare sau în cadrul aplicației de facturare, și va trebui să dublezi operațiunea în aplicația online propusă de ANAF pentru generarea xml-ului în vederea încărcării acestuia în cadrul platformei RO e-factura (având în vedere faptul că singura variantă acceptată de către sistemul RO e-factura este formatul xml al facturii emise). Aceeași operațiune cu dublu sens poate să sporească riscul de eroare și să debusoleze persoana responsabilă de emiterea facturilor. În plus, utilizatorul trebuie să se asigure asupra validării fiecărei operațiuni în cadrul sistemului RO e-factura, adică să verifice mesajele apărute în cadrul sistemului după încărcarea facturii și să realizeze eventualele corecții necesare pentru a se asigura asupra transmiterii cu succes a documentului. În acest mod, influența asupra transpunerii informațiilor la nivelul celorlalte sisteme digital-fiscale este una pozitivă. Cea de-a doua variantă care presupune utilizarea unei aplicații specifice de facturare integrată cu sistemul RO e-factura, poate fi o soluție sustenabilă atunci când discutăm despre fluidizarea procesului de facturare, reducerea ratei de eroare umană și eficientizarea timpului. Astfel, factura va fi emisă o singură dată iar transmiterea în cadrul RO e-factura se va realiza automat. De asemenea, vei primi automat notificări în situația în care sunt constatate nereguli la încărcarea documentului. Așadar, primul pas pe care trebuie să îl faci atunci când te raliezi la utilizarea sistemului RO e-factura este să te decizi asupra modului de lucru. Nu există o ,,rețetă” general valabilă. Fiecare antreprenor va analiza o serie de factori specifici activității derulate și va adopta cea mai potrivită modalitate de transmitere a facturilor în așa fel încât să respecte normele în vigoare. Care este actul normativ ce surprinde reglementările în materie de RO e-factura? Utilizarea sistemului RO e-factura sub aspectele sale esențiale este guvernată la nivel autohton prin Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea. Aceasta a suferit de-a lungul timpului o serie de consolidări, ultima modificare fiind consemnată în luna iunie a anului 2025. Care sunt următorii pași pentru a începe ralierea la utilizarea sistemului RO e-factura? După ce ai ales maniera de lucru pentru transmiterea facturilor în cadrul sistemului, este nevoie să mai configurezi câteva aspecte legate de adaptarea la paradigma digital-fiscală corespunzătorare sistemului. Iată mai jos pe scurt următorii pași pe care trebui să îi parcurgi: #1 Alegerea metodei de lucru pentru transmiterea facturilor în cadrul sistemului; #2 Obținerea certificatului de semnătură electronică de la un furnizor de servicii de certificare pentru semnătură electronică; #3 Înrolarea sau înscrierea în Spațiul Privat Virtual pe baza certificatului de semnătură electronică digitală; #4 Conectarea sistemului de facturare la RO e-factura prin sincronizarea aplicației la platforma digitală. Așadar, aceștia reprezintă principalii 4 pași de care trebuie să ții cont pentru ca sistemul RO e-factura să devină funcțional în cadrul companiei tale. Ce ar trebui să fac la momentul emiterii primei facturi? Așa cum spuneam, orice factură emisă de tine va trebui transmisă în cadrul sistemului RO e-factura, fie manual, fie automat. Să presupunem faptul că, la data de 10 septembrie 2025 ai emis prima factură care atestă prestarea unui serviciu către partenerul X SRL. Ce trebuie să ai în vedere? Conform art. 10, alin. (7) din cadrul OUG 120/2021, factura trebuie încărcată în cadrul sistemului în termen de maxim 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii. Deși acum aceasta ți se poate părea o informație superficială și o prevedere legislativă realizabilă, practica arată o cu totul altă nuanță a speței. Cei mai mulți utilizatori ai sistemului sunt debusolați cu privire la maniera de calcul a acestui termen, având în vedere inexsitența unei proceduri clare raportat la acest aspect. Mai multe detalii cu privire la modul de calcul a celor 5 zile calendaristice disponibile pentru transmiterea facturii în cadrul sistemului regăsești prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile-emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/. Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura? În ceea ce privește diversele aspecte distincte ale problematicii arondate utilizării sistemului RO e-factura, una dintre acestea este conturată de tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul platformei. Ce trebuie să cunoști cu privire la acest aspect este faptul că în cadrul sistemului RO e-factura trebuie să transmiți: factura, factura emisă în scopuri contabile, nota de creditare, factura de corecție și autofactura. Pentru fiecare dintre acestea există un cod asociat specific documentelor care sunt transmise în cadrul sistemului RO e-factura. Alte documente precum avizul de însoțire a mărfii, bonurile fiscale, rapoarte de lucrări, devize, nu fac obiectul sistemului RO e-factura, prin urmare acestea nu trebuie încărcate în cadrul sistemului. Alte aspecte importante de care trebuie să ții cont pentru e-Factura Pe lângă toate aspectele care au fost aduse sub lumina reflectoarelor ca repere esențiale pentru ceea ce reprezintă RO e-Factura pentru un antreprenor la început de drum, mai există o serie de alte elemente de care trebuie să ții cont pentru ca racordarea la conformitatea sistemului să fie certă și să realizeze fără prea mari obstacole. Iată mai jos o mică sinteză a acestora: În cadrul sistemului RO e-factura trebuie să transmiți atât facturile emise în relația B2B (cele emise pentru o persoană juridică) cât și cele emise pentru persoanele fizice (relația B2C); Este important să ții cont de marcarea corectă a fiecărei facturi transmise în cadrul sistemului RO e-factura, pentru a asigura premisele unei raportări corecte și lipsite de erori. (de exemplu, dacă emiți o factură la bonul fiscal atunci aceasta trebuie să fie marcată prin codul 751-factura informativă în scopuri contabile-pentru o imagine mai amplă asupra problematicii, accesează: https://ro-efactura.ro/e-factura-decodificata-751-semnificatie-si-implicatii/). Este esențial să nu omiți aceste aspecte întrucât codificarea incorectă a documentelor emise și încărcate în cadrul sistemului generează apariția unor erori în lanț datorită interoperabilității sistemului cu sistemul RO e-TVA de exemplu. De aici, apariția unui decont precompletat eronat care atrage necesitatea transmiterii unor justificări către ANAF; Verifică permanent statusul facturii transmise în cadrul sistemului. Asigură-te asupra faptului că factura emisă și încărcată în cadrul platformei nu conține erori de validare. Dacă utilizezi un program de facturare integrat cu RO e-factura, aceste verificări sunt realizate în mod automat, fără a mai fi nevoit să verifici permanent sistemul RO e-factura; Asigură-te asupra respectării termenului limită de transmitere a facturilor emise în cadrul sistemului, întrucât omiterea acestuia se sancționează cu amendă. Acestea ar fi câteva aspecte de care trebuie să ții cont dacă dorești să înființezi un SRL la final de an 2025 sau început de 2026, cu privire la RO e-factura. Ce trebuie să cunoști este faptul că nu există o rețetă miraculoasă sau soluții predefinite care să asigure succesul ralierii la modernitatea RO e-facturii. Cele mai adecvate strategii sunt legate de informare constantă și încheierea de parteneriate cu persoane specializate în direcția gestionării schimbărilor de natură digitală. Prin intermediul blogului nostru de facturare dedicat exclusiv problematicii utilizării RO e-factura, poți să găsești de asemenea răspuns la o serie de nelămuriri care pot apărea pe parcursul procesului de utilizare a paradigmei la nivel organizațional.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare. Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale. Site-ul ANAF, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml. Site-ul ANAF, RO e-factura, disponibil la adresa: https://mfinante.gov.ro/web/efactura. Site-ul ANAF, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf.
0
e-Factura : , , , , ,
Cum ne ajută o aplicație de facturare în gestionarea e-Factura și e-Transport?

Cum ne ajută o aplicație de facturare în gestionarea e-Factura și e-Transport?

Cele două paradigme ale digitalizării fiscale, eFactura și eTransport, au impus redefinirea manierei de organizare a proceselor organizaționale. Obligativitatea integrării celor două sisteme, începând cu anul 2024, la nivelul tuturor afacerilor autohtone responsabilizează factorii decizionali spre adoptarea celor mai adecvate soluții de implementare și utilizare a celor doi piloni esențiali care definesc maratonul digitalizării fiscale a companiilor. Probabil ai stat adeseori în cumpănă cu privire la decizia de adoptare a soluțiilor informatizate integrate în ceea ce privește gestionarea sistemelor e-Factura și e-Transport. Utilizarea celor două platforme în forma propusă de către ANAF este o variantă pusă la dispoziția contribuabililor. Se poate însă să nu fie neapărat cea mai eficientă. Probabil ai conștientizat acest aspect și ești în căutarea motivelor care să stea la baza adoptării deciziei de implementare a softurilor integrate specializate în gestionarea RO e-Factura și RO e-Transport în manieră facilă, oportună și eficientă. Trendul dictat de către societatea informațională modernă te determină la tranziția spre digitalizarea completă a proceselor afacerii tale. Piața programelor informatice de facturare și gestionare a datelor companiilor este extrem de vastă. Cu certitudine, alegerea celui mai potrivit soft, care să se plieze perfect pe necesitățile specifice dictate de modelul de afacere deținut de tine nu este un proces tocmai facil. Cerința de integrare a sistemelor RO eFactura și RO eTransport de către un astfel de soft reprezintă un aspect esențial de care este bine să ții cont pentru ca afacerea ta să se ralieze standardelor de modernitate și actualitate în materie de digitalizare. Sigur nu te afli în necunoștință de cauză cu privire la obligativitatea implementării celor două noutăți ale anului 2024 la nivelul proceselor organizaționale. Astfel, de la 1 ianuarie 2024, toate companiile care derulează tranzacții arondate modelului B2B au obligația transmiterii facturilor emise prin intermediul platformei RO e-Factura. De asemenea, începând cu luna iulie a anului 2024, trebuie să declari toate aspectele cu privire la transporturile efectuate pe teritoriul național precum și internațional. Lucrurile se amplifică, începând cu luna ianuarie a anului 2025, obligativitatea transmiterii facturilor emise fiind lărgită și spre tranzacțiile arondate modelului B2C. Este lesne de înțeles astfel, faptul că nevoie de adoptare a unui soft integrat de facturare şi gestiune stocuri se acutizează. Precum menționam anterior, este posibil ca aplicațiile concepute de către autorități în acest sens să nu ți se pară tocmai ușor de utilizat. În plus, acestea pot implica alocarea unui timp substanțial pentru asimilarea manierei de funcționare. În altă ordine de idei, acestea pot deveni indisponibile în anumite perioade de efectuare a mentenanței, ceea ce poate crea un stres în plus, mai ales ținând cont de termenele limită pentru transmiterea datelor. Pe fondul acestor rațiuni și nu numai, necesitatea achiziționării unui soft de facturare integrat nu mai reprezintă un moft, fiind o necesitate de necontestat în contextul conturat de reforma digitală dictată de E-factura și E-transport. Pentru că timpul tău și acuratețea datelor contează pentru noi, suntem aici pentru a ralia afacerea ta la cele mai inovative paradigme. Deplin conștienți de necesitatea integrării celor două funcții corelate la eFactura și eTransport în cadrul aplicației de facturare, echipa Facturis îți oferă posibilitatea utilizării aplicației la pachet cu cele două paradigme incluse. Facturis-Online.ro nu face parte din categoria aplicațiilor de facturare tradiționale. Acesta este un soft amplu de integrări cu aplicații complexe care pune bazele digitalizării complete a afacerii tale. Astfel, avantajele funcționalității sunt imediate și generatoare de efecte pozitive pe termen lung. Pentru că ne gândim la bunăstarea ta economică prezentă și proiectată pentru viitor. Concret, cum te ajută o aplicație de facturare integrată cu sistemele naționale RO e-Factura și RO e-Transport?   Iată mai jos principalele 5 motive pentru utilizarea unei aplicații de facturare integrată cu sistemele e-factura și e-transport. Avantajele utilizării aplicației de facturare integrată cu RO e-Factura Avantaje utilizării aplicației de facturare integrată cu RO e-Transport Diminuarea timpului investit pentru asimilarea manierei de funcționare a aplicației concepută de ANAF pentru emiterea și transmiterea facturilor Diminuarea timpului investit pentru asimilarea manierei de funcționare a aplicației concepută de ANAF pentru emiterea și transmiterea notificării privitoare la transporturile efectuate Control total deținut asupra datelor referitoare la facturile emise și încărcate în cadrul sistemului Activarea modului e-transport printr-un singur click din cadrul meniului de configurare a aplicației Creșterea gradului de validare a facturilor Scăderea ratei de validare a unei notificări care conține erori pe baza semnalării aspectelor introduse eronat Posibilitatea verificării statusului facturii din cadrul aplicației fără a mai fi nevoie de logarea în contul SPV Operativitatea sistemului prin primirea automată a răspunsului privind validarea sau invalidarea notificării transmise Implementare imediată care vine la pachet cu garanția celor mai mici costuri Implementare imediată care vine la pachet cu garanția celor mai mici costuri   Iar pentru ca decizia adoptării unui sistem integrat să fie facilitată, am sintetizat pentru tine prin acrostihul Facturis cele mai importante motive care să stea la baza alegerii softului integrat creat de noi pentru ralierea la noutățile E-Facturii și E-Transport:   F-fără consum suplimentar de timp în vederea încărcării manuale a facturii în cadrul platformei RO efactura precum și a emiterii și transmiterii notificării privind transportul în RO etransport. Atât factura emisă cât și notificarea completată se transmit către sistemele RO efactura și RO etransport printr-un simplu click. A-accesibilitatea permanentă la datele transmise prin intermediul softului de facturare. De asemenea, poți verifica oricând corectitudinea datelor introduse înainte de transmiterea notificării de transport către SPV ANAF. C-conectivitate. Nu depinzi de funcționalitatea sistemelor ANAF. Transmiți facturi chiar și în modul off-line al aplicației. Încarci notificarea în RO e-transport chiar și în situația inaccesibilității contului SPV. T-timp liber pentru tine și afacerea ta. Te poți focusa pe identificarea de noi metode de optimizare a indicatorilor financiari ai afacerii prin eliminarea timpilor morți pentru că softul lucrează pentru tine. U-utilitate. Se reduce fluxul de lucru cu privire la procesele de emitere, transmitere și verificare a corectitudinii datelor transmise catre site-ul Anaf. Prin câțiva pași simpli, noi realizăm toate aceste procese. R-rapiditate. Facturile emise sunt transmise către Anaf prin intermediul unui singur click. Astfel procedura este rapidă, ca tu să fi nevoit să recurgi la realizarea de sarcini conexe. De asemenea, primești automat în cadrul sistemului facturile emise de către partenerii tăi. I-integrare. Integrarea e-Factura și e-Transport la aplicația de facturare ține ritmul cu inovațiile în domeniu, digitalizând în manieră completă procesele de afaceri. De asemenea prin facilitatea de integrare cu sistemul Anaf obții validarea imediată a documentelor. S-securitate. Datele tale sunt în siguranță. Ai controlul absolut asupra gestionării tuturor aspectelor legate de datele cu care lucrezi.   Așadar, regăsești mai sus toate motivele de care ai nevoie pentru ca decizia adoptării unui sistem integrat cu cei doi piloni fundamentali ai digitalizării afacerii, și anume, e-Factura și e-Transport să nu fie amânată.
0
e-Transport : , , , , , ,
Anexele în e-Factura (BG-24)

Anexele în e-Factura (BG-24)

Un document anexat unei facturi, poate fi orice document justificativ care are legătură cu factura emisă, cum ar fi: certificatele, acte ale lucrărilor, contracte, orice alt document care a condus la emiterea acelei facturi și pe care doriți să îl trimiteți clientului facturii respective. În sistemul RO e-Factura, anexele, acele atașamente la factură, pot fi trimise prin încorporarea lor în structura XLM a fișierului care conține factura.   Cum putem profita de această opțiune și de ce ne este utilă? Pe lângă faptul că putem anexa unei facturi documentele necesare pentru o mai bună gestionare a acestora, putem atașa ca anexă în e-Factura inclusiv factura în format PDF. Dacă doriți atașarea facturii în format PDF ca anexă la factura în format XML, programul de facturare Facturis Online va trebui configurat ca în imaginea de mai jos: Cum adaug o anexă în e-Factura? Dacă doriți trimiterea unui document ca anexă a unei facturi în sistemul RO e-Factura (al ANAF din SPV), va trebui să selectați atașamentul dorit, ca în imaginea de mai jos: Pot adăuga mai multe fișiere ca anexă în e-Factura? Se pot adăuga un număr maxim de 50 fișiere, care adunate să nu depășească 3Mb. Ca și client, cum pot vizualiza aceste anexe primite prin e-Factura? Prin simpla transformare a facturii primite in format XML din sistemul e-Factura, în PDF. Dacă e-Factura primită conține atașamente/anexe, acestea se vor afișa în mod automat.
0
e-Factura : , , , , , ,
Un webinar cu antreprenori, pentru antreprenori despre sistemul RO e-Factura

Un webinar cu antreprenori, pentru antreprenori despre sistemul RO e-Factura

În cadrul webinarului s-a discutat atât despre instrumentele necesare conformării fiscale dar și cum puteți profita de beneficiile tehnologiei. Vă invităm să îl urmăriți pentru o experiență informativă și practică de învățare. .videowrapper { float: none; clear: both; width: 100%; position: relative; padding-bottom: 56.25%; padding-top: 25px; height: 0; } .videowrapper iframe { position: absolute; top: 0; left: 0; width: 100%; height: 100%; }
0
e-Factura, Legislatie : , , , , ,
Cine folosește e-Factura?

Cine folosește e-Factura?

Cine este obligat conform legii să transmită facturile în sistemul RO e-Factura de la 1 ianuarie 2024? O întrebare de interes, al cărei răspuns îl veți găsi în interiorul acestui articol. Pentru a înțelege cine va folosi sistemul e-Factura și care sunt categoriile de persoane impozabile definite conform legii, trebuie să vă prezentăm mai întâi definițiile termenilor și expresiilor folosite ca bază legală, conform OUG. 120/2021. Astfel, potrivit \"Art. 2. -(1) În sensul prezentului capitol, termenii şi expresiile de mai jos au următoarele semnificaţii: b) operator economic - orice entitate care desfășoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii; c) emitent al facturii electronice - operatorul economic care emite factura electronică către destinatar şi o transmite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura; d) destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă şi orice altă entitate care primeşte factura electronică însoţită de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura;\" Prin urmare, potrivit legii 296/2023 operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, începand cu 1 ianuarie 2024 au obligația ca în relația B2B și respectiv B2G, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România, să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Această definiție a persoanelor impozabile stabilite în România, se aplică unor largi categorii de contribuabili și de aici și întrebarea justificată: \"Oare eu va trebui să trimit factura în sistemul e-Factura sau nu?\" Care sunt categoriile de contribuabili pentru care se aplică de la 1 ianuarie 2024 obligativitatea e-Factura? Mai jos puteți consulta lista persoanelor impozabile care vor trebui să trimită facturile emise prin SPV, în e-Factura: - Societăţile cu răspundere limitată (SRL); - Societăţile pe acţiuni (SA); - Societăţile în comandită pe acţiuni (SCA); - Societăţile în comandită simplă (SCS); - Societăţile în nume colectiv (SNC); - Societăţile/companiile naţionale; - Societăţile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistraţi prin înregistrare directă, contribuabilii înregistraţi prin reprezentant fiscal, sediile fixe); - Unităţile fără personalitate juridică din România, care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate (nerezindenții înregistrați în scop de TVA); - Persoanele juridice străine care desfăşoară activități prin intermediul unui sediu permanent în România; - Persoanele fizice autorizate (PFA); - Întreprinderile individuale (II); - Întreprinderile familiale (IF); - Persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL); - Societățile profesionale; - Societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) şi cabinetele individuale de avocatură; - Societăţile profesionale notariale şi birourile individuale notariale; - Societățile profesionale practicieni în insolvență (SPI); - Regiile autonome; - Institutele naţionale de cercetare-dezvoltare; - Organizaţiile cooperatiste meşteşugăreşti; - Organizaţiile cooperatiste de consum; - Organizaţiile cooperatiste de credit; - Asociațiile familiale; - Asociațiile profesionale; - Organizațiile cu scop patrimonial; - Organizațiile fără scop patrimonial adică organizațiile non-profit sau fundațiile care emit facturi către alte entități; - Organismele de plasament colectiv înființate pe bază contractuală, adică nu sunt constituite prin act constitutiv, potrivit legislaţiei pieţei de capital, cum ar fi fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului Civil. - Întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată; - Instituțiile publice indiferent de sursa lor de finanţare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate, care emit facturi către alte persoane juridice, către alte instituții și autorități publice, cu exceptările în cazul în care acestea fac parte din contracte confidențiale sau alte contracte pentru care nu se aplică legislația în vigoare; Toți acești contribuabili din lista de mai sus, fac parte din categoria persoanelor impozabile din România și vor trebui ca de la data de 1 ianuarie 2024 să transmită facturile emise în sistemul național RO e-Factura. În final, dorim să vă aducem la cunoștință faptul că deși este posibil ca deși faceți parte din categoriile menționate anterior, să nu emiteți facturi către o altă entitate care face și ea parte din aceste categorii, veți avea totuși obligația conform OUG 115/2023, ca de la data de 1 iulie 2024 în cazul în care sunteți beneficiarii unei facturi primite, să descărcați și să înregistrați doar facturile primite prin intermediul sistemului ANAF, RO e-Factura. Cine folosește e-Factura?
0
e-Factura : , , , , , , , , ,
Înregistrarea în SPV folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică

Înregistrarea în SPV folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică

Obligativitatea raportării facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura de către toți operatorii economici stabiliți pe teritoriul României începând cu 1 ianuarie 2024 presupune transmiterea facturilor de mărfuri și servicii sub forma unui fișier de tip XML, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) în sistemul RO e-Factura. Acest lucru se va putea face exclusiv electronic, prin înregistrarea/înrolarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică.   Pașii necesari înregistrării/înrolării în SPV, sunt:   Se accesează site-ul anaf.ro, Servicii Online - Înregistrare utilizatori - Spațiul Privat Virtual - Persoane Juridice sau alte entități fără personalitate juridică. https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv   În cadrul meniului Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică, se va deschide o nouă fereastră în care vom selecta Înregistrare utilizatori cu certificat digital. https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj   Se vor completa datele de identificare ale persoanei care poate avea calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau de împuternicit al solicitantului. Se vor bifa cele două casuțe de atenționări și respectiv acordul privind termenele și condițiile de utilizare, după care se vor încărca fișierele care conțin: - documentul de confirmare al certificatului digital (acest document se va obține de la compania de la care ați achiziționat certificatul digital calificat pentru semnătură electronică); - arhiva zip cu documentele justificative care să ateste calitatea de reprezentant legat, reprezentant desemnat sau împuternicit. Se completează câmpul care conține codul de validare cu literele și cifrele afișate, apoi se apasă butonul Continuă.   Se afișează pagina de confirmare a emailului, în care va trebui să confirmați codul primit pe email.   După trimiterea cererii de înregistrare în SPV, aceasta urmează să fie verificată de către ANAF iar răspunsurile privind aprobarea cererii și respectiv activarea contului vor fi trimise pe adresa de email completată în formular.   Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică, poate fi achiziționat foarte rapid, de la partenerul nostru certSIGN, accesând link-ul de aici.
0
e-Factura : , , , , , ,
Pașii necesari pentru a transmite facturile emise în sistemul RO e-Factura

Pașii necesari pentru a transmite facturile emise în sistemul RO e-Factura

Sistemul RO e-Factura reprezintă o platformă electronică pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor împreună cu Agenția Națională de Administrare Fiscală, ce permite primirea și prelucrarea facturilor în format electronic structurat de tip XML.   Începand cu 1 ianuarie 2024, operatorii economici stabiliți în România sunt obligați conform legii 296/2023 să transmită facturile emise către acest sistem. Atât transmiterea cât și primirea facturilor prin acest sistem presupune parcurgerea anumitor pași ce trebuie respectați.   Etapele sunt următoarele pentru a încărca facturile în sistemul RO e-Factura: Obținerea unei semnături digitale Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) Încărcarea facturilor emise în sistemul RO e-Factura Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori   1. Obținerea unei semnături digitale Primul pas pe care trebuie să îl faceți este obținerea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, de la o firmă autorizată pentru prestarea unor astfel de servicii, autorizată de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul digital calificat permite generarea unei semnături electronice calificate, cu valoare legală, ce poate fi folosit atât pentru accesarea Spațiului Virtual Privat al ANAF dar și pentru semnarea diverselor documente în relația cu: CNAS, ITM, SICAP, MFE, ONRC, DGITL, partenerii de afaceri și desigur în cadrul firmei pentru semnarea oricărui document important. Aceste certificate digitale pentru semnături electronice pot fi achiziționate foarte rapid de la partenerul nostru certSIGN de aici.   2. Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) Spațiul Privat Virtual reprezintă un serviciu gratuit, accesibil permanent prin internet pe site-ul anaf.ro. Înregistrarea în SPV, presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea anumitor documente justificative. După înregistrarea/înrolarea în SPV, puteți trimite sau primi acte administrativ fiscale, puteți accesa informații cu privire la contribuțiile sociale sau obligațiile fiscale. Înregistrarea în SPV se poate face accesând: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv   3. Încărcarea facturilor emise în sistemul RO e-Factura Sistemul RO e-Factura este disponibil în cadrul SPV iar pentru încărcarea facturilor emise în acest sistem, ele vor trebui transmise în format electronic de tip XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii. Din acest motiv vă recomandăm folosirea unui program de facturare care are implementă transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura. Nou: Facturis Online a dezvoltat pentru tine o versiune COMPLET GRATUITĂ pentru emiterea, trimiterea și descărcarea facturilor primite, în și din sistemul RO e-Factura: Program de facturare gratuit Fă-ți cont, testează programul complet, timp de 30 zile gratuit și în funcție de nevoile afacerii tale alege varianta care ți se potrivește. Poți opta să folosești în continuare doar varianta gratuită sau poți revoluționa afacerea ta beneficiind de funcționalitățile avansate ale versiunilor plătite.   4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori După trimiterea facturii electronice în fișier structurat de tip XML către sistemul RO e-Factura, acesta va fi verificată în mod automat, dacă îndeplinește toate cerințele din punct de vedere structural, semantic și mai apoi este validată sau invalidată de către sistemul ANAF. Aici putem avea două cazuri: - în cazul în care factura respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi validată și i se va aplica automat semnătura electronică a MF urmând a se transmite factura mai departe destinatarului; - în cazul în care factura nu respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi invalidată iar emitentul primește un mesaj cu erorile identificate. Această factură va trebui corectată și retrimisă în sistem pentru verificare și validare.   Destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea în SPV, utilizând semnătura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor. Foarte important de mentionat este faptul că folosind programul de facturare Facturis Online, toți acești pași, respectiv citirea răspunsurilor privind validarea facturilor, descarcarea facturilor primite de la furnizori prin sistem, se vor face automat de către program, nemaifiind nevoie de logarea dvs. de fiecare dată în SPV, în sistemul RO e-Factura. Pentru a folosi programul Facturis Online în trimiterea e-Factura, este necesară autorizarea acestuia folosind semnătura electronică a reprezentantului legal, a reprezentantului desemnat sau a împuternicitului. În cazul autorizării programului folosind semnătura împuternicitului (acest lucru presupune primirea acordului din partea acestuia, vă rugăm să citiți Autorizarea programului de facturare prin link de către contabil) puteți omite etapele 1 și 2.   În cazul în care destinatarul facturii are obiecții în legătură cu factura primită de la furnizor, acesta va înștiința furnizorul prin scrierea unui mesaj în acest sens, prin intermediul sistemului RO e-Factura. Este obligatoriu ca destinatarii facturilor primite prin intermediul sistemului să se asigure de corectitudinea datelor înscrise pe acestea, deoarece exemplarul original al facturii se consideră a fi fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a MF.   Important! Factura emisă trebuie transmisă în sistemul e-Factura în termen de maxim 5 zile de la data emiterii. Data comunicării facturii către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.   Ca o concluzie, putem sublinia faptul că este necesară parcurgerea câtorva pași pentru a putea trimite facturile emise în sistemul ANAF RO e-Factura dar în același timp vrem să vă subliniem și importanța transformării anumitor provocări în oportunități și cum acestea pot fi depașite făcand alegerile cele mai bune pentru afacerea dvs. în vederea economisirii timpului și evitarea greșelilor umane, prin automatizarea unor procese repetitive.   Recomandare: Articolul Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung
0
e-Factura : , , , , ,
Întrebări despre e-Factura în Facturis Online

Întrebări despre e-Factura în Facturis Online

Cum transmitem factura beneficiarului? Beneficiarul facturii își va putea descărca factura primită de la furnizor din cadrul meniului Raspunsuri al SPV - ANAF. După validarea facturii de către sistem, aceasta este disponibilă beneficiarului pentru descărcare. Menționăm faptul că folosind programul nostru de facturare, Facturis Online, acest lucru se va face automat iar fișierele ce conțin facturile se vor regăsi în cadrul programului. Ele se vor regăsi atât sub formă de fisier ZIP ce va conține XML-ul validat cât și sub formă de PDF pentru o ușoară citire și gestionare a acestuia. Factura poate fi transmisă destinatarului și pe alte canale sau doar prin SPV? Conform art.10, alin.1 din O.G. 120/2021, emitentul facturii electronice are obligația de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Acest lucru nu îl obligă pe emitent ca acesta să fie singurul canal de transmitere, dar este obligatoriu să fie și acesta. Vă amintim că factura originală se consideră a fi fișierul XML transmisă sau primită prin SPV, care poartă semnătura MF. Cum pot respinge o factură transmisă mie în mod abuziv? Destinatarul unei facturi fie ea și transmisă in mod abuziv către acesta, nu poate respinge acea factură. El are opțiunea de a transmite mesaj emitentului prin intermediul mesageriei SPV și de asemenea neînregistrarea ei în contabilitatea proprie. În condițiile unor practici abuzive, formularul de contact din cadrul mesageriei poate fi luat în considerare. Cum anulez o factură transmisă în mod eronat? Nu există termenul de anulare a unei facturi în SPV. În cazul transmiterii unei facturi eronate, aceasta se va storna cu o nouă factură în care cantitățile vor fi cu minus și se va face referire la factura eronată (380 - Factura storno). Apoi, dacă se dorește se transmite o nouă factură corectă (380). În cazul unei erori, stornăm întreaga factură sau doar poziția/pozițiile introduse greșit? Se stornează cu o factură de corecție doar poziția greșită cu minus la cantitate. Se specifică la tipul facturii \"Factură corectată 380\". După care se transmite factura finală reemisă ca urmare a unei corecții a unei facturi inițiale (384). Care este termenul legal pentru transmiterea în e-Factura? Termenul legal este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Cine este răspunzător pentru netransmiterea facturii în termenul legal de 5 zile lucrătoare? Reprezentantul legal al societății este răspunzător, indiferent cine este persoana responsabilă cu transmiterea facturii în sistemul e-Factura. Acestea se subordonează reprezentantului legal în baza relațiilor contractuale. Mai trebuie să arhivăm facturile emise sau primite prin SPV dacă acestea se regăsesc și în sistemul ANAF, la cerere? Raspunsul este da, deoarece nu dispare obligativitatea societăților cu privire la arhivarea facturilor. Ce tip de factură vom arhiva? Factura originală este considerată a fi factura validă, care poartă sigiliul ANAF, adică acel fișier ZIP care se va downloada din sistem și conține factura în format XML. Acel fișier va fi arhivat și păstrat în eventualitatea unui control. Facturis Online păstrează facturile primite și trimise în e-Factura în program? Da, programul Facturis Online păstrează toate facturile, atât cele emise cât și cele primite din e-Factura. Ele sunt disponibile în program oricând, pe termen nelimitat. Ce se întamplă cu facturile mele dacă nu mai vreau să continui cu programul Facturis Online? Deși ne-ar părea rău să nu mai faci parte din comunitatea Facturis, întelegem că poate nevoile tale au crescut și ne bucurăm pentru tine și astfel îți oferim posibilitatea să descarci din program toate arhivele ZIP care conțin toate facturile tale, (emise, primite) salvandu-le în calculatorul tău. Dacă firma nu este plătitoare de TVA mai trebuie să transmit facturile emise în sistemul e-Factura? Legea 296/2023 specifică foarte clar \"operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, au obligația să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura\".
0
e-Factura : , , , , , , , , , ,
1
2