Ce este un Agent AI în programul de facturare ?

Ce este un Agent AI în programul de facturare ?

Un Agent AI în Facturis Online este un „coleg digital” programabil, care îți execută în mod automat instrucțiunile la intervalele pe care le stabilești, folosind în siguranță datele din contul tău din programul de facturare pentru a produce rezultate concrete (rapoarte, e-mailuri, alerte, propuneri de reaprovizionare, etc.) fără să mai fie nevoie să îi ceri de fiecare dată același lucru sau fără ca tu să fii la momentul respectiv logat în aplicația de facturare. Practic, îi dai un nume, îi definești o frecvență de rulare cu ora exactă și îi scrii un prompt clar – adică explicația în limbaj natural a ceea ce vrei să facă – iar din acel moment Agentul AI rulează conform programului, colectează strict datele necesare, le prelucrează cu regulile pe care i le-ai dat, generează materialele cerute și execută acțiunea finală, totul sub controlul permisiunilor din Facturis Online și cu jurnalizare completă pentru trasabilitate: vezi aici mai multe detalii despre cum AI-ul îți folosește datele în programul de facturare. În spatele scenei, Agentul AI folosește aceleași capabilități ale Asistentului AI, dar le „împachetează” într-un flux repetabil: atunci când sosește momentul programat, agentul AI formulează cererea către sursele interne din programul de facturare, solicită doar câmpurile minim necesare pentru a răspunde obiectivului (de pildă agregate pe zi sau topuri limitate), aplică măsurile de confidențialitate configurate în cont (pseudonimizare pentru denumiri de clienți și produse), apoi compune rezultatul într-un format util – de regulă un raport/tabel și un rezumat clar în text – și îl livrează pe canalul ales, cel mai des prin e-mail, dar și în aplicația de facturare în chat, după preferință. Din perspectiva utilizatorului în această integrare a AI-ului în programul de facturare, diferența dintre Asistentul AI „la cerere” și Agentul AI „programat” este ritmul: asistentul răspunde pe loc la întrebări punctuale doar în fereastra de Chat AI, în timp ce agentul transformă acele întrebări recurente într-un mecanism automat, care lucrează singur la orele stabilite, îți aduce la zi indicatorii importanți și declanșează acțiunile repetitive, astfel încât tu să primești la timp ceea ce contează și să poți lua decizii fără întârziere. În plus, pentru că Agentul AI este definit printr-un prompt clar și o frecvență explicită, îl poți ajusta oricând – schimbând perioada analizată, adăugând recomandări în raport, modificând destinatarii e-mailului sau comutând între modul economic (cu agregate și topuri scurte) și modul detaliat, în funcție de nevoile și bugetul tău. Pe scurt, un Agent AI este modul în care standardizezi și automatizezi „cererile tale preferate” către Asistentul AI: îi spui o dată ce vrei, când vrei și unde să livreze, iar programul tău de facturare se ocupă ca, de fiecare dată, procesul să ruleze sigur, transparent și eficient, cu control deplin asupra datelor și cu rezultate consecvente, gata de folosit. Modele de promturi pentru Agentul AI “Sa imi trimiti pe email-ul office@karmafashion.ro o situatie detaliata despre vanzarile de ieri si comparatie cu ziua anterioara!” “Trimite-mi pe email vanzarile de astazi pe fiecare punct de lucru, defalcate pe ore si sa-mi indici ce produse au performat cel mai bine si pe ce puncte de lucru. La sfarsit poti sa-mi faci cateva recomandari te rog.” Cum se configurează un Agent AI în programul tău de facturare ? Din meniul de Configurări din dreapta sus: Integrări – Automatizări.
0
Integrare AI : , , , , , ,
Exemple de rapoarte generate cu AI în programul de facturare Facturis Online

Exemple de rapoarte generate cu AI în programul de facturare Facturis Online

Întrebare către AI: putem să prognozăm vânzările de luna viitoare ? De exemplu putem întreba AI-ul dacă ne poate face o previziune pentru vânzările de luna viitoare folosind datele despre vânzările actuale din programul de facturare. Suntem în data de 21.11.2025 și AI-ul ne răspunde ceva de genul: \"Prognoză vânzări luna viitoare (Decembrie 2025)\" Metodologie (rapid) Bază de calcul: doar facturi (totaluri cu TVA), ultimele 6 luni complete: 2025-05 … 2025-10. Estimare “bandă”: media ultimelor 6 luni ± abaterea standard (1σ), pentru scenarii negativ/pozitiv. Rezultate estimate Scenariu negativ: aproximativ 63,741.22 Scenariu de bază: aproximativ 76,329.62 Scenariu pozitiv: aproximativ 88,918.02 Referință: Dec 2024 = 70,533.66 (YoY: negativ −9.6%, bază +8.2%, pozitiv +26.1%) Observații rapide Noiembrie curent pare parțial; modelul a ignorat luna în curs și a folosit ultimele 6 luni complete. Dacă dorești, pot recalcula incluzând și bonurile fiscale sau aplicând o metodă diferită (de ex. sezonalitate pe aceeași lună din anii trecuți). Concluzie: așteptări pentru decembrie între aproximativ 63.7k și 88.9k, cu un nivel de bază în jur de 76.3k (cu TVA). “ Bineînțeles că în răspunsul lui final, AI-ul ne mai adaugă și câteva grafice sugestive: Altă întrebare către AI: Poți să îmi faci o prognoza și pentru anul viitor? De asemenea putem să continuăm discuția și îl putem ruga să ne facă o prognoza la fel și pentru anul viitor (suntem în data de 21.11.2025):   Totul este transparent în această integrare cu AI-ul Poți vedea oricând ce informații folosește Asistentul AI: din ce documente vin, ce perioadă acoperă și cum au fost trimise. Totul este clar, ușor de urmărit. Datele se trimit anonimizat: #client1234567 sau #produs2345678. Aici ai mai multe detalii despre cum funcționează integrarea cu AI și cum sunt protejate datele tale în programul de facturare.
0
Integrare AI : , , , , ,
Asistentul AI din Facturis Online: costuri și modelul de plată

Asistentul AI din Facturis Online: costuri și modelul de plată

Asistentul AI al programului de facturare Facturis Online este construit pe două principii fundamentale: accesibilitate și corectitudine. Nu credem în bariere de preț, abonamente lunare fixe sau taxe ascunse când vine vorba de funcțiile de bază ale programului de facturare astfel că modelul de cost ales pentru Asistentul AI, este la fel de inteligent și flexibil ca AI-ul însuși. Iată exact ce înseamnă modelul de plată transparent: Costuri: Ce plătiți? Vrem ca absolut toată lumea să aibă acces la această tehnologie, și de aceea Modulul AI este vizibil gratuit pentru toți utilizatorii Facturis Online, dar separăm în mod clar costul platformei, de costul Asistentului AI, care are un cost variabil, în funcție de consumul fiecarui utilizator al programului. Ce înseamnă COST VARIABIL pentru Asistentul AI? Plătiți doar atunci când AI-ul lucrează pentru dvs. astfel ca este taxat fiecare mesaj (întrebare sau răspuns) procesat de Asistentul AI care implică o interogare către infrastructura complexă de Inteligență Artificială (cum ar fi serverele OpenAI, Qwen3 etc.). Costul unei interogări: Acest cost, pentru fiecare interogare, ne este facturat nouă, iar noi îl transferăm către dvs., la care adăugăm un mic cost de procesare și mentenanță. Costul de procesare și mentenanță nu reprezintă un profit, ci este un cost esențial pentru a menține serviciul la standarde de top și acoperă: mentenanța și garanția funcționării non-stop, securitatea avansată a infrastructurii, monitorizarea și jurnalizarea pentru audit si anonimizarea și optimizarea datelor (pentru a vă proteja confidențialitatea și a reduce costul final al interogării catre AI). Cum plătiți aceste servicii suplimentare ? Pentru a vă oferi control total asupra costurilor, întregul sistem funcționează pe bază de prepay. Astfel că, mai intai trebuie să incărcați credit pentru aceste servicii suplimentare AI și acest lucru se realizează direct din contul dvs. Facturis Online, adăugând fonduri (de ex: 50, 100, 200 RON) din meniul de Configurari – Setari Plata – Facturi/Porofrme ca în imaginea de mai jos: Consumul serviciilor suplimentare AI: pe măsură ce folosiți Asistentul AI, creditul dvs. pentru aceste servicii suplimentare se diminuează automat cu suma exactă a fiecărei interogări. Previziuni foarte optimiste ale costurilor Asistentului AI în viitor Aici este partea cea mai interesantă: spre deosebire de alte servicii, costul utilizării AI-ului este proiectat să scadă în timp, iar valoarea pe care o vei primi va crește, datorită faptului că piața AI este în plină expansiune. Modelele devin constant mai rapide, mai inteligente și mai eficiente și astfel că din cauza concurenței costurile vor trebui sa scadă. Echipa noastră lucrează constant pentru a optimiza Asistentul AI. Învățăm să comprimăm mai bine datele (AI-ul cere si primeste doar coloanele necesare si astfel tokeni consumati sunt redusi considerabil) și să trimitem instrucțiuni clare AI-ului, folosind tot mai puține resurse (tokeni) pentru același răspuns de calitate.
0
Integrare AI : , , ,
Cum poate crește gradul de risc fiscal al afacerii tale?

Cum poate crește gradul de risc fiscal al afacerii tale?

Indicii pentru antreprenori pentru minimizarea acestuia Una dintre cele mai mari provocări cu care te confrunți ca antreprenor sau deținător de afacere la momentul actual este menținerea ritmului accelerat al schimbării. Particularizat, situația este acutizată în ceea ce privește modificările de natură legislativă și maniera de navigare eficientă prin toate aceste schimbări. Practic, toții factorii decizionali ai companiei trebuie să fie permanent preocupați de creșterea gradului de conformitate fiscală. Aceasta este una dintre mizele cele mai importante ale unei afaceri atunci când discutăm despre sfera fiscală a acesteia. De acest aspect depinde într-o manieră semnificativă viitorul afacerii. În afara racordării la noutățile de natură legislativă și fiscală nu vei putea să rămâi relevant într-un mediu economic marcat de dinamism legislativ. Atunci când discutăm despre racordarea la conformitate fiscală, una dintre urmările neconformării este legată de creșterea gradului de risc fiscal al afacerii tale. Cu alte cuvinte, compania condusă de tine intră sub ,,vizorul organelor fiscale”, devenind obiect de analiză pentru ANAF. Cei mai mulți antreprenori sunt extrem de reticenți atunci când vine vorba despre aceste analize sau posibile controale fiscale. De aceea, interesul pentru aspectele legate de evitarea creșterii gradului de risc fiscal este un subiect des întâlnit în rândul factorilor decizionali ai companiilor. În cadrul acestui articol vei afla ce reprezintă un grad de risc fiscal asociat companiei tale, care sunt ,,sursele de conturare” a acestuia și cum poți face pentru a aduce la minim acest parametru important al activității derulate. Pe scurt! Ce reprezintă gradul de risc fiscal care poate fi asociat activității companiei tale? Care sunt parametrii care influențează gradul de risc fiscal? Factori de influență pentru gradul de risc fiscal ridicat. Repere Ce reprezintă gradul de risc fiscal care poate fi asociat activității companiei tale? Atunci când discutăm despre risc în context organizațional, foarte multă reticență planează în jurul acestui concept. Dacă asociem conceptului și noțiunea de fiscalitate, lucrurile sunt și mai profunde. În termeni simpli, gradul de risc fiscal asociat activității derulate de către compania ta plasează afacerea într-o zonă în care vizibilitatea este foarte crescută în ceea ce privește posibilitatea de verificare a companiei tale de către organele de control. Deci, gradul de risc fiscal plasează afacerea ta pe un ,,panou al contribuabililor de verificat”. Cu alte cuvinte, compania ta figurează în evidențele ANAF pentru o posibilă verificare a activității derulate. Care sunt parametrii care influențează gradul de risc fiscal? Dacă discutăm punctual despre factorii principali ce influențează riscul fiscal, atunci trebuie să știi faptul că aspectele sunt destul de complexe. Ce este bine să cunoști de la bun capăt este faptul că nu tot ceea ce faci greșit în activitatea derulată este pasibil de încadrarea la grad ridicat de risc fiscal. Există o serie de aspecte care pot fi remediate și a căror consecințe nu se comensurează în termeni de risc fiscal. Discuția legată de riscul fiscal este destul de complexă. Vom încerca să o transpunem pe înțelesul clar al antreprenorului. Factori de influență pentru gradul de risc fiscal ridicat. Repere Cum poate fi influențat nivelul de risc fiscal asociat activității derulate de către compania ta? Există anumite aspecte care influențează semnificativ nivelul de risc al activității companiei tale. Acestea sunt conturate de nerespectarea anumitor prevederi legale. Iată mai jos care sunt acești indici de risc fiscal. Nu există o listă predefinită, o procedură întocmită cu privire la aceste aspecte. Fiecare contribuabil este responsabil de maparea propriului tablou de bord atunci când vine vorba despre potențialul risc fiscal la care poate fi încadrat. O influență semnificativă în ceea ce privește indicatorii de risc fiscal este deținută de către utilizarea noilor paradigme ale digitalizării fiscale. 1. Neîndeplinirea obligațiilor legate de Notificarea de conformare RO e-TVA. Cu alte cuvinte, dacă nu respecți termenele limită cu privire la transmiterea răspunsului privind diferențele transmise prin intermediul Notificării de conformare, indicatorul de risc fiscal asociat activității companiei tale va crește. De asemenea, dacă nu furnizezi informații care să explice diferențele identificate între decontul de TVA depus de către compania ta și cel transmis de către ANAF sau conturezi un răspuns parțial la Notificarea de conformare, reprezintă indicator de risc fiscal. Bine de știut! Inspecția fiscală sau controlul fiscal al unei persoane impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată este realizat/ă funcție de nivelul acestui indicator de risc fiscal determinat pe baza analizei de risc. 2. Netransmiterea în termenul legal prevăzut de către OUG 120/2021 a facturii emise pentru bunurile livrate, serviciile prestate a căror încasare s-a realizat la momentul livrării de bunuri, ori prestării serviciului. Aceasta este o reglementare de dată recentă introdusă la finele lunii septembrie a acestui an prin intermediul Ordinului 2229/2025 pentru aprobarea Procedurii privind notificarea organelor fiscale competente în cazul în care facturile pentru livrările de bunuri/prestările de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării nu au fost transmise prin sistemul RO e-Factura în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021. Practic, procedura asociată acestui ordin aduce mențiuni asupra înscrierii emitentului facturii electronice care nu și-a respectat obligația emiterii acesteia la termenul legal, în cadrul unui registru electronic special. Contribuabilii înscriși în cadrul acestui registru, fac obiectul unei analize de risc în vederea aplicării măsurilor legale, în raport cu riscul fiscal evaluat. 3. Transmiterea cu întârziere a declarațiilor fiscale Acest aspect este stabilit prin intermediul Ordinului nr. 1.826/2.372/2025 pentru modificarea și completarea anexei la Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală și al președintelui Autorității Vamale Române nr. 417/1.204/2025 privind aprobarea criteriilor pentru evaluarea riscului fiscal în vederea determinării operatorilor economici care prezintă risc fiscal ridicat, prevăzuți la art. 375 alin. (1^1) și la art. 435 alin. (3^1) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. Astfel, unul dintre criteriile pentru evaluarea unui risc fiscal al contribuabililor este redat de depunerea în ultimele 12 luni a declarațiilor fiscale cu o întârziere mai mare de 5 zile de la termenul legal. În această situație discutăm despre asimilarea unui risc fiscal inadecvat. În acest fel, dacă ai întârziat cu transmiterea acestor declarații fiscale, o întârziere care depășeste 5 zile de la termenul legal, este maximizat gradul de risc fiscal inadecvat. De asemenea, tot Ordinul 1826 stabilește 5 direcții generale cu privire la stabilirea unui risc fiscal inadecvat pentru operatorii economici. 4. Înregistrarea de obligații fiscale restante în ultimii 5 ani la bugetul general consolidat. Astfel, obligațiile restante sunt corelate la obligațiile fiscale la care a fost îndeplinit termenul de plată; diferențe de obligații fiscale principale și accesorii stabilite prin decizii de impunere, chiar dacă pentru acestea nu s-a îndeplinit termenul legal de plată. Aceste aspecte sunt stabilite prin intermediul art. 157 din cadrul Codului de procedură fiscală. 5. Nerespectarea anumitor aspecte esențiale la momentul beneficierii de eșalonarea la plată a anumitor obligații fiscale. De exemplu, dacă în ultimii 5 ani, ai beneficiat de eșalonări sau restructurare la plată, ești supus unui risc fiscal inadecvat dacă: Nu ai respectat termenele stabilite prin intermediul graficului de eșalonare, chiar dacă acestea au fost stinse în termenul suplimentar prevăzute de lege; Nu ai achitat obligațiile fiscale declarate după data acordării eșalonării în termenul prevăzut de lege, chiar dacă acestea au fost stinse în termenul suplimentar prevăzute de lege; Înregistrezi obligații bugetare care reprezintă condiție de menținere a valabilității eșalonării sau restructurării la plată; Ai pierdut valabilitatea eșalonării, iar ulterior ai solicitat menținerea valabilității acesteia. 6. Solicitarea restituirii sau compensării unor sume de bani de la bugetul general consolidat. Dacă de exemplu ai solicitat restituirea sau compensarea unor sume de bani de la bugetul general consolidat, iar în urma acțiunilor de control ale organelor fiscale se constată că cel puțin pentru 25% din suma solicitată nu deții drept de restituire, atunci ești pasibil de încadrarea la un risc fiscal inadecvat. 7. Încadrarea activității companiei tale la risc fiscal inadecvat are loc și dacă nu deții fonduri financiare la nivelul achizițiilor lunare de produse accizabile. Prin intermediul raportului de activitate al ANAF, publicat în luna august a anului curent au fost reconfigurați o serie de indicatori de risc fiscal. Practic, este actualizat Registrul riscurilor fiscale, un instrument specific care cuprinde riscurile funcție de mai mulți parametrii în jurul cărora gravitează afacerea. Este vorba despre: dezvoltarea indicatorilor de risc funcție de tipul de impozite și taxe, pe segmente de contribuabili și pe sectoare de activitate. Aceste 5 paliere sunt prezentate în cele ce urmează: Astfel, Registrul Riscurilor Fiscale conturează 5 noi paliere legate de un grad de risc fiscal inadecvat asociat oricărei persoane juridice care nu respectă aspectele indicate în cadrul Registruui Riscurilor Fiscale. Atunci când vine vorba despre aspectele legate de riscul fiscal, lucrurile sunt destul de complexe. Prin intermediul acestui material, ne-am propus să conturăm câteva aspecte de care trebuie să ții cont atunci când vine vorba despre această problematică. Un bun contribuabil persoană juridică, va identifica cele mai bune metode și instrumente pentru a reduce la minim sau chiar pentru a elimina o serie de practici nesănătoase care pot conduce la creșterea gradului de risc fiscal asociat.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024. Ordin nr. 1.826/2.372/2025 pentru modificarea și completarea anexei la Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală și al președintelui Autorității Vamale Române nr. 417/1.204/2025 privind aprobarea criteriilor pentru evaluarea riscului fiscal în vederea determinării operatorilor economici care prezintă risc fiscal ridicat, prevăzuți la art. 375 alin. (1^1) și la art. 435 alin. (3^1) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Publicat în Monitorul Oficial nr. 708 din 30 iulie 2025. Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, Raport de activitate 2025 semestrul I, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/18.08.2025%20-%20Raport%20de%20activitateANAF_2025S1_V7.pdf Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare. Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015. Ordonanță nr. 22 din 28 august 2025 pentru modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 806 din 29 august 2025.
0
Legislatie : , , , ,
Factura proformă: ce este și cum se emite și repere privind modele practice ale acesteia

Factura proformă: ce este și cum se emite și repere privind modele practice ale acesteia

Lumea afacerilor sau tărâmul de business se plasează sub o notă a complexității din punct de vedere a documentelor care sunt corelate în mod direct la activitatea derulată a unei companii. De la simple dosare la bibliorafturi întregi, nicio afacere ,,nu scapă” de acest proces al întocmirii unei documentații, indiferent de spectrul vizat. Un simplu exemplu poate să provină din departamentul financiar-contabil al unei companii. Lună de lună, persoanele responsabile de gestiunea financiar-contabilă a activității companiei vor prelucra o serie de documente (facturi de intrare, facturi emise, documente de încasări și plăți etc.) pentru a contura statusul financiar-contabil al companiei și pentru a transmite o serie de situații informative sau care generează anumite obligații fiscale către bugetul de stat. Un proces care la final se soldează cu o serie de documente, rapoarte, declarații, sinteze îndosariate. Chiar și în contextul arhivării moderne sau digitale, lucrurile nu se schimbă substanțial, capătă doar o altă nuanță. Am înțeles astfel, faptul că, atunci când gestionezi o afacere nu ești scutit de o serie de documente care trebuie întocmite. Indiferent de mărimea companiei, forma juridică, obiect de activitatea ori alți parametrii de funcționalitate, tot ceea ce se întâmplă în cadrul companiei este document și consemnat în aceste documente. Așa cum probabil știi deja, unele dintre aceste documente ocupă locul principal în regizarea poveștii antreprenoriale, de vreme ce altele sunt așezate mai mereu în background-ul business-ului. Unul dintre documentele care stă oarecum așezat în spatele cortinei proceselor tranzacționale este factura proformă. De ce spunem faptul că are un loc secund? Deoarce factura proformă nu ocupă un rol cheie în derularea proceselor tranzacționale. Adică, aceasta nu este obligatoriu de întocmit și nu ,,oficializează” o relație comercială dintre doi parteneri, rol care este atribuit de exemplu facturii fiscale. Și deoarece în universul antreprenorial se pătrunde pas cu pas, și asimilarea diverselor concepte trebuie să se realizeze treptat, și fără prea multă presiune exercitată asupra antreprenorilor, astăzi vom pune pe piedestalul informațional, factura proformă. Poate nu cunoști foarte multe detalii despre acest document, având în vedere faptul că nu este un document cu caracter obligatoriu. Totuși, acesta deține câteva caracteristici importante care merită să fie cunoscute de către orice antreprenor sau persoană reponsabilă de gestiunea financiară a companiei. Pe scurt! Ce este factura proformă și de ce am nevoie de ea? Care sunt elementele principale ale unei facturi proforme? Speță din spectrul practicii tranzacționale Care este maniera de emitere a unei facturi proforme? Modele practice privind factura proformă Ce este factura proformă și de ce am nevoie de ea? Dacă vei dori să afli informații cu privire la factura proformă, din surse avizate, acte normative, materiale bine fundamentate, vei fii surprins de faptul că literatura de specialitate nu este foarte generoasă în acest sens. Este un subiect mai puțin plasat în centrul atenției specialiștilor. Unul dintre motive ar putea fi chiar cel legat de faptul că acesta nu are caracter obligatoriu. De asemenea, puține companii cunosc normele legale de utilizare a acestui document. ,,Supraaglomerarea” companiilor în ceea ce privește conformarea la legalitate legislativă și legală cu privire la întocmirea de documente precum și la tot fluxul informațional este o provocare majoră pentru fiecare departament financiar-contabil al companiei. Factura proformă este documentul în oglindă a facturii fiscale, care nu deține incidențe asupra colectării sau deducerii de TVA și nici nu trebuie întregistrat în cadrul evidențelor contabile. Practic, factura proformă este emisă de către vânzător cumpărătorului, care prezintă, cu caracter informativ detaliile tranzacției. Acestea nu sunt vehemente și pot să sufere o serie de modificări. Și totuși poate te întrebi de ce ai mai avea nevoie de o sarcină în plus pentru a întocmi factura proformă? Practic, factura proformă oferă o imagine clară a detaliilor tranzacției în materie de cost al serviciilor/preț al bunurilor, aspecte adiționale legate de bunurile care urmează a fi comercializate. Totul sub o imagine estimativă care, la înțelegerea părților poate să sufere o serie de modificări. Așadar, factura proformă este un document care nu deține caracter obligatoriu privind întocmirea acestuia, motiv pentru care nu se bucură de o popularitate crescută în cadrul mediului de afaceri. Mai ales de la momentul apariției sistemului RO e-factura, când regulile facturării au fost redefinite și antreprenorii nu știu ce loc să atribuie acestui document. Pe scurt, factura proformă nu este definită prin intermediul Codului Fiscal, fiind un document atestat doar de practica tranzacțională. De asemenea, emiterea facturii fiscale nu depinde de existența unei facturi proforme. Care sunt elementele principale ale unei facturi proforme? Acum că am stabilit faptul că factura proformă nu este un reper obligatoriu din cadrul circuitului informațional financiar-contabil și nici nu produce condiționări legate de derularea tranzacțiilor comerciale, vom puncta aspecte legate de componența acesteia. În ceea ce privește conținutul acestui document, factura proformă nu diferă substanțial de factura fiscală sau factura finală. Motivul pentru care un comerciant alege să întocmească o factură proformă este legat de principiul prudenței. Sau din rațiuni legate de siguranță: cu totul altfel ne raportăm la ceea ce este scris comparativ cu o simplă discuție care nu are la bază un document. Din acest motiv, comercianții aleg să întocmească o factură proformă, pentru a avea un punct de reper clar cu privire la derlarea potențială a tranzacției. Nu uita! Nu există obligativitatea transmiterii în cadrul sistemului RO e-factura a facturii proforme de vreme ce acestui document nu îi este atribuit caracterul obligativității. Totuși, există o serie de discuții legate de acest document și rolul pentru sistemele digital-fiscale. De exemplu: cum procedăm atunci când primim o factură proformă iar factura clasică este încărcată în cadrul sistemului la zile sau săptămâni distanță? Speță din spectrul practicii tranzacționale Discrepanțe între factura clasică și factura electronică. Chiar și la momentul actual, după o perioadă destul de lungă de la apariția sistemului RO e-factura, pentru antreprenori sau utilizatori ai platformei, mai ales pentru cei aflați la început de drum există o serie de nelămuriri cu privire la cele două documente. De exemplu, unele companii încă mai primesc facturi fizice pentru achiziția de mărfuri, prestarea de servicii, cu mult înainte ca acestea să fie încărcare în cadrul sistemului RO e-factura. Cum ar trebui să te raportezi la aceste facturi? Cunoaștem deja faptul că nu putem să mai înregistrăm în contabilitate tranzacții care au la bază facturi care nu fac subiectul sistemului RO e-factura. Ținând cont de aceste aspecte, factura în format fizic primită de la partenerul de la care achiziționăm bunuri sau servicii putem să o considerăm drept factura proformă, deoarece nu o putem înregistra în contabilitate, având în vedere faptul că ea nu este transmisă în cadrul sistemului. Evident, și în acest caz există o serie de aspecte adiacente legate de faptul că derularea unei tranzacții la nivelul companiilor trebuie să fie justificată pe baza documentelor. Cu alte cuvinte, nu putem să înregistrăm în contabilitate o operațiune care nu are la aibă la bază un document justificativ. De aceea, specialiștii recomandă ca factura primită în format fizic să fie considerată proformă până la momentul primirii facturii oficiale prin intermediul sistemului RO e-factura. Mai multe despre acest subiect poți găsi prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/factura-proforma-document-lipsit-de-forma-in-contextul-e-facturii/. Revenind la elementele principale ale unei facturi proforme, ce trebuie să știm este faptul că acestea nu diferă substanțial de cele ale unei facturi clasice. Codul fiscal sau Legea nr. 227/2015 nu face trimitere în cadrul cuprinsului la factura proformă. Prin urmare, contribuabilii nu se pot raporta în manieră obiectivă la întocmirea acestui document. Întrucât nu este reglementat, rămâne la alegerea acestuia maniera de întocmire a documentului și a componenței acestuia. Cert este faptul că, factura proformă îmbracă aceeași structură ca factura clasică. Art. 319, alin. (20) din cadrul Legii nr. 227/2015 fixează elementele principale ale unei facturi. Acestea sunt legate de: Un număr de ordine a facturii sau număr de identificare; Datele de identificare ale partenerilor; Data emiterii; Aspecte legate de bunurile livrate, serviciile prestate ori lucrările executate; Mențiuni speciale legate de taxare inversă, dacă este cazul, TVA la încasare etc.; Alte aspecte importante pentru conturarea cadrului complex al tranzacției. Un element distinctiv al facturii proforme este redat de apariția denumirii Factura proformă în cadrul formularului fizic sau electronic al acesteia. Cu alte cuvinte, factura proformă poate să conțină aceleași tipuri de elemente ca factura finală cu mențiunea legată de faptul că aceasta este una proformă. Astfel, un partener riguros va consemna în cadrul facturii proforme o serie de detalii sau informații care pot fi cuprinse și de către factura finală încărcată în cadrul sistemului RO e-factura. Care este maniera de emitere a unei facturi proforme? O factura proformă poate fi emisă asemenea celei finale, și anume, cu ajutorul programului de facturare. Nu trebuie să apelezi la alte metode de emitere a acestui document sau să achiziționezi alte soluții informatice. Astfel, în loc de acționarea butonului de factură finală vei emite o proformă care o poți trimite clientului fie în format electronic, fie fizic. Având în vedere faptul că factura proformă nu se înregistrează în evidența financiar-contabilă a companiei, lucrurile stau puțin diferit spre deosebire de factura finală care este asociată obligativității de încărcare în cadrul sistemului național RO e-factura, în anumite condiții precise și la anumite termene. Modele practice privind factura proformă În ceea ce privește modelul facturii proforme, așa cum am menționat și mai sus, acesta este identic cu cel al facturii finale, cu deosebirea faptului că în cadrul documentului emis trebuie să apară sintagma ,,factura proformă”. Deci, atunci când emiți o factură finală, în orice program de facturare acționezi butonul emitere factură finală, dacă însă dorești să emiți o proformă vei selecta generarea facturii proforme. În afară de modificarea denumirii documentului, nu ar trebui să fie alte elemente de diferențiere substanțială din punct de vedere a conținutului ori a structurii acesteia. Atenție însă la gestionarea documentului. Aceasta trebuie să se realizeze separat de cea a facturilor finale în așa fel încât să nu fie disturbat procesul normal de evidență a facturilor emise. Ce este important să cunoaștem în acest punct, este faptul că factura proformă trebuie să conțină acele elemente dorite de utilizator în vederea informării complete și eficiente a clientului. Mai apoi acestea vor fi transpuse și asupra facturii finale. Un model concret creionat de factură proformă va cuprinde punctual: datele partenerilor sub aspectul codului de identificare fiscală, adresa completă etc., denumirea documentului Factura proforma, tabelul cuprinzând datele definitorii ale bunurilor care fac obiectul documentului (denumirea acestuia, unitatea de măsură, prețul unitar, valoarea totală, valoarea TVA-ului etc.). Un model concret de factură proformă realizat chiar de echipa noastră poate fi accesat la adresa: https://facturis.ro/blog/dictionar/factura-proforma/. Atunci când discutăm despre documentele financiar-contabile, spectrul acestora este extrem de amplu. Obligativitatea întocmirii acestora reprezintă reală responsabilitate pentru persoanele care se ocupă de gestiunea financiar-contabilă a companiei. Factura proformă nu constituie element de obligativitate din cadrul biblioraftului de documente financiar-contabile. Acesta ajută comercianții să aibă o imagine clară înaintea oficializării efective a relației de comercializare. Practica financiar-contabilă nu este influențată substanțial de întocmirea acestui document, prin prisma faptului că nu este un document ce deține caracter obligatoriu. Totuși, potențialii clienți pot să solicite un astfel de document pentru a-și contura o imagine a bunurilor ori a serviciilor care urmează a fi livrate/prestate.   Referințe principale de informare Boiciuc, Alexandru, e-Factura: Cum pot firmele să înregistreze tranzacțiile, în baza facturii clasice, până la momentul emiterii facturii electronice? Soluția prudentă: proforma, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.avocatnet.ro/articol_68186/e-Factura-Cum-pot-firmele-s%C4%83-inregistreze-tranzac%C8%9Biile-in-baza-facturii-clasice-pan%C4%83-la-momentul-emiterii-facturii-electronice-Solu%C8%9Bia-prudent%C4%83-proforma.html. Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în  Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014. Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**) Publicat în  Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
0
Legislatie : , , ,
Ce ar trebui să cunoști despre E-factura B2G

Ce ar trebui să cunoști despre E-factura B2G

RO e-factura pe înțelesul antreprenorilor Orice antreprenor sau persoană responsabilă de organizarea și derularea procesului de facturare din cadrul unei companii nu este străină de lumea informațională care înconjoară conceptul RO e-facturii. De fapt, multitudinea de informații care apar cu o rapiditate remarcabilă te face să nu poți să rămâi foarte departe de actualitate. Asaltul de noutăți creează cadrul propice pentru a rămâne permanent racordat la modernitate. Acest aspect conturează principalele premise pentru ca relevanța afacerii tale să fie menținută chiar și în medii informaționale extrem de dinamice. Pe parcursul tuturor materialelor noastre publicate în cadrul blogului destinat RO e-facturii am încercat să transpunem pe limbajul oricărui antreprenor sistemul RO e-factura sub toate nuanțele sale. Unele dintre acestea au fost mai ușor de explicat și implicit de înțeles de către antreprenori, de vreme ce altele au fost mult mai dificil de transpus într-un limbaj extrem de accesibil. Cu toate acestea, fiecare deținător de afacere trebuie să fie pe deplin conștient de ,,versatilitatea” legislației economice și de modul în care aceasta se transpune asupra afacerilor autohtone și a proceselor de digitalizare. Și deoarece ești extrem de familiarizat cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului pe direcția B2B și B2C, astăzi ne vom concentra asupra altui tip de model de afaceri care face de asemenea subiectul utilizării sistemului RO e-factura, și anume, modelul de tip B2G. Poate te gândești la faptul că facturarea B2G nu are implicații atât de evidente asupra derulării activității tale precum are facturarea pe direcția relațiilor de tip B2B și B2C. Cu toate acestea, nu trebuie să fii total străin de tot ceea ce presupune facturarea în relația de tip B2G. În acest sens, iată mai jos câteva repere de pe traseul facturării electronic în relația B2G. Pentru claritate, vom răspunde punctual la o serie de întrebări din acest spectru. La ce se referă relația de tip B2G și cum impactează aceasta utilizarea sistemului RO e-factura? Încă de la începuturile erei RO e-facturii, aspectele legate de persoanele obligate la utilizarea sistemului au fost bine definite. Pe tipuri de categorii, etape de raliere, termene de conformare. Cei mai mulți utilizatori ai sistemului s-au concentrat pe obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura pentru relația de tip B2B și B2C. Totuși, la ce se referă relația de tip B2G și cum impactează aceasta utilizarea sistemului RO e-factura? În termenii cei mai simpli, relația de tip B2G presupune colaborarea dintre o persoană juridică și o autoritate publică. Și în acest context, utilizarea sistemului RO e-factura reprezintă un drum cu dublu sens. Pe de-o parte este vorba despre obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura pentru transmiterea facturii emise către o instituție publică, de către o persoană juridică, iar pe de altă parte discutăm despre obligativitatea utilizării sistemului de către instituțiile publice. Ce obligații dețin ca utilizator al sistemului RO e-factura în contextul relației B2G? Prea puțin am punctat pe parcursul materialelor noastre precedente aspectul obligațiilor deținute de către utilizatorul sistemului RO e-factura pentru facturile emise către o autoritate publică. În primul rând, trebuie să cunoști faptul că implicațiile utilizării sistemului RO e-factura se manifestă și pe această latură, pentru facturile emise în cadrul modelului B2G. Practic, în calitate de persoană juridică trebuie să emiți facturi și către autorități publice pe care să le încarci în cadrul sistemului. Deci, va trebui să ții cont și de acest aspect atunci când utilizezi sistemul RO e-factura. Conform art. 2, lit. m) din cadrul OUG 120/2021, modelul B2G este văzut ca fiind relația dintre un agent economic și autoritățile contractante. Agentul economic intră în relație cu o astfel de entitate în calitate de contractant sau subcontractant/subantreprenor, ,,privind atribuirea anumitor contracte de achiziții publice în domeniile apărării și securității”. Cu alte cuvinte, emitentul unei facturi electronice în relația B2G ești tu în calitate de agent economic, care emiți factura în baza unui angajament legal și o transmiți în cadrul sistemului RO e-factura. Destinatarul acesteia este reprezentat de entitatea sau autoritatea contractantă sau unitatea de achiziții care primește factura electronică alături de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Atunci când discutăm despre facturarea electronică în contextul achizițiilor publice, aceasta se aplică atunci când există o relație de tip B2G, și când persoana emitentă a facturii este un operator economic stabilit pe teritoriul României, sau, dimpotrivă nestabiliți pe teritoriul României dar care optează pentru utilizarea sistemului național RO e-factura. Deci, practic, în calitate de operator economic, deții obligația de emitere a facturii către o entitatea publică, conform celor menționate mai sus, precum și de transmitere a acesteia în cadrul sistemului RO e-factura. Care sunt tipurile de entități publice care dețin obligația utilizării sistemului național RO e-factura? Acum că am stabilit faptul că și acest model, de tip B2G intră sub cupola obligațiilor de utilizare a sistemului RO e-factura, întrebarea firească ce poate apărea în mintea ta este legată de instituțiile publice care trebuie să utilizeze concret sistemul. Cu alte cuvinte, care sunt acele instituții care se obligă la utilizarea platformei? Un reper cu privire la instituțiile publice care trebuie să utilizeze RO e-factura este redat de lista actualizată a acestora, publicată la data de 01.09.2025 prin intermediul site-ului Ministerului Finanțelor. Aceasta poate fi accesată prin intermediul link-ului: https://extranet.anaf.mfinante.gov.ro/anaf/extranet/EXECUTIEBUGETARA/alte_rapoarte/alte_rapoarte2/!ut/p/a1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOLdLTwMDC2DDbwsAk1MDBydTL0tnL38DA0MzIEKIpEVGJj5Wxg4Bhg4eZj5eRsZuBsRp98AB3A0IKQ_XD8KvxIzdAVYnAhWgMcNBbmhEQaZnooA9RNosw!!/dl5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/ Discutăm astfel despre nici mai mult, nici mai puțin de 13 965 de instituții publice obligate la utilizarea sistemului RO e-factura. Care sunt obligațiile instituțiilor publice atunci când discutăm despre utilizarea sistemului RO e-factura?   Art. 7, alin. (2) din cadrul OUG 120/2021 precizează obligațiile destinatarului sau instituției publice atunci când utilizează sistemul RO e-factura, și anume: Să primească și să descarce facturile primite prin intermediul RO e-facturii; Să prelucreze factura electronică. Atunci când discutăm despre prelucrarea facturii în format electronic aceasta se poate realiza exclusiv în format electronic utilizând aplicații informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise în relația B2G. Să verifice aspectele legate de legalitate, conformitate și regularitate a facturii electronice. Astfel, discutăm despre 3 aspecte principale de care trebuie să țină cont o instituție publică în contextul facturării electronice: să primească factura electronică prin intermediul sistemului, să prelucreze factura electronică și să verifice factura electronică. Important! Un aspect de care trebuie să ții cont este legat de faptul că efectuarea plăților din bugetul propriu se poate realiza doar dacă destinatarul facturii electronice, adică instituția publică respectă prevederile Ordonanței nr. 120/2021. Alte aspecte importante Tot din sfera facturării B2G, trebuie să ținem cont de câteva aspecte cu caracter specific. Discutăm așadar despre o specificitate a facturării electronice în relația B2G. Este vorba despre obligativitatea consemnării codurilor CPV (Vocabular comun privind achizițiile publice) în cadrul facturilor care fac obiectul unui contract de achiziții, concesiune de lucrări, achiziții sectoriale, contracte de achiziții publice în domeniul apărării și securității. Practic, va trebui să ții cont de toate aceste aspecte legate de codificarea facturilor emise către aceste instituții cu codurile CPV. Atunci când vine vorba despre facturarea electronică, nu doar modelele de afaceri de tip B2B și B2C se subscriu utilizării sistemului. Nu trebuie să uităm și de modelul B2G care de asemenea face obiectul sistemului RO e-factura. Ce este drept, operațiunile derulate între persoane juridice și instituțiile publice pot să nu fie la fel de des întâlnite precum sunt cele arondate B2B sau B2C. Deși nu la fel de uzuale ca celelalte operațiuni, totuși, fiecare antreprenor trebuie să aibă în vedere și aspectele corelate la tot ceea ce presupune facturarea în cadrul modelului B2G, cu atât mai mult pentru cei care derulează operațiuni care intră sub spectrul facturării către instituțiile publice.   Referințe principale de informare Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, Reguli generale privind înregistrarea în scopuri de TVA a instituțiilor publice și facturarea electronică pentru instituții publice, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/AsistentaContribuabili_r/Brosura_TVA_Instituii_Publice.pdf. Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
0
e-Factura : , , ,
Factura electronică: Ce înseamnă și ce obligații legale ai

Factura electronică: Ce înseamnă și ce obligații legale ai

Facturarea a trecut prin multe schimbări în ultimii ani. Din acest motiv, antreprenorii cataloghează procesul drept unul dintre cele  dinamice din cadrul companiei. Eticheta atribuită facturării corespunde aproape perfect cu realitatea antreprenorială actuală. Ba mai mult. Schimbările de paradigmă digitală arondate facturării electronice au făcut ca modele de afaceri să urmeze o cu totul altă direcție și să fie redefinite de modernitate, inovație și actualitate. Dacă ai întreba personalul din cadrul departamentului de facturare care este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă, ce răspuns crezi că ai primi? Unul dintre aceste răspunsuri ar fi legat de conformarea la normele facturării electronice. Un alt răspuns ar putea fi reprezentat de integrarea sistemului RO e-factura la nivelul aplicațiilor de facturare. Nu ar trebui să uităm de asemenea de dificultatea gestionării unui volum semnificativ de facturi atunci când vine vorba despre marcarea tuturor acestora cu ,,sigiliul RO e-facturii”, dacă vorbim despre companii cu activitate considerabilă. Iată așadar, cum întreg procesul arondat facturării electronice reprezintă o reală presiune pentru departamentul financiar-contabil al unei firme. Pe scurt! Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe Și totuși, la ce se referă facturarea electronică? Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice? Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice? Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe Cumva, facturarea clasică sau întocmirea facturilor folosind vechile metode reprezintă file de istorie. Aceasta a luat un cu totul alt făgaș atunci când sistemele moderne de informatizare au pătruns și în interiorul acestui proces. Atunci când vorbim despre facturarea electronică, cel mai adesea ne gândim la două nuanțe, și anume: facturarea care se realizează exclusiv prin intermediul aplicațiilor informatice, respectiv facturarea care implică utilizarea sistemului RO e-factura. Cumva cele două se întâlnesc la mijlocul drumului și se contopesc într-un singur sens, și anume: facturarea electronică la momentul actual este indispensabil corelată la utilizarea sistemului RO e-factura. Și totuși, la ce se referă facturarea electronică? Două contexte. Două nuanțe. Un singur sens. În definitoriu, facturarea electronică înseamnă procesul de emitere a unei facturi în formatul acceptat de către sistemul RO e-factura. Practic, pornim de la obligativitatea actuală a companiilor cu privire la utilizarea platformei RO e-factura pentru încărcarea facturilor emise și pentru descărcarea celor primite. În acest context, factura electronică este fișierul în format acceptabil platformei RO e-factura, și anume factura în format xml. Totuși, înainte de utilizarea sistemului E-factura, care a fost conotația facturării electronice? Am putea spune ca aceasta se rezuma la a emite o factură cu ajutorul unei aplicații, concepută special pentru facturare sau pentru gestiunea financiar-contabilă a companiei. Conform Comisiei Europene, facturarea electronică reprezintă transmiterea digitală a unei facturi de la furnizor la cumpărător. Discutăm astfel despre o anumită structură general valabilă pentru facturile electronice emise și primite. Practic, se pune accent pe transmiterea în format electronic a facturilor emise. Înainte de perioada de pandemie, companiile aveau o oarecare flexibilitate în ceea ce privește emiterea facturilor electronice. După apariția perioadei de pandemie, acestea sunt constrânse la a respecta anumite cutume atât în ceea ce privește formatul unei facturi cât și modul de transmitere a acesteia către furnizori. Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice? Acum că am stabilit faptul că facturarea electronică este strâns legată la momentul actual de sistemul RO e-factura, trebuie să punctăm și modul în care este transpus conceptul la nivelul legislației din România. Aproape orice antreprenor din România cunoaște la aceste moment faptul că actul normativ care reglementează aspectele legate de utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de OUG 120/2021. Astfel, articolul 2 al actului normativ stabilește faptul că factura electronică reprezintă  ,,factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată”. Cu alte cuvinte, dacă înaintea epocii RO e-factura, prin factura electronică orice antreprenori înțelegea un document emis cu ajutorul tehnicii moderne sau printr-un program special conceput pentru emiterea de facturi, la momentul actual factura electronică este reprezentată de acest fișier xml. Practic, este vorba despre acel fișier din spatele facturii din format pdf, fișierul mai puțin prietenos cu utilizatorul, în sensul în care este mai greu de ,,citit” de către cel care emite factura și nu are o utilitate practică sau directă în spațiul de afaceri, în sensul în care tot factura în format pdf este cea care va fi vizualizată de către furnizor. Totuși, fișierul xml este cel care trebuie arhivat, conform normelor privind utilizarea sistemului RO e-factura și considerat drept factură originală. Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice? Acum că am stabilit la ce se referă în manieră directă o factură electronică, probabil te întrebi care este rolul tău în tot acest proces de facturare. Suntem convinși însă de faptul că nu ești deloc străin de tot ceea ce reprezintă utilizarea sistemului RO e-factura întrucât de acesta este indispensabil legat conceptul de facturare electronică. În afară de obligativitatea ralierii la utilizarea sistemului indiferent de forma juridică a companiei, dimensiune, tipuri de activități derulate ori alți parametrii de funcționalitate a acesteia, de obligativitatea transmiterii facturilor emise pentru persoane juridice, persoane fizice ori autorități publice, de obligația încărcării   facturii emise în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia, există o altă nuanță la care dorim să ne oprim prin intermediul acestui material. Este vorba despre obligativitatea emiterii fișierului de tip xml care interacționează în mod direct cu sistemul național RO e-factura. În această manieră, iată mai jos un minighid informativ cu privire la acest aspect. Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml Atunci când vorbim despre obligativitatea utilizatorului cu privire la emiterea fișierului xml, trebuie să punctăm câteva aspecte esențiale. În primul rând, utilizatorul este responsabil de emiterea facturii sub acest format xml. Practic, toate companiile (indiferent de forma de organizare a acestora), care emit facturi trebuie să se asigure ca acestea sunt în primul rând emise în format xml, pentru a asigura premisele utilizării sistemului RO e-factura. O factură în format pdf nu va putea fi încărcată în cadrul platformei. În acest sens trebuie să te asiguri asupra faptului că programul de facturare cu care lucrezi permite generarea fișierului în format xml. Articolul 4, alin. (6) din cadrul OUG 120/2021 precizează faptul că formatul original al facturii este considerat fișierul xml însoțit de sigiliul electronic al Ministrului Finanțelor. Obligația utilizatorului în legătură cu acest fișier este legată de: Generarea facturii în formatul xml; Încărcarea facturii în format xml în cadrul platformei RO e-factura; Asigurarea asupra validității fișierului xml care trebuie încărcat în cadrul platformei RO e-factura; Arhivarea în format xml a facturilor primite și emise. Atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura, practic totul se rezumă la acest fișier xml care este principalul format în care sunt acceptate facturile în cadrul platformei. Toate responsabilitățile utilizatorului sunt legate de validitatea acestuia fișier. În acest sens, toate responsabilitățile arondate facturării electronice sunt corelate cumva la emiterea corectă a acestui fișier xml și tot ceea ce presupune partea de emitere de facturi și încărcare în cadrul sistemului RO e-factura. Și ca să remapăm obligațiile tale în calitate de utilizator în ceea ce privește facturarea electronică, reamintim următoarele aspecte: Emite factura în format xml cu ajutorul aplicației de facturare utilizată fie în regim autonom fie prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF. Nu uita faptul că acest fișier trebuie să respecte anumite reguli legate de construcția tehnică a acestuia, de exemplu respectarea standardului european EN 16931 care face trimitere la modelul semantic de bază al facturii electronice și a regulilor naționale RO_CIUS prevăzute de către legislația autohtonă; Emiterea facturilor are loc pe toate cele 3 paliere: B2B, B2C și B2G; Transmite factura emisă în acest format prin intermediul platformei RO e-factura în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia; Descarcă facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura atât în format PDF pentru a facilita procesul de înregistrare în contabilitate a operațiunii) cât și în format xml; Arhivează facturile primite prin intermediul RO e-facturii precum și cele emise și încărcate în cadrul sistemului. Ține cont de faptul că nu momentul emiterii este definitoriu pentru validitatea facturii ci cel al certificării originalității documentului prin încărcarea în cadrul RO e-facturii. Acestea ar fi câteva aspecte de care trebuie să ții cont ca antreprenor în spectrul facturării electronice. Trebuie să recunoaștem faptul că facturarea electronică a redefinit maniera derulării tranzacțiilor comerciale dintre companii. Astăzi, acestea nu mai pot fi percepute în afara facturării electronice. De aceea, este indicat ca fiecare antreprenor să optimizeze permanent ghidul intern de bune practici în sfera facturării electronice, pentru a spori gradul de conformitate legislativă și fiscală.   Referințe principale de informare Site-ul Uniunii Europene, Facturarea electronică, disponibil la adresa: https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/einvoicing/indexamp_ro.htm. Site-ul Comisiei Europene, eInvoicing Country Factsheets for each Member State and other countries, disponibil la adresa: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108874/eInvoicing+Country+Factsheets+for+each+Member+State+and+other+countries?pk_vid=1*1dbwthj*vid*MWYxNTE4MWFmZTIxYTE2Yg..*timestamp*MTc1ODM3ODYyNTgxMw.. Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
0
e-Factura : , , , , , ,
e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

Suprasaturația informațională ce definește actualmente spectrul RO e-facturii creează impresia că totul este arhicunoscut de către orice utilizator al sistemului. Doar simpla vizualizare a titlului unui material care are în centru RO e-factura te face să crezi că lecturarea acestuia nu îți va aduce nicio plusvaloare informațională. Totuși, chiar și atunci când pretenția de expertiză din partea antreprenorilor este semnificativă, orice nouă abordare centrată spre sporirea gradului de asimilare a pătrunderii mecanismelor unor noțiuni sau fenomene care prin natura lor domină afacerea merită analizată. Niciun nou material lansat pe o temă specifică nu propune schimbări de paradigmă și nu aduce în lumină lucruri nedescoperite sau total nedeslușite de către antreprenori. Fiecare dintre acestea trebuie să se remarce prin expunerea simplistă, pe înțelesul antreprenorilor, și prin plasarea conceptelor într-un spațiu ușor de deslușit pentru utilizatorii sistemelor moderne. Evident, aceasta este realmente o măiestrie din partea celor care concep astfel de materiale sub forma unui îndrumar de specialitate care au rolul de facilitare a drumului antreprenorului. În cele ce urmează propunem să conturăm un mic îndrumar cu privire la intrarea în universul sistemului RO e-factura de către un SRL sau o persoană fizică autorizată. Pe scurt! Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Atunci când ești deținător de afacere, fie că aceasta se derulează sub cupola unui SRL ori a unui PFA, trebuie să conturezi un ,,itinerar al ralierii la conformitate fiscală”. Acest itinerar, deși uneori pare dificil de mapat, te va ajuta punctual să adresezi cele mai mari provocări pe care le vei întâlni pe traseul conformării. Delimitarea punctuală a pașilor necesari de urmat pentru a respecta toate prevederile în vigoare cu privire la sistemele digitalizării fiscale este esențială. Uneori, multiplele informații te pot face să te simți dezorientat. Din acest motiv, antreprenorii au nevoie de informații punctuale care să contureze reperele conformării. De aceea, vom puncta principalii 5 pași pe care trebuie să îi parcurgi pentru a facilita ralierea la conformitatea RO e-facturii din postura deținătorului unui SRL sau PFA. Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Din observațiile de pe terenul practicii de afaceri, considerăm că unul dintre cele mai importante repere de pe itinerariul ralierii la modificările de natură digital-fiscală este redat de discuțiile constructive cu o serie de specialiști în domeniul digitalizării fiscale. Care sunt atuurile acestor tipuri de discuții și de ce ele nu ar trebui să ți se pară o pierdere de timp? În primul rând, acestea te vor ajuta să identifici modul de poziționare față de schimbare. Cu alte cuvinte, cum te poziționezi vis-à-vis de rezistența la schimbare. Există posibilitatea ca subiectivitatea ta să afecteze imaginea cu privire la modul de raportare la acest aspect. Clarificarea și poziționarea obiectivă față de acest aspect poate fi un aspect realizabil în urma discuției cu specialiștii. În altă ordine de idei, persoana responsabilă de gestionarea modificărilor de natură digitală îți va oferi o paletă mai largă de soluții pentru a te conforma din punct de vedere al obligativității utilizării noilor sisteme. Cei mai mulți antreprenori, din cauza lipsei de informații utilizează poate sisteme ,,învechite” pentru emiterea facturilor, sau sisteme depășite din punct de vedere ale inovativității și performanței, care nu asigură premisele utilizării sistemului RO e-factura. Discuția cu specialiștii în aria digitalizării te va ajuta să te conformezi în manieră eficientă și sustenabilă la noutatea RO e-facturii. În aceeași măsură, discuția cu persoana responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a companiei va plasa într-o nouă lumină cunoștințele tale despre utilizarea sistemului. Te va ajuta să înțelegi de ce este important să respecți toate normele în materie de utilizare a platformei și care este firul roșu al poveștii RO e-facturii. Adică, vei afla faptul că o potențială greșeală în utilizarea sistemului poate avea rezonanță asupra utilizării altor platforme (de exemplu, RO e-TVA). Acest aspect te poate responsabiliza în direcția creșterii gradului de conformitate din punct de vedere fiscal. Din toate aceste perspective, o discuție cu persoanele specializate aduce doar plusvaloare conformării din punct de vedere legislativ și fiscal atunci când discutăm despre racordarea la noutatea digitală. Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura După discuția cu specialiștii cu care colaborezi în spectrul navigării modificărilor de natură fiscală și digitală, vei alege cea mai potrivită metodă pentru digitalizarea aspectului facturării. Practica antreprenorială arată faptul că maximizarea gradului de adresare potrivită a nevoilor antreprenoriale în materie de soluții digitale este susținută prin intermediul acestor colaborări cu specialiști în domeniu. La momentul actual, cele mai multe companii utilizează aplicații de facturare integrate cu RO e-factura, cu scopul fluidizării modului de lucru și a reducerii timpului investit pentru cuantificarea erorilor. În definitoriu, pentru a simplifica întregul proces de lucru. Evident, există și antreprenorii care dispun de un buget limitat. Pentru aceștia există soluții optimizate la ceea ce ei pot oferi sau chiar gratuite (oferite de către ANAF sau https://ro-efactura.ro oferit gratuit de Facturis Online). Recomandarea noastră în ceea ce privește sporirea gradului de conformitate digitală, fiscală și legislativă în spectrul RO e-facturii este legată de utilizarea unui sistem de facturare integrat cu RO e-factura. Acesta va asigura toate premisele legate de: eficiență, reducerea timpului de lucru cu sarcini adiacente și consumatoare de timp (generarea facturii în format xml, logarea prin intermediul sistemului RO e-factura din cadrul site-ului ANAF, urmărirea autonomă a statusului facturii trimise etc.). 1. Alege utilizarea aplicației web pentru completarea facturii în format electronic pusă la dispoziție de către ANAF contribuabililor; 2. Sau alege utilizarea autonomă a unei aplicații de facturare integrată cu RO e-factura. 3. Sau alege utilizarea unei aplicații de facturare și gestiune stocuri varianta desktop instalată pe calculatul tău Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Un aspect vital, fără de care conformarea la RO e-factura poate fi compromisă, este legat de înțelegerea fluxului de lucru de către persoanele care gestionează aplicațiile de facturare. De prea puține ori factorii decizionali ai companiei înțeleg semnificația acestui aspect și nu prioritizează procesul de instruire, catalogându-l drept costisitor și ,,time-consuming”. Totuși, este mult mai costisitor și frustrant să corectezi permanent erori care vin din înțelegerea limitată a manierei de funcționare a unui proces din interiorul organizației. În acest mod, se reduc mult mai multe costuri care pot să apară din utilizarea greșită a platformei care vin din pregătirea insuficientă a personalului atunci când vine vorba despre utilizarea RO e-facturii. Cu alte cuvinte, înainte de implementarea oricărei inovativități digitale în cadrul companiei tale, prioritizează instruirea în prealabil a personalului pentru a asigura liniaritatea procesului de utilizare a acestora. Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Toate aceste aspecte pot fi conturate sub forma unui Infografic legislativ RO e-factura. În această manieră, iată mai jos cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont în calitatea de SRL sau PFA, atunci când utilizezi RO e-factura. Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura de către SRL și PFA: DA Momentul incipient în utilizarea sistemului RO e-factura: începând cu prima factură emisă de către SRL-ul sau PFA-ul în cauză Mod de utilizare a platformei: în regim gratuit prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF sau în mod autonom prin aplicații special concepute pentru partea de facturare Modele de afaceri care se subscriu utilizării sistemului RO e-factura: B2B, B2C, B2G Termen legal de transmitere a facturii în cadrul platformei: 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii Tipuri de documente care se încarcă în cadrul RO e-facturii: facturi, autofactura, nota de creditare, factura de corecție, factura informativă în scopuri contabile Sancțiuni ale nerespectării transmiterii facturii emise în relația B2B: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni ale primirii și înregistrării în evidența financiar-contabilă a companiei a unei facturi care nu a fost încărcată în prealabil în cadrul sistemului RO e-factura: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni privind nerespectarea termenului limită cu privire la încărcarea facturilor emise în cadrul RO e-factura: amendă cuprinsă între 5000 și 10 000 de lei pentru contribuabilii mari, între 2500-5000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și 1000-2500 de lei pentru celelalte categorii de contribuabili cât și pentru persoanele fizice. Etapa 5: reia cele 4 etape ori de câte ori simți că ai pierdut controlul în procesul de utilizare al platformei Chiar dacă ai impresia că stăpânești procesul privind utilizarea platformei RO e-factura, există posibilitatea ca uneori să identifici anumite sincope. În acest sens, ori de câte ori consideri că ai deraiat de la traseul prestabilit, reia cei 4 pași și reîncepe aplicarea consecventă a acestora. Pragmatic: reia discuția cu specialiștii în domeniu și reconfigurează traseul digitalizării facturării. Este posibil să fie necesare anumite ajustări care să permită optimizarea modului de lucru, aspect care poate fi concretizat în urma acestor discuții constructive. De asemenea, persoana responsabilă de conformitatea fiscală poate remapa anumite obligații noi legate de utilizarea sistemului, de care poate nu ai luat cunoștință la momentul oportun; verifică dacă softul utilizat pentru facturare asigură toate premisele eficientizării procesului în context RO e-factura. În caz contrar, reanalizează opțiunile inițiale și reconfigurează decizia de adoptare a unei soluții digitale noi care să îți asigure liniaritatea procesului; ocupă-te de persoanele care transmit facturi în cadrul sistemului. Obține din nou asigurări asupra gradului de asimilare a întregului proces de către aceste persoane și dacă este cazul reia procesul de instruire pentru a te ralia la gradul de conformitate fiscală scontat. Atunci când discutăm despre RO e-factura și toate implicațiile utilizării sistemului, suntem convinși că deja deții toate informațiile care să îți confere pârghiile necesare pentru asigurarea nivelului de conformitate fiscală scontat. Totuși, poate lipsi un plan predecesor procesului efectiv de utilizare al sistemului, care poate avea influență asupra obținerii gradului de conformitate fiscală țintit în spectrul RO e-facturii. Acest materiale îți oferă 5 etape importante de care trebuie să ții cont atunci când dorești să obții succesul în ceea ce reprezintă conformarea la utilizarea sistemului RO e-factura. Totuși, trebuie să ții permanent cont de specificul activității derulate de către compania ta și să customizezi propriile etape de urmat înaintea implementării oricărui proces cu impact asupra activității tale prezente și viitoare.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
0
e-Factura : , , , , , ,
Agricultorii intră în sistemul RO e-Factura din 1 octombrie 2025

Agricultorii intră în sistemul RO e-Factura din 1 octombrie 2025

Editat 06.10.2025: Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori au primit o nouă amânare, până la data de 1 iunie 2026, pentru utilizarea sistemului RO e-Factura. Începând cu 1 octombrie 2025, agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori vor fi obligați să utilizeze sistemul RO e-Factura pentru emiterea și transmiterea facturilor. Această categorie de contribuabili fusese inițial programată să intre în sistem mai devreme, unul dintre termenele anunțate fiind 1 iulie 2025. Totuși, dificultățile tehnice legate de operaționalizarea efectivă a platformei pentru fermieri au determinat autoritățile să amâne obligativitatea cu trei luni. Ce înseamnă schimbarea pentru agricultori Agricultorii persoane fizice vor trebui să emită și să transmită facturile prin platforma RO e-Factura, asemenea celorlalte categorii de contribuabili deja active. Intrarea în sistem marchează o schimbare majoră pentru micii producători și fermieri, care până acum au beneficiat de o perioadă de tranziție. Ce trebuie să factureze agricultorii Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori (conform art. 315^1 din Codul fiscal): emit facturi atunci când livrează produse agricole (ex: cereale, legume, fructe, lapte, carne, ouă, struguri etc.), sau atunci când prestează servicii agricole (ex: lucrări de arat, semănat, recoltat, irigații etc.). Deci toate livrările de produse agricole și prestările de servicii agricole trebuie facturate și, de la 01.10.2025, transmise obligatoriu prin RO e-Factura. Nivelul de pregătire al agricultorilor pentru utilizarea RO e-Factura Nivelul de pregătire al agricultorilor pentru utilizarea RO e-Factura este încă incert și reprezintă un subiect de interes. Mulți dintre aceștia nu dispun de infrastructura tehnică necesară (calculatoare performante, conexiune stabilă la internet) sau nu sunt familiarizați cu procedurile digitale implicate. Procesul clasic de emitere a unei facturi pe hârtie devine acum mai complex, deoarece presupune: completarea facturii într-o aplicație compatibilă, validarea și generarea fișierului XML conform standardelor ANAF, transmiterea acestuia în Spațiul Privat Virtual (SPV) și urmărirea răspunsului din sistem. Pentru a reduce dificultățile și riscul de erori, agricultorii vor avea nevoie de o soluție software adaptată nevoilor lor, care să facă tot acest flux automat, cu pași simpli și clari. O platformă precum Facturis Online poate acoperi exact aceste nevoi: emite facturile rapid, în format corect, le transmite automat către SPV fără ca utilizatorul să mai parcurgă etape tehnice complicate, oferă acces de pe orice dispozitiv conectat la internet (PC, laptop, tabletă sau telefon). Recomandare practică: Este esențial ca agricultorii să se pregătească din timp pentru termenul de 1 octombrie 2025. Testarea și implementarea unei soluții precum Facturis Online încă din perioada de tranziție le poate oferi siguranța că, la momentul intrării în vigoare a obligativității, fluxul de facturare va funcționa fără sincope. În acest fel, fermierii își reduc stresul, evită eventualele sancțiuni și pot rămâne concentrați pe activitatea lor principală. Pașii necesari pentru ca agricultorii să poată utiliza RO e-Factura Pentru a respecta obligațiile începând cu 1 octombrie 2025, agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special trebuie să îndeplinească câțiva pași esențiali: Achiziționarea unei semnături electronice calificate Este obligatorie pentru accesarea Spațiului Privat Virtual (SPV) și pentru semnarea documentelor. Semnătura poate fi achiziționată de la furnizorii acreditați din România. Activarea contului SPV cu semnătura electronică După obținerea semnăturii, fermierul trebuie să își creeze sau să activeze contul în Spațiul Privat Virtual (SPV) pe site-ul ANAF. Accesul la SPV este necesar pentru transmiterea și primirea facturilor electronice. Autorizarea aplicației de facturare în SPV Primul pas este Crearea contului Facturis Online – simplu și rapid, folosind CNP-ul fermierului în loc de codul fiscal al firmei. În cadrul SPV, agricultorul poate autoriza aplicația de facturare utilizată (ex. Facturis Online) să trimită automat facturile în sistemul ANAF. Mai multe detalii în urmatorul articol despre autorizarea e-Factura în Facturis Online. Această autorizare simplifică întregul proces, astfel încât fermierul nu trebuie să încarce manual fișiere XML. Emiterea facturii electronice Factura se întocmește în aplicația Facturis Online foarte ușor, cu datele standard (client, produse, cantități, prețuri). Sistemul generează automat fișierul XML în formatul cerut de ANAF. Transmiterea automată a facturii în RO e-Factura După emitere, Facturis Online transmite automat factura către SPV și primește confirmarea din partea ANAF. Fermierul are acces oricând la facturile trimise și la statusul lor (acceptate sau respinse de sistem).   Recomandare practică: Dacă agricultorii parcurg acești pași din timp (achiziție semnătură, activare SPV, autorizare aplicație), la 1 octombrie 2025 vor fi complet pregătiți. Astfel, procesul de facturare devine unul automatizat, simplu și sigur, fără bătăi de cap suplimentare. O soluție simplă și mai avantajoasă pentru fremieri: transmiterea prin Facturis Online fără semnătură electronică Un aspect extrem de important pentru agricultori este că, în loc să suporte costurile suplimentare cu achiziționarea unei semnături electronice calificate, aceștia pot alege să folosească serviciul integrat de trimitere automată a facturilor prin Facturis Online fără semnătură electronică. Cu această opțiune: Nu mai este necesară semnătura electronică – platforma Facturis Online se ocupă direct de transmiterea facturilor în SPV către ANAF. Fermierii scapă de costurile recurente și de complexitatea utilizării semnăturii electronice. Procesul devine mult mai simplu: fermierul doar emite factura în Facturis Online, iar sistemul o trimite automat în RO e-Factura. Acest proces este exemplificat în aricolul urmator: Poți trimite e-factura fără semnătură electronică și vezi aici costuri opțiune Recomandare practică: Pentru agricultorii care vor să reducă birocrația și să evite cheltuieli inutile, alegerea opțiunii de trimitere integrată a facturilor prin Facturis Online este cea mai rapidă și accesibilă metodă de conformare la obligațiile din 1 octombrie 2025. Pentru mai multe detalii despre trimiterea e-Facturilor fără semnătură completează formularul de mai jos: [contact-form-7 id=\"15849\" title=\"Contact Articol\"] Sau ne poți contacta: telefonic la numerele de contact: 0784888555 / 0310055222 pe mail pe adresa: office@facturis-online.ro Ce urmează pentru agricultori Obligația e-Factura pentru agricultori de la 1 octombrie 2025 îi aliniază cu restul mediului de afaceri și extinde utilizarea e-Factura în aproape toate domeniile economice. În perioada următoare, este așteptată publicarea unor ghiduri și clarificări tehnice care să sprijine fermierii în procesul de conformare.  
0
e-Factura : , , ,
Cine este obligat să folosească E-factura în România

Cine este obligat să folosească E-factura în România

Direcții particularizate pentru antreprenori Deși o tematică consacrată în ecosistemul afacerilor din România, sistemul RO e-Factura și multiplele sale valențe face ca subiectul să rămână constant pe podiumul principalelor interese ale antreprenorilor, indiferent de vremuri legislative și de împrejurări fiscale. Pentru cei care abia pătrund în mediul antreprenorial în calitate de antreprenori novice permanent lucrurile dobândesc nuanțe variate în acest spectru. Lucrurile nu stau foarte diferit nici pentru antreprenorii experimentați. Multiplele modificări și apanajul sistemului RO e-Factura asupra altor paradigme ale digitalizării fiscale, precum este RO e-TVA, fac ca necesitatea optimizării practicilor în utilizare să fie o condiție imperativă a asigurării liniarității procesului de conformare fiscală. Știm, poate suna destul de alambicat însă lucrurile nu sunt chiar atât de complicate precum par la prima vedere. Cu ,,arsenalul” necesar gestionarea acestora poate deveni un proces relativ facil. Unul dintre principalele aspecte care conturează deja premisele pentru utilizarea corectă a sistemului RO e-factura este legat de aspectul delimitării obligativității utilizării acestuia. Cu alte cuvinte, care sunt categoriile de contribuabili obligați la utilizarea sistemului alături de termenele de raliere la modernitatea digital-fiscală. În cadrul acestui material, vom examina în lumină nouă problematica, pentru ca orice antreprenor sau potențial utilizator a sistemului să adopte decizii informate și clare privitor la această obligativitate. Fără să insistăm asupra diverselor nuanțe ale sistemului RO e-Factura, întrucât omniprezența acestuia la nivelul proceselor organizaționale autohtone este atestată, reamintim faptul că sistemul este indispensabil și că în afara utilizării lui afacerile realmente nu pot exista. Chiar dacă sună destul de ferm, realitatea din mediul de afaceri este legată de inseparabilitatea acestui sistem de funcționalitatea unui business. Pe scurt! În prim plan… Indiferent de…formă juridică Indiferent de…dimensiunea companiei Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura În prim plan… Un prim aspect care poate surprinde un plan principal al cadrului conturat de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România este legat de spectrul tot mai larg al categoriilor de utilizatori care se raliază la aplicabilitatea paradigmei în contexte particularizate. Mai trebuie să cunoști faptul că tranziția spre utilizarea platformei RO e-Factura a fost una etapizată. Cu alte cuvinte, sistemul a devenit ,,activ” la momente diferite pentru categorii distincte de antreprenori. Acest aspect poate fi interpretat drept unul favorabil pentru contribuabili întrucât o tranziție treptată la utilizarea sistemului generează impact pozitiv pentru experiența antreprenorială. Altfel spus, are loc granularea experienței antreprenoriale în scopul facilitării utilizării sistemului. Practic, orice antreprenor încă neînrolat se poate inspira din experiența celor care deja au utilizat sistemul și au identificat o serie de sincope. În acest fel, va fi mult mai facilă ralierea la toate modificările din spectrul RO e-Factura iar conformarea fiscală mult mai ușoară. e-Factura: Indiferent de…formă juridică În cazul în care te întrebi dacă există delimitări cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura în spectrul afacerilor, funcție de statutul juridic al companiilor, ei bine, află faptul că nu există astfel de categorisiri. Astfel, fie că activezi sub forma unui SRL, a unei persoanei fizice autorizate (PFA), a unei întreprinderi individuale ori familiale, a unei societăți pe acțiuni ori sub o altă formă de organizare care nu se află sub cupola unui statut juridic, obligativitatea înrolării în E-factura este o cerință universal valabilă. De ce afirmațiile de mai sus sunt valide și au un puternic ecou în spațiul de afaceri? Gândește-te la faptul că, orice activitate economică derulată are la bază diverse tranzacții comerciale. Tranzacțiile economice sunt oficializate prin intermediul facturilor emise. Facturile emise și primite fac obiectul sistemului RO e-factura. Așadar, indiferent de forma juridică sub cupola căreia se derulează activitatea ta, tranzacțiile comerciale vor fi transpuse la nivelul facturilor emise care ulterior sunt încărcate în cadrul platformei RO e-Factura. Cine foloseste e-Factura? e-Factura: Indiferent de…dimensiunea companiei O altă nuanțare din background-ul utilizării platformei este legată de diferențieri ale aplicabilității funcție de dimensiunea companiilor. Unii antreprenori se întreabă dacă aspectul utilizării sistemului poate suferi diverse finețuri funcție de parametrul dimensiunii companiei. Răspunsul este NU, indiferent de mărimea activității tale, transmiterea facturilor în cadrul platformei este element cu caracter de obligativitate. Singura subtilitate aici este legată de faptul că o companie cu un volum mai mare de activitate va avea de gestionat un număr mai mare de tranzacții și implicit mai multe facturi de transmis și monitorizat pin intermediul RO e-factura. Pentru aceste situații însă există o serie de soluții informatizate care sprijină antreprenorii și departamentele de facturare în procesul de emitere, transmitere, verificare, descărcare și fluidizare a utilizării sistemului. e-Factura: Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Un alt unghi al problematicii utilizării sistemului RO e-factura este legat de aplicabilitatea sistemului indiferent de gradul de digitalizare al companiei tale. Foarte multe companii, la momentul apariției acestei obligativități a utilizării sistemului RO e-factura nu au avut la dispoziție logistica necesară din punct de vedere digital pentru asigurarea unui proces eficient de tranziție. Să nu mai discutăm despre faptul că mulți contribuabili încă practicau emiterea facturii în mod manual prin utilizarea tipizatelor. Aspectul transpunerii la realitatea pragmatică a sistemului RO e-factura în cadrul acestor companii a reprezentat o reală provocare pentru cei care nu erau ,,updatați” la modernitatea digitală. Și totuși, acesta nu a ținut cont de ,,bucătăria digitală internă” a companiilor. Schimbarea a fost inevitabilă. Pentru companiile a căror nivel de digitalizare a fost corelat la modificările actuale în materie de modernizare, gradul de dificultate al tranziției la sistemul RO e-Factura a fost mai redus spre deosebire de cele care au fost nevoite să pornească de la 0, care au fost constrânse să contureze un întreg ecosistem digital care să susțină utilizarea eficientă a paradigmei. Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura Acum că am stabilit faptul că elementele de background antreprenorial precum sunt forma de organizare juridică, dimensiunea companiei și gradul de digitalizare al acestora nu interferează în mod direct cu prevederile legale în materie de aliniere la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, putem să punctăm aspectele de fond cu privire la acest spectru. Mai exact, cine este concret obligat să utilizeze E-factura în anul 2025? Pentru a răspunde la această întrebare vom analiza actul normativ principal, care surprinde tabloul persoanelor obligate la îndeplinirea acestei prevederi. Așadar, iată mai jos imaginea completă a contribuabililor care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura: #1 companii care își derulează activitatea sub cupola unui SRL, PFA, SNC, SA, SCS, II, IF. Așa cum menționam anterior, forma de activitate nu dictează opționalitatea sau obligativitatea sistemului. Fie că deții un SRL sau îți derulezi activitatea sub cupola unei forme de organizare fără personalitate juridică, emiterea facturilor și încărcarea acestora în cadrul sistemului RO e-factura este obligatorie. #2 Pe lângă toate aceste aspecte de fond legate de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, există o serie de alte nuanțe. De exemplu, o altă categorie de utilizatori ai sistemului este redată de persoanele impozabile stabilite în România, indiferent de statutul deținut din punct de vedere a taxei pe valoare adăugată. Cu alte cuvinte, fie că te afli în categoria persoanelor impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată fie ești neplătitor de TVA, te vei înregistra ca utilizator al sistemului RO e-factura. Concret, care sunt persoanele impozabile eligibile pentru aplicarea dispozițiilor legate de utilizarea sistemului RO e-factura? Conform art. 266, alin. (2) din cadrul Codului Fiscal, persoanele eligibile pentru aplicarea sistemului RO e-factura, indiferent de statutul deținut din punct de vedere al TVA-ului, sunt persoanele impozabile care au sediul activității economice în România și care își derulează activitatea în România; persoanele impozabile care au sediul activității economice în afara României dar care dispun de toate resursele tehnice și umane necesare pentru derularea activității economice, deținând un sediu fix în România;  persoanele impozabile a căror activitate economică se derulează în afara României iar sediul fix se află în România. #3 Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura survine și organelor de executare silită, executorii judecătorești și Agenției Naționale de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate. Dacă aceste entități emit facturi în numele furnizorilor, indiferent de statutul deținut de aceștia în spectrul TVA-ului (persoane impozabile plătitoare sau neplătitoare de TVA), pentru livrări de bunuri efectuate în cadrul operațiunilor de executare silită ori de valorificare a bunurilor mobile și imobile sechestrate în cazul procesului penal, acestea vor trebui transmise în cadrul sistemului RO e-factura. Aceste facturi se transmit și furnizorului prin intermediul sistemului. #4 Asociațiile și fundațiile, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partide politice, culte care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA au obligativitatea utilizării sistemului începând cu data de 1 iulie 2025. Cu alte cuvinte, cultele, ONG-urile și partidele trebuie să utilizeze sistemul începând cu data de 1 iulie 2025. #5 Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori trebuie să se conformeze la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu luna viitoare. Așadar, de la 1 octombrie 2025 aceștia devin utilizatori activi ai platformei. Ralierea la obligativitatea utilizării de către această categorie de utilizatori a fost prelungită, unul dintre termenele privind conformarea fiind plasat în luna iulie a anului curent. Totuși unele aspecte tehnice legate de imposibilitatea operaționalizării sistemului la momentul respectiv pentru fermierii persoane fizice care aplică aceste regim special a făcut ca această răzgândire să fie necesară. Cât de pregătiți vor fi aceștia la doar 3 luni mai târziu de data de 1 iulie, rămâne de văzut. O nuanță de care trebuie să ținem cont în acest spectru este legată de următorul aspect: operatorii economici care livrează bunuri ori prestează servicii către aceste categorii de contribuabili nu au obligația transmiterii prin intermediul RO e-factura a documentelor emise până la momentul activării obligativității de utilizare a sistemului pentru acestea. #6 Toate tipurile de entități care emit facturi în cadrul modelelor de afaceri de tip B2B, B2C și B2G. Cu alte cuvinte, toate facturile emise către persoanele juridice, către persoanele fizice și către instituțiile guvernamentale trebuie să fie încărcate în cadrul sistemului RO e-factura, cu unele excepții descrise și în cadrul paragrafelor de mai sus. # 7 Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale pentru livrarea de bunuri/prestarea de servicii care fac obiectul unor facturi emise începând cu data de 1 octombrie 2025. De asemenea, dacă în calitate de operator economic trebuie să emiți o factură pentru aceste tipuri de entități până la această dată, atunci încărcarea ei în cadrul platformei nu este obligatorie. Dacă totuși aceste categorii de contribuabili figurează în registrului RO e-factura opțional, atunci transmiterea facturilor este obligatorie. Toate cele 7 repere descrise mai sus conturează tabloul de ansamblu în ceea ce privește obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura în anul 2025 sau răspund la întrebarea: Cine este obligat să utilizeze E-factura în România în 2025? Evident, lista de mai sus poate fi nuanțată de o serie de situații specifice și customizată funcție de o mulțime de particularități ale modului de organizare ale activității economice. În acest sens, cred că ar fi de folos să nu uităm un principiu de bază atunci când ne raportăm la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România, și anume: (aproape) orice contribuabil care își derulează activitatea sub cupola unei forme de organizare juridică sau fără personalitate juridică și care emite o factură pentru livrarea de bunuri, prestarea de servicii și efectuarea de lucrări trebuie să încarce această factură în RO e-factura, ținând cont evident de acele mici excepții ilustrate mai sus. Ordonanța 120/2021 mai trasează câteva direcții cu privire la tipuri de operațiuni sau contribuabili care nu face în mod direct obiectul declarării în RO e-Factura însă acestea vor fi surprinse prin intermediul unui material viitor. În concluzie, putem să reținem faptul că utilizarea RO e-factura vizează o categorie vastă de utilizatori, de la instituții publice până la mediul privat. Orice factură emisă care atestă comercializarea de bunuri, indiferent de destinatarul acesteia (cu micile excepții indicate mai sus) trebuie să fie încărcată în cadrul sistemului.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015. Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
0
e-Factura : , , , , ,
1
2
3
 …
19