program eFactura

Factura electronică: Ce înseamnă și ce obligații legale ai

Factura electronică: Ce înseamnă și ce obligații legale ai

Facturarea a trecut prin multe schimbări în ultimii ani. Din acest motiv, antreprenorii cataloghează procesul drept unul dintre cele  dinamice din cadrul companiei. Eticheta atribuită facturării corespunde aproape perfect cu realitatea antreprenorială actuală. Ba mai mult. Schimbările de paradigmă digitală arondate facturării electronice au făcut ca modele de afaceri să urmeze o cu totul altă direcție și să fie redefinite de modernitate, inovație și actualitate. Dacă ai întreba personalul din cadrul departamentului de facturare care este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă, ce răspuns crezi că ai primi? Unul dintre aceste răspunsuri ar fi legat de conformarea la normele facturării electronice. Un alt răspuns ar putea fi reprezentat de integrarea sistemului RO e-factura la nivelul aplicațiilor de facturare. Nu ar trebui să uităm de asemenea de dificultatea gestionării unui volum semnificativ de facturi atunci când vine vorba despre marcarea tuturor acestora cu ,,sigiliul RO e-facturii”, dacă vorbim despre companii cu activitate considerabilă. Iată așadar, cum întreg procesul arondat facturării electronice reprezintă o reală presiune pentru departamentul financiar-contabil al unei firme. Pe scurt! Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe Și totuși, la ce se referă facturarea electronică? Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice? Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice? Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe Cumva, facturarea clasică sau întocmirea facturilor folosind vechile metode reprezintă file de istorie. Aceasta a luat un cu totul alt făgaș atunci când sistemele moderne de informatizare au pătruns și în interiorul acestui proces. Atunci când vorbim despre facturarea electronică, cel mai adesea ne gândim la două nuanțe, și anume: facturarea care se realizează exclusiv prin intermediul aplicațiilor informatice, respectiv facturarea care implică utilizarea sistemului RO e-factura. Cumva cele două se întâlnesc la mijlocul drumului și se contopesc într-un singur sens, și anume: facturarea electronică la momentul actual este indispensabil corelată la utilizarea sistemului RO e-factura. Și totuși, la ce se referă facturarea electronică? Două contexte. Două nuanțe. Un singur sens. În definitoriu, facturarea electronică înseamnă procesul de emitere a unei facturi în formatul acceptat de către sistemul RO e-factura. Practic, pornim de la obligativitatea actuală a companiilor cu privire la utilizarea platformei RO e-factura pentru încărcarea facturilor emise și pentru descărcarea celor primite. În acest context, factura electronică este fișierul în format acceptabil platformei RO e-factura, și anume factura în format xml. Totuși, înainte de utilizarea sistemului E-factura, care a fost conotația facturării electronice? Am putea spune ca aceasta se rezuma la a emite o factură cu ajutorul unei aplicații, concepută special pentru facturare sau pentru gestiunea financiar-contabilă a companiei. Conform Comisiei Europene, facturarea electronică reprezintă transmiterea digitală a unei facturi de la furnizor la cumpărător. Discutăm astfel despre o anumită structură general valabilă pentru facturile electronice emise și primite. Practic, se pune accent pe transmiterea în format electronic a facturilor emise. Înainte de perioada de pandemie, companiile aveau o oarecare flexibilitate în ceea ce privește emiterea facturilor electronice. După apariția perioadei de pandemie, acestea sunt constrânse la a respecta anumite cutume atât în ceea ce privește formatul unei facturi cât și modul de transmitere a acesteia către furnizori. Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice? Acum că am stabilit faptul că facturarea electronică este strâns legată la momentul actual de sistemul RO e-factura, trebuie să punctăm și modul în care este transpus conceptul la nivelul legislației din România. Aproape orice antreprenor din România cunoaște la aceste moment faptul că actul normativ care reglementează aspectele legate de utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de OUG 120/2021. Astfel, articolul 2 al actului normativ stabilește faptul că factura electronică reprezintă  ,,factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată”. Cu alte cuvinte, dacă înaintea epocii RO e-factura, prin factura electronică orice antreprenori înțelegea un document emis cu ajutorul tehnicii moderne sau printr-un program special conceput pentru emiterea de facturi, la momentul actual factura electronică este reprezentată de acest fișier xml. Practic, este vorba despre acel fișier din spatele facturii din format pdf, fișierul mai puțin prietenos cu utilizatorul, în sensul în care este mai greu de ,,citit” de către cel care emite factura și nu are o utilitate practică sau directă în spațiul de afaceri, în sensul în care tot factura în format pdf este cea care va fi vizualizată de către furnizor. Totuși, fișierul xml este cel care trebuie arhivat, conform normelor privind utilizarea sistemului RO e-factura și considerat drept factură originală. Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice? Acum că am stabilit la ce se referă în manieră directă o factură electronică, probabil te întrebi care este rolul tău în tot acest proces de facturare. Suntem convinși însă de faptul că nu ești deloc străin de tot ceea ce reprezintă utilizarea sistemului RO e-factura întrucât de acesta este indispensabil legat conceptul de facturare electronică. În afară de obligativitatea ralierii la utilizarea sistemului indiferent de forma juridică a companiei, dimensiune, tipuri de activități derulate ori alți parametrii de funcționalitate a acesteia, de obligativitatea transmiterii facturilor emise pentru persoane juridice, persoane fizice ori autorități publice, de obligația încărcării   facturii emise în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia, există o altă nuanță la care dorim să ne oprim prin intermediul acestui material. Este vorba despre obligativitatea emiterii fișierului de tip xml care interacționează în mod direct cu sistemul național RO e-factura. În această manieră, iată mai jos un minighid informativ cu privire la acest aspect. Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml Atunci când vorbim despre obligativitatea utilizatorului cu privire la emiterea fișierului xml, trebuie să punctăm câteva aspecte esențiale. În primul rând, utilizatorul este responsabil de emiterea facturii sub acest format xml. Practic, toate companiile (indiferent de forma de organizare a acestora), care emit facturi trebuie să se asigure ca acestea sunt în primul rând emise în format xml, pentru a asigura premisele utilizării sistemului RO e-factura. O factură în format pdf nu va putea fi încărcată în cadrul platformei. În acest sens trebuie să te asiguri asupra faptului că programul de facturare cu care lucrezi permite generarea fișierului în format xml. Articolul 4, alin. (6) din cadrul OUG 120/2021 precizează faptul că formatul original al facturii este considerat fișierul xml însoțit de sigiliul electronic al Ministrului Finanțelor. Obligația utilizatorului în legătură cu acest fișier este legată de: Generarea facturii în formatul xml; Încărcarea facturii în format xml în cadrul platformei RO e-factura; Asigurarea asupra validității fișierului xml care trebuie încărcat în cadrul platformei RO e-factura; Arhivarea în format xml a facturilor primite și emise. Atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura, practic totul se rezumă la acest fișier xml care este principalul format în care sunt acceptate facturile în cadrul platformei. Toate responsabilitățile utilizatorului sunt legate de validitatea acestuia fișier. În acest sens, toate responsabilitățile arondate facturării electronice sunt corelate cumva la emiterea corectă a acestui fișier xml și tot ceea ce presupune partea de emitere de facturi și încărcare în cadrul sistemului RO e-factura. Și ca să remapăm obligațiile tale în calitate de utilizator în ceea ce privește facturarea electronică, reamintim următoarele aspecte: Emite factura în format xml cu ajutorul aplicației de facturare utilizată fie în regim autonom fie prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF. Nu uita faptul că acest fișier trebuie să respecte anumite reguli legate de construcția tehnică a acestuia, de exemplu respectarea standardului european EN 16931 care face trimitere la modelul semantic de bază al facturii electronice și a regulilor naționale RO_CIUS prevăzute de către legislația autohtonă; Emiterea facturilor are loc pe toate cele 3 paliere: B2B, B2C și B2G; Transmite factura emisă în acest format prin intermediul platformei RO e-factura în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia; Descarcă facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura atât în format PDF pentru a facilita procesul de înregistrare în contabilitate a operațiunii) cât și în format xml; Arhivează facturile primite prin intermediul RO e-facturii precum și cele emise și încărcate în cadrul sistemului. Ține cont de faptul că nu momentul emiterii este definitoriu pentru validitatea facturii ci cel al certificării originalității documentului prin încărcarea în cadrul RO e-facturii. Acestea ar fi câteva aspecte de care trebuie să ții cont ca antreprenor în spectrul facturării electronice. Trebuie să recunoaștem faptul că facturarea electronică a redefinit maniera derulării tranzacțiilor comerciale dintre companii. Astăzi, acestea nu mai pot fi percepute în afara facturării electronice. De aceea, este indicat ca fiecare antreprenor să optimizeze permanent ghidul intern de bune practici în sfera facturării electronice, pentru a spori gradul de conformitate legislativă și fiscală.   Referințe principale de informare Site-ul Uniunii Europene, Facturarea electronică, disponibil la adresa: https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/einvoicing/indexamp_ro.htm. Site-ul Comisiei Europene, eInvoicing Country Factsheets for each Member State and other countries, disponibil la adresa: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108874/eInvoicing+Country+Factsheets+for+each+Member+State+and+other+countries?pk_vid=1*1dbwthj*vid*MWYxNTE4MWFmZTIxYTE2Yg..*timestamp*MTc1ODM3ODYyNTgxMw.. Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
0
e-Factura : , , , , , ,
e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

e-Factura 2025 în 5 etape. Un altfel de ghid pentru firme și PFA

Suprasaturația informațională ce definește actualmente spectrul RO e-facturii creează impresia că totul este arhicunoscut de către orice utilizator al sistemului. Doar simpla vizualizare a titlului unui material care are în centru RO e-factura te face să crezi că lecturarea acestuia nu îți va aduce nicio plusvaloare informațională. Totuși, chiar și atunci când pretenția de expertiză din partea antreprenorilor este semnificativă, orice nouă abordare centrată spre sporirea gradului de asimilare a pătrunderii mecanismelor unor noțiuni sau fenomene care prin natura lor domină afacerea merită analizată. Niciun nou material lansat pe o temă specifică nu propune schimbări de paradigmă și nu aduce în lumină lucruri nedescoperite sau total nedeslușite de către antreprenori. Fiecare dintre acestea trebuie să se remarce prin expunerea simplistă, pe înțelesul antreprenorilor, și prin plasarea conceptelor într-un spațiu ușor de deslușit pentru utilizatorii sistemelor moderne. Evident, aceasta este realmente o măiestrie din partea celor care concep astfel de materiale sub forma unui îndrumar de specialitate care au rolul de facilitare a drumului antreprenorului. În cele ce urmează propunem să conturăm un mic îndrumar cu privire la intrarea în universul sistemului RO e-factura de către un SRL sau o persoană fizică autorizată. Pe scurt! Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Un prim pas pentru intrarea în universul E-facturii Atunci când ești deținător de afacere, fie că aceasta se derulează sub cupola unui SRL ori a unui PFA, trebuie să conturezi un ,,itinerar al ralierii la conformitate fiscală”. Acest itinerar, deși uneori pare dificil de mapat, te va ajuta punctual să adresezi cele mai mari provocări pe care le vei întâlni pe traseul conformării. Delimitarea punctuală a pașilor necesari de urmat pentru a respecta toate prevederile în vigoare cu privire la sistemele digitalizării fiscale este esențială. Uneori, multiplele informații te pot face să te simți dezorientat. Din acest motiv, antreprenorii au nevoie de informații punctuale care să contureze reperele conformării. De aceea, vom puncta principalii 5 pași pe care trebuie să îi parcurgi pentru a facilita ralierea la conformitatea RO e-facturii din postura deținătorului unui SRL sau PFA. Etapa 1: discută cu specialiști în spectrul gestionării modificărilor de natură digitală Din observațiile de pe terenul practicii de afaceri, considerăm că unul dintre cele mai importante repere de pe itinerariul ralierii la modificările de natură digital-fiscală este redat de discuțiile constructive cu o serie de specialiști în domeniul digitalizării fiscale. Care sunt atuurile acestor tipuri de discuții și de ce ele nu ar trebui să ți se pară o pierdere de timp? În primul rând, acestea te vor ajuta să identifici modul de poziționare față de schimbare. Cu alte cuvinte, cum te poziționezi vis-à-vis de rezistența la schimbare. Există posibilitatea ca subiectivitatea ta să afecteze imaginea cu privire la modul de raportare la acest aspect. Clarificarea și poziționarea obiectivă față de acest aspect poate fi un aspect realizabil în urma discuției cu specialiștii. În altă ordine de idei, persoana responsabilă de gestionarea modificărilor de natură digitală îți va oferi o paletă mai largă de soluții pentru a te conforma din punct de vedere al obligativității utilizării noilor sisteme. Cei mai mulți antreprenori, din cauza lipsei de informații utilizează poate sisteme ,,învechite” pentru emiterea facturilor, sau sisteme depășite din punct de vedere ale inovativității și performanței, care nu asigură premisele utilizării sistemului RO e-factura. Discuția cu specialiștii în aria digitalizării te va ajuta să te conformezi în manieră eficientă și sustenabilă la noutatea RO e-facturii. În aceeași măsură, discuția cu persoana responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a companiei va plasa într-o nouă lumină cunoștințele tale despre utilizarea sistemului. Te va ajuta să înțelegi de ce este important să respecți toate normele în materie de utilizare a platformei și care este firul roșu al poveștii RO e-facturii. Adică, vei afla faptul că o potențială greșeală în utilizarea sistemului poate avea rezonanță asupra utilizării altor platforme (de exemplu, RO e-TVA). Acest aspect te poate responsabiliza în direcția creșterii gradului de conformitate din punct de vedere fiscal. Din toate aceste perspective, o discuție cu persoanele specializate aduce doar plusvaloare conformării din punct de vedere legislativ și fiscal atunci când discutăm despre racordarea la noutatea digitală. Etapa 2: alege soluția digitală oportună pentru afacerea ta în ceea ce privește RO e-factura După discuția cu specialiștii cu care colaborezi în spectrul navigării modificărilor de natură fiscală și digitală, vei alege cea mai potrivită metodă pentru digitalizarea aspectului facturării. Practica antreprenorială arată faptul că maximizarea gradului de adresare potrivită a nevoilor antreprenoriale în materie de soluții digitale este susținută prin intermediul acestor colaborări cu specialiști în domeniu. La momentul actual, cele mai multe companii utilizează aplicații de facturare integrate cu RO e-factura, cu scopul fluidizării modului de lucru și a reducerii timpului investit pentru cuantificarea erorilor. În definitoriu, pentru a simplifica întregul proces de lucru. Evident, există și antreprenorii care dispun de un buget limitat. Pentru aceștia există soluții optimizate la ceea ce ei pot oferi sau chiar gratuite (oferite de către ANAF sau https://ro-efactura.ro oferit gratuit de Facturis Online). Recomandarea noastră în ceea ce privește sporirea gradului de conformitate digitală, fiscală și legislativă în spectrul RO e-facturii este legată de utilizarea unui sistem de facturare integrat cu RO e-factura. Acesta va asigura toate premisele legate de: eficiență, reducerea timpului de lucru cu sarcini adiacente și consumatoare de timp (generarea facturii în format xml, logarea prin intermediul sistemului RO e-factura din cadrul site-ului ANAF, urmărirea autonomă a statusului facturii trimise etc.). 1. Alege utilizarea aplicației web pentru completarea facturii în format electronic pusă la dispoziție de către ANAF contribuabililor; 2. Sau alege utilizarea autonomă a unei aplicații de facturare integrată cu RO e-factura. 3. Sau alege utilizarea unei aplicații de facturare și gestiune stocuri varianta desktop instalată pe calculatul tău Etapa 3: instruiește persoanele care se ocupă de partea de facturare Un aspect vital, fără de care conformarea la RO e-factura poate fi compromisă, este legat de înțelegerea fluxului de lucru de către persoanele care gestionează aplicațiile de facturare. De prea puține ori factorii decizionali ai companiei înțeleg semnificația acestui aspect și nu prioritizează procesul de instruire, catalogându-l drept costisitor și ,,time-consuming”. Totuși, este mult mai costisitor și frustrant să corectezi permanent erori care vin din înțelegerea limitată a manierei de funcționare a unui proces din interiorul organizației. În acest mod, se reduc mult mai multe costuri care pot să apară din utilizarea greșită a platformei care vin din pregătirea insuficientă a personalului atunci când vine vorba despre utilizarea RO e-facturii. Cu alte cuvinte, înainte de implementarea oricărei inovativități digitale în cadrul companiei tale, prioritizează instruirea în prealabil a personalului pentru a asigura liniaritatea procesului de utilizare a acestora. Etapa 4: delimitează termene de raliere, condiții de utilizare și mapează eficient și succint principalele aspecte legate de funcționare Toate aceste aspecte pot fi conturate sub forma unui Infografic legislativ RO e-factura. În această manieră, iată mai jos cele mai importante aspecte de care trebuie să ții cont în calitatea de SRL sau PFA, atunci când utilizezi RO e-factura. Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura de către SRL și PFA: DA Momentul incipient în utilizarea sistemului RO e-factura: începând cu prima factură emisă de către SRL-ul sau PFA-ul în cauză Mod de utilizare a platformei: în regim gratuit prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF sau în mod autonom prin aplicații special concepute pentru partea de facturare Modele de afaceri care se subscriu utilizării sistemului RO e-factura: B2B, B2C, B2G Termen legal de transmitere a facturii în cadrul platformei: 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii Tipuri de documente care se încarcă în cadrul RO e-facturii: facturi, autofactura, nota de creditare, factura de corecție, factura informativă în scopuri contabile Sancțiuni ale nerespectării transmiterii facturii emise în relația B2B: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni ale primirii și înregistrării în evidența financiar-contabilă a companiei a unei facturi care nu a fost încărcată în prealabil în cadrul sistemului RO e-factura: amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii Sancțiuni privind nerespectarea termenului limită cu privire la încărcarea facturilor emise în cadrul RO e-factura: amendă cuprinsă între 5000 și 10 000 de lei pentru contribuabilii mari, între 2500-5000 de lei pentru contribuabilii mijlocii și 1000-2500 de lei pentru celelalte categorii de contribuabili cât și pentru persoanele fizice. Etapa 5: reia cele 4 etape ori de câte ori simți că ai pierdut controlul în procesul de utilizare al platformei Chiar dacă ai impresia că stăpânești procesul privind utilizarea platformei RO e-factura, există posibilitatea ca uneori să identifici anumite sincope. În acest sens, ori de câte ori consideri că ai deraiat de la traseul prestabilit, reia cei 4 pași și reîncepe aplicarea consecventă a acestora. Pragmatic: reia discuția cu specialiștii în domeniu și reconfigurează traseul digitalizării facturării. Este posibil să fie necesare anumite ajustări care să permită optimizarea modului de lucru, aspect care poate fi concretizat în urma acestor discuții constructive. De asemenea, persoana responsabilă de conformitatea fiscală poate remapa anumite obligații noi legate de utilizarea sistemului, de care poate nu ai luat cunoștință la momentul oportun; verifică dacă softul utilizat pentru facturare asigură toate premisele eficientizării procesului în context RO e-factura. În caz contrar, reanalizează opțiunile inițiale și reconfigurează decizia de adoptare a unei soluții digitale noi care să îți asigure liniaritatea procesului; ocupă-te de persoanele care transmit facturi în cadrul sistemului. Obține din nou asigurări asupra gradului de asimilare a întregului proces de către aceste persoane și dacă este cazul reia procesul de instruire pentru a te ralia la gradul de conformitate fiscală scontat. Atunci când discutăm despre RO e-factura și toate implicațiile utilizării sistemului, suntem convinși că deja deții toate informațiile care să îți confere pârghiile necesare pentru asigurarea nivelului de conformitate fiscală scontat. Totuși, poate lipsi un plan predecesor procesului efectiv de utilizare al sistemului, care poate avea influență asupra obținerii gradului de conformitate fiscală țintit în spectrul RO e-facturii. Acest materiale îți oferă 5 etape importante de care trebuie să ții cont atunci când dorești să obții succesul în ceea ce reprezintă conformarea la utilizarea sistemului RO e-factura. Totuși, trebuie să ții permanent cont de specificul activității derulate de către compania ta și să customizezi propriile etape de urmat înaintea implementării oricărui proces cu impact asupra activității tale prezente și viitoare.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
0
e-Factura : , , , , , ,
Cine este obligat să folosească E-factura în România

Cine este obligat să folosească E-factura în România

Direcții particularizate pentru antreprenori Deși o tematică consacrată în ecosistemul afacerilor din România, sistemul RO e-Factura și multiplele sale valențe face ca subiectul să rămână constant pe podiumul principalelor interese ale antreprenorilor, indiferent de vremuri legislative și de împrejurări fiscale. Pentru cei care abia pătrund în mediul antreprenorial în calitate de antreprenori novice permanent lucrurile dobândesc nuanțe variate în acest spectru. Lucrurile nu stau foarte diferit nici pentru antreprenorii experimentați. Multiplele modificări și apanajul sistemului RO e-Factura asupra altor paradigme ale digitalizării fiscale, precum este RO e-TVA, fac ca necesitatea optimizării practicilor în utilizare să fie o condiție imperativă a asigurării liniarității procesului de conformare fiscală. Știm, poate suna destul de alambicat însă lucrurile nu sunt chiar atât de complicate precum par la prima vedere. Cu ,,arsenalul” necesar gestionarea acestora poate deveni un proces relativ facil. Unul dintre principalele aspecte care conturează deja premisele pentru utilizarea corectă a sistemului RO e-factura este legat de aspectul delimitării obligativității utilizării acestuia. Cu alte cuvinte, care sunt categoriile de contribuabili obligați la utilizarea sistemului alături de termenele de raliere la modernitatea digital-fiscală. În cadrul acestui material, vom examina în lumină nouă problematica, pentru ca orice antreprenor sau potențial utilizator a sistemului să adopte decizii informate și clare privitor la această obligativitate. Fără să insistăm asupra diverselor nuanțe ale sistemului RO e-Factura, întrucât omniprezența acestuia la nivelul proceselor organizaționale autohtone este atestată, reamintim faptul că sistemul este indispensabil și că în afara utilizării lui afacerile realmente nu pot exista. Chiar dacă sună destul de ferm, realitatea din mediul de afaceri este legată de inseparabilitatea acestui sistem de funcționalitatea unui business. Pe scurt! În prim plan… Indiferent de…formă juridică Indiferent de…dimensiunea companiei Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura În prim plan… Un prim aspect care poate surprinde un plan principal al cadrului conturat de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România este legat de spectrul tot mai larg al categoriilor de utilizatori care se raliază la aplicabilitatea paradigmei în contexte particularizate. Mai trebuie să cunoști faptul că tranziția spre utilizarea platformei RO e-Factura a fost una etapizată. Cu alte cuvinte, sistemul a devenit ,,activ” la momente diferite pentru categorii distincte de antreprenori. Acest aspect poate fi interpretat drept unul favorabil pentru contribuabili întrucât o tranziție treptată la utilizarea sistemului generează impact pozitiv pentru experiența antreprenorială. Altfel spus, are loc granularea experienței antreprenoriale în scopul facilitării utilizării sistemului. Practic, orice antreprenor încă neînrolat se poate inspira din experiența celor care deja au utilizat sistemul și au identificat o serie de sincope. În acest fel, va fi mult mai facilă ralierea la toate modificările din spectrul RO e-Factura iar conformarea fiscală mult mai ușoară. e-Factura: Indiferent de…formă juridică În cazul în care te întrebi dacă există delimitări cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura în spectrul afacerilor, funcție de statutul juridic al companiilor, ei bine, află faptul că nu există astfel de categorisiri. Astfel, fie că activezi sub forma unui SRL, a unei persoanei fizice autorizate (PFA), a unei întreprinderi individuale ori familiale, a unei societăți pe acțiuni ori sub o altă formă de organizare care nu se află sub cupola unui statut juridic, obligativitatea înrolării în E-factura este o cerință universal valabilă. De ce afirmațiile de mai sus sunt valide și au un puternic ecou în spațiul de afaceri? Gândește-te la faptul că, orice activitate economică derulată are la bază diverse tranzacții comerciale. Tranzacțiile economice sunt oficializate prin intermediul facturilor emise. Facturile emise și primite fac obiectul sistemului RO e-factura. Așadar, indiferent de forma juridică sub cupola căreia se derulează activitatea ta, tranzacțiile comerciale vor fi transpuse la nivelul facturilor emise care ulterior sunt încărcate în cadrul platformei RO e-Factura. Cine foloseste e-Factura? e-Factura: Indiferent de…dimensiunea companiei O altă nuanțare din background-ul utilizării platformei este legată de diferențieri ale aplicabilității funcție de dimensiunea companiilor. Unii antreprenori se întreabă dacă aspectul utilizării sistemului poate suferi diverse finețuri funcție de parametrul dimensiunii companiei. Răspunsul este NU, indiferent de mărimea activității tale, transmiterea facturilor în cadrul platformei este element cu caracter de obligativitate. Singura subtilitate aici este legată de faptul că o companie cu un volum mai mare de activitate va avea de gestionat un număr mai mare de tranzacții și implicit mai multe facturi de transmis și monitorizat pin intermediul RO e-factura. Pentru aceste situații însă există o serie de soluții informatizate care sprijină antreprenorii și departamentele de facturare în procesul de emitere, transmitere, verificare, descărcare și fluidizare a utilizării sistemului. e-Factura: Indiferent de…gradul de digitalizare al companiei Un alt unghi al problematicii utilizării sistemului RO e-factura este legat de aplicabilitatea sistemului indiferent de gradul de digitalizare al companiei tale. Foarte multe companii, la momentul apariției acestei obligativități a utilizării sistemului RO e-factura nu au avut la dispoziție logistica necesară din punct de vedere digital pentru asigurarea unui proces eficient de tranziție. Să nu mai discutăm despre faptul că mulți contribuabili încă practicau emiterea facturii în mod manual prin utilizarea tipizatelor. Aspectul transpunerii la realitatea pragmatică a sistemului RO e-factura în cadrul acestor companii a reprezentat o reală provocare pentru cei care nu erau ,,updatați” la modernitatea digitală. Și totuși, acesta nu a ținut cont de ,,bucătăria digitală internă” a companiilor. Schimbarea a fost inevitabilă. Pentru companiile a căror nivel de digitalizare a fost corelat la modificările actuale în materie de modernizare, gradul de dificultate al tranziției la sistemul RO e-Factura a fost mai redus spre deosebire de cele care au fost nevoite să pornească de la 0, care au fost constrânse să contureze un întreg ecosistem digital care să susțină utilizarea eficientă a paradigmei. Delimitări punctuale cu privire la persoanele obligate la utilizarea sistemului RO e-factura Acum că am stabilit faptul că elementele de background antreprenorial precum sunt forma de organizare juridică, dimensiunea companiei și gradul de digitalizare al acestora nu interferează în mod direct cu prevederile legale în materie de aliniere la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, putem să punctăm aspectele de fond cu privire la acest spectru. Mai exact, cine este concret obligat să utilizeze E-factura în anul 2025? Pentru a răspunde la această întrebare vom analiza actul normativ principal, care surprinde tabloul persoanelor obligate la îndeplinirea acestei prevederi. Așadar, iată mai jos imaginea completă a contribuabililor care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura: #1 companii care își derulează activitatea sub cupola unui SRL, PFA, SNC, SA, SCS, II, IF. Așa cum menționam anterior, forma de activitate nu dictează opționalitatea sau obligativitatea sistemului. Fie că deții un SRL sau îți derulezi activitatea sub cupola unei forme de organizare fără personalitate juridică, emiterea facturilor și încărcarea acestora în cadrul sistemului RO e-factura este obligatorie. #2 Pe lângă toate aceste aspecte de fond legate de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura, există o serie de alte nuanțe. De exemplu, o altă categorie de utilizatori ai sistemului este redată de persoanele impozabile stabilite în România, indiferent de statutul deținut din punct de vedere a taxei pe valoare adăugată. Cu alte cuvinte, fie că te afli în categoria persoanelor impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată fie ești neplătitor de TVA, te vei înregistra ca utilizator al sistemului RO e-factura. Concret, care sunt persoanele impozabile eligibile pentru aplicarea dispozițiilor legate de utilizarea sistemului RO e-factura? Conform art. 266, alin. (2) din cadrul Codului Fiscal, persoanele eligibile pentru aplicarea sistemului RO e-factura, indiferent de statutul deținut din punct de vedere al TVA-ului, sunt persoanele impozabile care au sediul activității economice în România și care își derulează activitatea în România; persoanele impozabile care au sediul activității economice în afara României dar care dispun de toate resursele tehnice și umane necesare pentru derularea activității economice, deținând un sediu fix în România;  persoanele impozabile a căror activitate economică se derulează în afara României iar sediul fix se află în România. #3 Obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura survine și organelor de executare silită, executorii judecătorești și Agenției Naționale de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate. Dacă aceste entități emit facturi în numele furnizorilor, indiferent de statutul deținut de aceștia în spectrul TVA-ului (persoane impozabile plătitoare sau neplătitoare de TVA), pentru livrări de bunuri efectuate în cadrul operațiunilor de executare silită ori de valorificare a bunurilor mobile și imobile sechestrate în cazul procesului penal, acestea vor trebui transmise în cadrul sistemului RO e-factura. Aceste facturi se transmit și furnizorului prin intermediul sistemului. #4 Asociațiile și fundațiile, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partide politice, culte care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA au obligativitatea utilizării sistemului începând cu data de 1 iulie 2025. Cu alte cuvinte, cultele, ONG-urile și partidele trebuie să utilizeze sistemul începând cu data de 1 iulie 2025. #5 Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori trebuie să se conformeze la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu luna viitoare. Așadar, de la 1 octombrie 2025 aceștia devin utilizatori activi ai platformei. Ralierea la obligativitatea utilizării de către această categorie de utilizatori a fost prelungită, unul dintre termenele privind conformarea fiind plasat în luna iulie a anului curent. Totuși unele aspecte tehnice legate de imposibilitatea operaționalizării sistemului la momentul respectiv pentru fermierii persoane fizice care aplică aceste regim special a făcut ca această răzgândire să fie necesară. Cât de pregătiți vor fi aceștia la doar 3 luni mai târziu de data de 1 iulie, rămâne de văzut. O nuanță de care trebuie să ținem cont în acest spectru este legată de următorul aspect: operatorii economici care livrează bunuri ori prestează servicii către aceste categorii de contribuabili nu au obligația transmiterii prin intermediul RO e-factura a documentelor emise până la momentul activării obligativității de utilizare a sistemului pentru acestea. #6 Toate tipurile de entități care emit facturi în cadrul modelelor de afaceri de tip B2B, B2C și B2G. Cu alte cuvinte, toate facturile emise către persoanele juridice, către persoanele fizice și către instituțiile guvernamentale trebuie să fie încărcate în cadrul sistemului RO e-factura, cu unele excepții descrise și în cadrul paragrafelor de mai sus. # 7 Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale pentru livrarea de bunuri/prestarea de servicii care fac obiectul unor facturi emise începând cu data de 1 octombrie 2025. De asemenea, dacă în calitate de operator economic trebuie să emiți o factură pentru aceste tipuri de entități până la această dată, atunci încărcarea ei în cadrul platformei nu este obligatorie. Dacă totuși aceste categorii de contribuabili figurează în registrului RO e-factura opțional, atunci transmiterea facturilor este obligatorie. Toate cele 7 repere descrise mai sus conturează tabloul de ansamblu în ceea ce privește obligativitatea utilizării sistemului RO e-Factura în anul 2025 sau răspund la întrebarea: Cine este obligat să utilizeze E-factura în România în 2025? Evident, lista de mai sus poate fi nuanțată de o serie de situații specifice și customizată funcție de o mulțime de particularități ale modului de organizare ale activității economice. În acest sens, cred că ar fi de folos să nu uităm un principiu de bază atunci când ne raportăm la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în România, și anume: (aproape) orice contribuabil care își derulează activitatea sub cupola unei forme de organizare juridică sau fără personalitate juridică și care emite o factură pentru livrarea de bunuri, prestarea de servicii și efectuarea de lucrări trebuie să încarce această factură în RO e-factura, ținând cont evident de acele mici excepții ilustrate mai sus. Ordonanța 120/2021 mai trasează câteva direcții cu privire la tipuri de operațiuni sau contribuabili care nu face în mod direct obiectul declarării în RO e-Factura însă acestea vor fi surprinse prin intermediul unui material viitor. În concluzie, putem să reținem faptul că utilizarea RO e-factura vizează o categorie vastă de utilizatori, de la instituții publice până la mediul privat. Orice factură emisă care atestă comercializarea de bunuri, indiferent de destinatarul acesteia (cu micile excepții indicate mai sus) trebuie să fie încărcată în cadrul sistemului.   Referințe principale de informare Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015. Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
0
e-Factura : , , , , ,
Ce program de facturare recomandați?

Ce program de facturare recomandați?

Fiecare business are anumite nevoi, în funcție de gradul de dezvoltare, de tipul de activitate și de complexitatea gestiunii stocurilor de marfă. Indiferent de toate aceste criterii, un program profesional de facturare și gestiune a stocurilor, mai ales în noile condiții cu e-Factura, reprezintă soluția perfectă pentru a oferi un serviciu rapid și de calitate prin automatizarea proceselor de facturare și gestiune. Întrebarile de genul: \"Ce program de facturare recomandați?\" sau \"Care este cel mai bun program de facturare?\" sunt întrebări legitime care reflectă nevoia de a primi o recomandare foarte bine argumentată dar sunt și subiective. Subiectivitatea derivă din faptul că fiecare utilizator sau afacere are anumite nevoi proprii, cu anumite criterii de departajare care pornesc de la eficiență - la funcționalități - la costuri - la suport tehnic și până la integrări complexe cu alte sisteme. Experiența personală a fiecăruia influențează răspunsul iar \"cel mai bun program\" nu este universal valabil pentru toate afacerile. Totuși haide să vedem \"Cum alegi programul de facturare potrivit?\" Niciodată cel mai ieftin nu va reprezenta o soluție viabilă pentru un program de facturare complet și eficient. De ce? Pentru că, în afaceri, garanția succesului vine din decizii inteligente, analizate în prealabil, nu din economii pe termen scurt! Un program de facturare bun, complet și eficient, nu înseamnă funcționalități restrânse, limitate, care nu acoperă în totalitate nevoile businessului tău. Un business de succes, o gestiune a stocurilor, un raport complex, nu pot fi făcute cu jumătăți de măsură sau cu compromisuri. Pentru acest lucru ai nevoie de un program care îți oferă control total asupra procesului de facturare, asupra stocurilor, a inventarului, rapoarte în timp real, integrabilitatea cu programul de contabilitate folosit de contabilul tău dar mai ales automatizarea în ceea ce privește transferul și importul de date în condițiile noilor cerințe legale de digitalizare (program e-Factura, e-Case de marcat, e-TVA, SAF-T). Astfel, pentru a îți oferi răspunsuri relevante și utile la întrebarea \"Care este cel mai bun program de facturare?\", vom face o scurtă evaluare a programului de facturare Facturis Online, un pionier al programelor de facturare care se adaptează businessului tău, prin diferitele pachete de servicii care cresc odată cu nevoile și volumul afacerii tale. Ce program de facturare recomandați? Programul Facturis Online oferă utilizatorilor începând de la funcționalitățile standard de facturare (RO eFactura), la cele mai avansate precum: - facturarea multiplă - se pot selecta până la 100 de facturi; - facturarea recurentă - se pot configura contractele și astfel lunar se emit și se trimit pe email facturile clienților; - facturarea automată - configurarea și programarea facturilor sau a proformelor la date precise; - reconcilierea automată a plăților; - trimiterea automată a facturilor în SPV - la un anumit nr. de ore, zile sau o anumită oră din ziua respectivă; - arhivarea electronică a e-Facturilor; - integrare e-Transport; - modul complet și complex de gestiune a stocurilor; - alerte pentru stocuri; - exportarea datelor în programele de contabilitate - respectă SAF-T; - integrări cu magazine online, procesatori de plăți și curieri; - plata automată a facturilor prin link de plată sau cod QR; - funcții multi-user cu acces diferențiat de permisiuni la funcționalitățile programului de gestiune stocuri. Datorită experienței vaste în domeniu,  programul de facturare și gestiune stocuri, oferă desigur și avantaje cheie care, fără îndoială, fac din acesta un program complet profesional și anume: - emitere autofactura și trimiterea ei cu succes în SPV; - serviciul de Înregistrare Simplificată în SPV - vă înregistrează automat în sistemul e-Factura, în SPV; - citirea automată a conturilor bancare - se citesc automat 5-10 conturi bancare, sunt afișate toate tranzacțiile într-o singură fereastră și se împerechează automat încasările cu facturile în fișă client. - rapoarte și analize detaliate; Alegerea unui astfel de program de facturare care nu te limitează și îți oferă toate funcționalitățile necesare businessului tău, indiferent de dimensiunea acestuia, devine o bază solidă pentru un business eficient și scalabil. Raportul calitate-preț joacă un rol foarte important în orice alegere și de aceea pachetele de servicii oferite sunt gândite pentru a fi accesibile diferitelor tipuri de afaceri. Astfel, acest program este foarte atractiv și prețul lui, începe de la pachetul de facturare Standard (150lei/an), la care puteți adăuga pachete suplimentare pe măsură ce afacerea se extinde, terminând cu pachetele care au caracteristicile unui ERP complex. Nu în ultimul rând, poate cel mai important aspect de care trebuie ținut cont în recomandarea alegerii unui program de facturare, este faptul că nu toată lumea are aceleași abilități tehnice iar un suport tehnic, rapid și eficient este esențial atunci când apar diferite urgențe. Facturis Online oferă un serviciu de asistență sigur și prietenos Facturis Online oferă un serviciu de asistență sigur și prietenos, pentru a rezolva rapid orice urgență care ar putea apărea. Rapiditatea și eficiența departamentului tehnic de asistență reprezintă diferența majoră pe care acest program de facturare o oferă utilizatorilor săi. Încrederea unui suport tehnic prompt, cu disponibilitate imediată face diferența între \"un program de facturare\" și Facturis Online.
0
e-Factura : , , , ,