Facturis Online
program facturare integrat 100% cu
e-Factura

program facturare online
Va Prezentam

Ce reprezinta e-Factura?

Facturare electronica

RO e-Factura este sistemul national de facturare si posta electronica, implementat de ANAF in Romania pentru emiterea si trimiterea facturilor electronice.

Factura electronica

Factura electronica este factura emisa prin mijloace electronice, care circula in spatiul virtual si care permite prelucrarea sa automata de catre sistemul RO e-Factura.

Scopul e-Factura?

Scopul este sa eficientizeze colectarea taxelor si impozitelor, sa ajute la imbunatatirea gradului de colectare a TVA, ducand astfel la prevenirea evaziunii fiscale.

Vrei sa testezi programul nostru?

Completeaza datele tale, si te vom suna pentru o prezentare:

Facturier online integrat 100% cu e-Factura
de la doar

Facturier online de la doar

150 lei / an

Facturi / Proforme

Chitante fiscale

Avize de insotire a marfii

POS : Vanzare (Bon fiscal)

Registrul de casa

Fisa Client / Furnizor

Pe intelesul tuturor

e-Factura explicat in 3 pasi simpli

1. Furnizorul emite factura si o trimite catre e-Factura

Folosind o aplicatie de facturare, furnizorul completeaza, emite factura si o trimite catre sistemul e-Factura:

  • Factura trebuie trimisa in sistem, de catre operatorul economic, imediat dupa emiterea acesteia. Ea nu poate fi trimisa la sfarsitul lunii, cand ajung toate facturile la contabil, din programul acestuia de contabilitate;
  • Factura nu poate fi emisa in Word, Excell sau scrisa de mana pe tipizat deoarece nu se poate trimite in sistemul e-Factura in aceasta forma; Factura trebuie trimisa electronic, intr-un fisier xml, destul de greu de creat manual.
2. ANAF verifica corectitudinea facturii si o trimite catre client

ANAF verifica corectitudinea facturii trimise, o analizeaza si daca nu este corecta trimite inapoi raspuns catre furnizor cu detaliile eronate din factura. Daca factura trimisa indeplineste toate cerintele si verificarile necesare, atunci:

  • o accepta in sistem;
  • trimite raspuns furnizorului ca factura este valida;
  • ataseaza o semnatura electonica si prin acelasi sistem e-Factura o trimite furnizorului;
3. Clientul primeste factura si o plateste

Tot printr-o aplicatie de facturare sau contabilitate, clientul poate verifica in sistemul e-Factura daca a primit factura de la furnizor.

Fara batai de cap, simplu si usor

Cum functioneaza sistemul e-Factura

Facturis Online vine in sprijinul tau si iti declara facturile in sistemul e-Factura fara ca tu sa pierzi din timpul tau cu aceasta operatie.

Aplicatia Facturis Online, iti citeste toate facturile emise de catre furnizori, pentru verificare si pentru introducerea automata in aplicatie (fara ca tu sa fii nevoit sa introduci facturile de la furnizor pentru evidenta furnizorilor). In acest fel, tu poti verifica oricand corectitudinea facturilor emise de catre furnizorii tai si de asemenea, poti verifica daca ei le-au declarat exact cu aceleasi valori pe care le-ai primit si tu (astfel te asiguri ca nu exista fraude).

Special pentru utilizatorii Faturis Online care folosesc si gestiunea stocurilor, acum este posibil ca aplicatia Facturis Online sa introduca automat nota de intrare receptie marfa (NIR-ul) daca se pot identifica produsele!!! Aceasta optiune contribuie foarte mult la digitalizarea afacerii tale …. Gandeste-te cat timp iroseai cu introducerea nir-urilor in aplicatia de gestiune si stocuri! Acum, prin acest sistem e-Factura, acest lucru se poate face automat!

Trebuie sa-ti aloci timp suplimentar pentru declararea facturilor in e-Factura?

Raspuns clar: Nu!

Facturis Online se ocupa de absolut totul si declara pentru tine in sistemul ANAF e-Factura toate facturile emise de tine!

  • Cu ajutorul autentificarii OAUTH 2.0 puse la dispozitie de ANAF tu mandatezi printr-un singur click aplicatia Facturis Online sa declare pentru tine facturile in sistemul e-Factura. Aceasta operatie sa face foarte usor folosind semnatura reprezentantului legal, a reprezentantului desemnat sau a imputernicitului, printr-un singur click, cu ajutorul  semnaturii electronice calificate. Pentru detalii puteti citi articolul despre autorizarea programului de facturare prin link de catre administrator sau de catre contabil?
  • Apoi, prin setarile din Facturis Online tu iti configurezi cand si cum sa fie trimise automat facturile in e-Factura, fara ca tu sa pierzi timp pretios in special cu verificarea daca s-au declarat corect sau nu facturile in sistemul national de facturare electronica e-Factura.
Te ajutam

Intrebari despre sistemul e-Factura

  • Autentificarea OAUTH 2.0 este o metoda de autentificare, pusa la dispozitie de catre ANAF pentru a facilita accesul la SPV al aplicatiilor software, pentru a putea transmite si citi facturi din e-Factura (dupa ce utilizatorul cu semnatura digitala isi da acceptul).
  • Raspunsul este in principal DA. Ai nevoie de o semnatura digitala suplimentara ca sa declari facturile in sistemul RO e-Factura ori de cate ori ai nevoie. De asemenea mai exista si varianta in care poti ruga contabilul sa iti mandateze aplicatia Facturis Online folosind semnatura lui daca este de acord cu acest lucru.
  • Răspunsul este NU. Art.10, alin.4 din OG 120/2021 care prevedea obligativitatea înscrierii în registrul RO e-Factura a fost abrogat în art.65, alin.5 din Legea 296/2023. Totuși, această obligativitate le revine în continuare conform O.G. 120/2021 cu modificările și completările ulterioare, operatorilor economici care nu sunt stabiliți în România.
  • Da, începând cu data de 1 ianuarie 2024, potrivit Legii 296/2023, toate entitățile care derulează operațiuni taxabile în România vor fi obligate să raporteze toate facturile emise prin sistemul RO e-Factura.
  • Raspunsul este nu. Aplicatia Facturis Online te anunta daca s-a reusit trimiterea cu succes a facturii, dupa care, in background (fara ca tu sa depui nici un efort), aplicatia citeste automat toate raspunsurile primite pentru toate facturile.
  • Raspunsul este nu. Tu trebuie doar sa iti configurezi toate listele de coduri necesare in Nomenclatorul de Produse si aplicatia Facturis iti va pune in e-Factura toate codurile, indiferent de client. Astfel se respecta o anumita lista de coduri pentru B2G si alta lista de coduri pentru B2B.
  • Raspunsul este: cu un singur click. Cu ajutorul aplicatiei de facturare, Facturis Online, poti trimite una sau mai multe facturi cu un singur click. Echipa noastra a depus eforturi sustinute pentru a se asigura ca acest proces sa nu fie o povara.
  • Raspunsul este nu. Responsabilitatea revine persoanei care se ocupa de facturare din firma respectiva. Folosind o aplicatie de facturare, declararea facturilor in sistemul e-Factura se afla la un click distanta (toate lucrurile sunt realizate de catre aplicatia de facturare).
  • Beneficiarul facturii își va putea descărca factura primită de la furnizor din cadrul meniului Raspunsuri al SPV – ANAF. După validarea facturii de către sistem, aceasta este disponibilă beneficiarului pentru descărcare. Menționăm faptul că folosind programul nostru de facturare, Facturis Online, acest lucru se va face automat iar fișierele ce conțin facturile se vor regăsi în cadrul programului. Ele se vor regăsi atât sub formă de fisier ZIP ce va conține XML-ul validat cât și sub formă de PDF pentru o ușoară citire și gestionare a acestuia.
  • Conform art.10, alin.1 din O.G. 120/2021, emitentul facturii electronice are obligația de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Acest lucru nu îl obligă pe emitent ca acesta să fie singurul canal de transmitere, dar este obligatoriu să fie și acesta. Vă amintim că factura originală se consideră a fi fișierul XML transmisă sau primită prin SPV, care poartă semnătura MF.
  • Destinatarul unei facturi fie ea și transmisă in mod abuziv către acesta, nu poate respinge acea factură. El are opțiunea de a transmite mesaj emitentului prin intermediul mesageriei SPV și de asemenea neînregistrarea ei în contabilitatea proprie. În condițiile unor practici abuzive, formularul de contact din cadrul mesageriei poate fi luat în considerare.
  • Nu există termenul de anulare a unei facturi în SPV. În cazul transmiterii unei facturi eronate, aceasta se va storna cu o nouă factură în care cantitățile vor fi cu minus și se va face referire la factura eronată (380 – Factura storno). Apoi, dacă se dorește se transmite o nouă factură corectă (380).
  • Se stornează cu o factură de corecție doar poziția greșită cu minus la cantitate. Se specifică la tipul facturii „Factură corectată 380”. După care se transmite factura finală reemisă ca urmare a unei corecții a unei facturi inițiale (384).
  • Termenul legal este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
  • Reprezentantul legal al societății este răspunzător, indiferent cine este persoana responsabilă cu transmiterea facturii în sistemul e-Factura. Acestea se subordonează reprezentantului legal în baza relațiilor contractuale.
  • Raspunsul este da, deoarece nu dispare obligativitatea societăților cu privire la arhivarea facturilor.
  • Factura originală este considerată a fi factura validă, care poartă sigiliul ANAF, adică acel fișier ZIP care se va downloada din sistem și conține factura în format XML. Acel fișier va fi arhivat și păstrat în eventualitatea unui control.
  • Da, programul Facturis Online păstrează toate facturile, atât cele emise cât și cele primite din e-Factura. Ele sunt disponibile în program oricând, pe termen nelimitat.
  • Deși ne-ar părea rău să nu mai faci parte din comunitatea Facturis, întelegem că poate nevoile tale au crescut și ne bucurăm pentru tine și astfel îți oferim posibilitatea să descarci din program toate arhivele ZIP care conțin toate facturile tale, (emise, primite) salvandu-le în calculatorul tău.
  • Legea 296/2023 specifică foarte clar „operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, au obligația să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura„.
Va detaliem

Mai multe informatii despre sistemul ANAF RO e-Factura

  • Acest lucru se realizeaza in cativa pasi simpli de urmat, pentru ca mai apoi aplicatia de facturare sa faca restul in sistemul e-Factura pentru dvs.

    Declararea facturilor in sistemul e-Factura nu revine in obligatia contabilului (desi si el detine semnatura de acces la SPV) ci persoanei desemnata cu emiterea facturilor in societatea respectiva. Acel utilizator care detine si el o semnatura digitala cu acces la contul SPV al firmei trebuie doar sa acceseze un link de autorizare a aplicatiei Facturis Online, care sa trimita/primeasca in contul SPV toate facturile emise/primite.

    1. Autorizare aplicatie Facturis Online

    Folosind autentificarea OAUTH 2.0, aplicatia Facturis Online va trimite facturi in sistemul e-Factura fara a mai fi nevoie tot timpul de semntaura digitala prezenta pe calculatorul/calculatoarele de unde se emit si se trimit facturile.

    Astfel, vei avea nevoie doar o singura data de o semnatura, atunci cand mandatezi/autorizezi aplicatia Facturis Online sa-ti trimita facturile in SPV.

    Cum se face aceasta autorizare?

    Intrand in meniul Configurare – Integrari : e-Factura se apasa butonul de autorizare, dupa care se alege una din cele doua metode de autorizare.

    Avem la dispozitie doua variante:

    – de la un calculator care are semnatura;
    – sau de la alt calculator, trimitand persoanei respective un link pe care trebuie sa-l acceseze si sa isi dea acceptul ca Facturis Online sa poata incarca facturi in SPV pentru acea firma.

    Cel ce acceseaza acel link ii va aparea o fereastra in care i se cere autorizarea pentru firma respectiva:

    Dupa autorizare trebuie sa va apara in fereastra confirmarea autorizarii:

    Dupa autorizare trebuie sa va apara in fereastra de configurare e-Factura ceva de genul:

    2. Completare coduri produse

    Pentru facturile emise catre stat(B2G) trebuie ca la fiecare produs sa completezi codul din lista de coduri CPV (Common Procurement Vocabulary), iar Identificatorul schemei trebuie să aiba valoarea ‘STI’ (din lista de coduri UNTDID 7143):

    https://licitatiiseap.ro/coduri_cpv/

    Pentru facturile catre persoane juridice(B2B) si pentru produsele cu risc ridicat trebuie sa completezi codurile din lista de coduri Nomenclatura Combinată, Nomenclatura tarifară și Tariful Vamal Comun (EU Combined Nomenclature), iar Identificatorul schemei trebuie să aiba valoarea ‘TSP’ (din lista de coduri UNTDID 7143):

    https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=OJ:L:2021:385:FULL&from=RO

    http://www.intrastat.ro/doc/NC2022_RO.pdf

    Acest lucru se realizeaza din Nomenclatorul de Produse si poti folosi oricare coloana dintre coloanele de observatii (Observatii 1-6) sau oricare coloana de coduri produse (Cod EAN, Cod SKU, Alt Cod).

    Apoi, in Configurare – e-Factura se configureaza exact ce coduri doresti sa trimiti in e-Factura selectand coloana dorita:

    Daca ai facturi si B2G si B2C, vei completa in Nomenclatorul de produse ambele coduri iar aplicatia de facturare iti va pune ambele coduri in e-Factura, nemaifiind nevoie de separarea facturilor B2G de B2B sau de selectia tipului facturii inainte de trimitere in sistemul e-Factura.

    3. Trimite simplu si usor in sistemul e-Factura

    Dupa ce pasii de mai sus au fost efectuati, trimiterea facturilor in sistem devine o formalitate. Si anume: dupa ce se finalizeaza factura si nu se mai doreste nici o modificare, se intra la Documente – Facturi – Registru facturi, se selecteaza facturile dorite si se apasa butonul de trimitere e-Facturi.

    Aplicatia Facturis Online iti va trimite facturile in SPV si te va anunta daca s-au trimis cu succes. Tot aplicatia va verifica ulterior si raspunsurile pentru fiecare factura in parte, updatand statusul facturilor cu raspunsul din sistemul e-Factura. Daca acest status este “Trimis OK” atunci facturile s-au trimis corect si au fost validate cu succes de cate ANAF.

  • Sistemul RO e-Factura reprezintă o platformă electronică pusă la dispoziție de Ministerul Finanțelor împreună cu Agenția Națională de Administrare Fiscală, ce permite primirea și prelucrarea facturilor în format electronic structurat de tip XML.

     

    Începand cu 1 ianuarie 2024, operatorii economici stabiliți în România sunt obligați conform legii 296/2023 să transmită facturile emise către acest sistem. Atât transmiterea cât și primirea facturilor prin acest sistem presupune parcurgerea anumitor pași ce trebuie respectați.

     

    Etapele sunt următoarele pentru a încărca facturile în sistemul RO e-Factura:

    1. Obținerea unei semnături digitale
    2. Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV)
    3. Încărcarea facturilor emise în sistemul RO e-Factura
    4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori

     

    1. Obținerea unei semnături digitale

    Primul pas pe care trebuie să îl faceți este obținerea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, de la o firmă autorizată pentru prestarea unor astfel de servicii, autorizată de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul digital calificat permite generarea unei semnături electronice calificate, cu valoare legală, ce poate fi folosit atât pentru accesarea Spațiului Virtual Privat al ANAF dar și pentru semnarea diverselor documente în relația cu: CNAS, ITM, SICAP, MFE, ONRC, DGITL, partenerii de afaceri și desigur în cadrul firmei pentru semnarea oricărui document important.

    Aceste certificate digitale pentru semnături electronice pot fi achiziționate foarte rapid de la partenerul nostru certSIGN de aici.

     

    2. Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV)

    Spațiul Privat Virtual reprezintă un serviciu gratuit, accesibil permanent prin internet pe site-ul anaf.ro. Înregistrarea în SPV, presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea anumitor documente justificative. După înregistrarea/înrolarea în SPV, puteți trimite sau primi acte administrativ fiscale, puteți accesa informații cu privire la contribuțiile sociale sau obligațiile fiscale.

    Înregistrarea în SPV se poate face accesând: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

     

    3. Încărcarea facturilor emise în sistemul RO e-Factura

    Sistemul RO e-Factura este disponibil în cadrul SPV iar pentru încărcarea facturilor emise în acest sistem, ele vor trebui transmise în format electronic de tip XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii.

    Din acest motiv vă recomandăm folosirea unui program de facturare care are implementă transmiterea facturilor emise în sistemul e-Factura.

    Facturis Online vă oferă acest beneficiu și poate fi testat în mod gratuit timp de 30 zile, de aici (link creare cont).

     

    4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori

    După trimiterea facturii electronice în fișier structurat de tip XML către sistemul RO e-Factura, acesta va fi verificată în mod automat, dacă îndeplinește toate cerințele din punct de vedere structural, semantic și mai apoi este validată sau invalidată de către sistemul ANAF.

    Aici putem avea două cazuri:

    – în cazul în care factura respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi validată și i se va aplica automat semnătura electronică a MF urmând a se transmite factura mai departe destinatarului;

    – în cazul în care factura nu respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi invalidată iar emitentul primește un mesaj cu erorile identificate. Această factură va trebui corectată și retrimisă în sistem pentru verificare și validare.

     

    Destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea în SPV, utilizând semnătura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor.

    Foarte important de mentionat este faptul că folosind programul de facturare Facturis Online, toți acești pași, respectiv citirea răspunsurilor privind validarea facturilor, descarcarea facturilor primite de la furnizori prin sistem, se vor face automat de către program, nemaifiind nevoie de logarea dvs. de fiecare dată în SPV, în sistemul RO e-Factura.

    Pentru a folosi programul Facturis Online în trimiterea e-Factura, este necesară autorizarea acestuia folosind semnătura electronică a reprezentantului legal, a reprezentantului desemnat sau a împuternicitului. În cazul autorizării programului folosind semnătura împuternicitului (acest lucru presupune primirea acordului din partea acestuia, vă rugăm să citiți Autorizarea programului de facturare prin link de către contabil) puteți omite etapele 1 și 2.

     

    În cazul în care destinatarul facturii are obiecții în legătură cu factura primită de la furnizor, acesta va înștiința furnizorul prin scrierea unui mesaj în acest sens, prin intermediul sistemului RO e-Factura.

    Este obligatoriu ca destinatarii facturilor primite prin intermediul sistemului să se asigure de corectitudinea datelor înscrise pe acestea, deoarece exemplarul original al facturii se consideră a fi fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a MF.

     

    Important!

    Factura emisă trebuie transmisă în sistemul e-Factura în termen de maxim 5 zile de la data emiterii.

    Data comunicării facturii către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

     

    Ca o concluzie, putem sublinia faptul că este necesară parcurgerea câtorva pași pentru a putea trimite facturile emise în sistemul ANAF RO e-Factura dar în același timp vrem să vă subliniem și importanța transformării anumitor provocări în oportunități și cum acestea pot fi depașite făcand alegerile cele mai bune pentru afacerea dvs. în vederea economisirii timpului și evitarea greșelilor umane, prin automatizarea unor procese repetitive.

     

    Recomandare:

    Articolul Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung

  • Obligativitatea raportării facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura de către toți operatorii economici stabiliți pe teritoriul României începând cu 1 ianuarie 2024 presupune transmiterea facturilor de mărfuri și servicii sub forma unui fișier de tip XML, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) în sistemul RO e-Factura.

    Acest lucru se va putea face exclusiv electronic, prin înregistrarea/înrolarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) și folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

     

    Pașii necesari înregistrării/înrolării în SPV, sunt:

     

    1. Se accesează site-ul anaf.ro, Servicii Online – Înregistrare utilizatori – Spațiul Privat Virtual – Persoane Juridice sau alte entități fără personalitate juridică.

    https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

     

    1. În cadrul meniului Înregistrare utilizatori persoane juridice și alte entități fără personalitate juridică, se va deschide o nouă fereastră în care vom selecta Înregistrare utilizatori cu certificat digital.

    https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj

     

    1. Se vor completa datele de identificare ale persoanei care poate avea calitatea de reprezentant legal, reprezentant desemnat sau de împuternicit al solicitantului. Se vor bifa cele două casuțe de atenționări și respectiv acordul privind termenele și condițiile de utilizare, după care se vor încărca fișierele care conțin:

    – documentul de confirmare al certificatului digital (acest document se va obține de la compania de la care ați achiziționat certificatul digital calificat pentru semnătură electronică);

    – arhiva zip cu documentele justificative care să ateste calitatea de reprezentant legat, reprezentant desemnat sau împuternicit.

    Se completează câmpul care conține codul de validare cu literele și cifrele afișate, apoi se apasă butonul Continuă.

     

    1. Se afișează pagina de confirmare a emailului, în care va trebui să confirmați codul primit pe email.

     

    1. După trimiterea cererii de înregistrare în SPV, aceasta urmează să fie verificată de către ANAF iar răspunsurile privind aprobarea cererii și respectiv activarea contului vor fi trimise pe adresa de email completată în formular.

     

    Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică, poate fi achiziționat foarte rapid, de la partenerul nostru certSIGN, accesând link-ul de aici.

  • E-Factura, obligatorie de la 1 ianuarie 2024 pentru toate tranzacțiile efectuate între entitățile stabilite în România!

    Ȋncepând cu data de 01.01.2024, toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent că sunt sau nu înregistrate în scop de TVA, vor avea obligaţia de a raporta facturile prin sistemul RO e-Factura. Ȋn acest moment, această obligativitate le revine doar operatorilor din turism care acceptă vouchere de vacanță, celor care operează bunuri cu risc fiscal dar şi celor care încheie tranzacții cu statul Român (B2G).

    Ce înseamna obligația raportării în sistemul RO e-Factura?

    România a primit acceptul Comisiei Europene de derogare de la articolele 218 şi 232 din Directiva TVA pentru a introduce măsuri speciale în scopul simplificării procedurii de colectare a TVA şi a combaterii evaziunii fiscale. Ȋn acest sens, începând cu data menționată, contribuabilii vor trebui să emită facturi în format electronic pe care să le trimită mai apoi în format XML şi în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

     

    Etapele implementării şi obligativitatea operatorilor economici începând cu 1 ianuarie 2024

    Prima etapă: 1 ianuarie – 30 iunie 2024

    – toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, vor fi obligate să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura.

    – toate persoanele impozabile nestabilite în România, adică nerezidente, dar care sunt înregistrate în scopuri de TVA în ţara noastră, au obligaţia să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura.

    – toate persoanele impozabile stabilite in România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, care efectuează tranzacţii cu instituţiile publice altele decât cele din relaţia B2G definită în legislaţia anterioară, au obligaţia să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura.

    Sunt exceptate de la transmiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura, livrările de bunuri expediate sau transportate în afara UE de către furnizor sau de către o altă persoană în numele său şi de asemenea de către cumpărătorul care nu este stabilit în România sau de către o altă persoană în numele său.

    De menţionat faptul că în această primă etapă, furnizorii pot emite facturile către destinatari atât în format clasic pe hârtie, cât şi în format electronic dar este obligatoriu să le trimită în sistemul e-Factura în format XML, prin Spaţiul Privat Virtual (SPV).

    A doua etapă: 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2026

    Facturile acceptate din punct de vedere fiscal în scopul de deducere a TVA-ului vor fi doar cele transmise şi acceptate prin sistemul RO e-Factura.

    Facturile emise trebuie transmise în sistemul e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Nerespectarea acestui termen, se consideră contravenţie şi va atrage după sine sancţiuni. Ȋn perioada de implementare a acestei obligaţii adică 1 ianuarie – 31 martie 2024, nu se vor aplica sancțiuni contravenţionale pentru nerespectarea acestui termen.

    Ce contravenții şi sancțiuni se vor aplica în urma nerespectării transmiterii facturilor emise în sistemul RO e-Factura ?

    Emiterea şi înregistrarea facturilor în format clasic pe hârtie sau în format electronic fără transmiterea lor în sistemul e-Factura, nerespectarea termenului legal de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura va fi considerată contravenție. Aceasta va fi sancționată cu amenzi cuprinse între 1.000 si 10.000 lei, în funcție de dimensiunea contribuabililor definiți potrivit legii.

    În concluzie, pentru a respecta această nouă obligație legală, contribuabilii vor trebui să se pregatească şi să identifice soluțiile informatice care să le permită transmiterea şi primirea datelor în şi din sistemul RO e-Factura, în formatul impus de ANAF (XML), prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

    Este important de menționat faptul că alegerea instrumentelor de lucru necesare pentru transmiterea datelor în sistemul e-Factura este un pas ce trebuie analizat pentru a oferi conformitate legală şi eficientă pentru a vă asigura că faceți cea mai bună alegere în funcție desigur, de nevoile afacerii dvs..

  • Ȋncepând cu data de 1 ianuarie 2024 toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scop de TVA au obligația legală de a încărca facturile emise în sistemul ANAF, RO e-Factura.

    Pentru respectarea acestei obligații operatorii economici stabiliți pe teritoriul României trebuie să parcurgă următorii paşi:

    1. Ȋnregistrarea în sistemul informatic al ANAF în Spaţiul Privat Virtual (SPV)

    Pentru aceasta este nevoie de obţinerea unui certificat digital (semnatură digitală) cu ajutorul căruia vă veţi înregistra în sistemul informatic Spatiul Privat Virtual (SPV): https://anaf.ro urmând pașii ceruți pentru înregistrare: inrolare SPV persoane juridice.

    Semnătură digitală se va obţine de la o firmă autorizată în acest domeniu. Cu ajutorul acestui certificat digital veți putea avea acces la contul SPV pentru firma dvs. și veți putea încărca și descărca facturile în sistemul RO e-Factura.

    2. Emiterea facturilor electronice

    Toate facturile emise pentru toate tranzacţiile efectuate între operatorii economici (B2B) şi între operatorii economici şi instituţiile statului (B2G) vor trebui emise în formatul electronic XML, impus de către ANAF, format care respecta un set de reguli foarte stricte şi care trebuie să conţină anumite informaţii obligatorii.

    Vă prezentăm mai jos câteva modele de fişiere de tip XML care reprezintă facturi electronice pt. RO e-Factura în formatul UBL2.1:

    Model XML pentru e-Factura în valută:

    Model XML e-Factura  pentru agenţii de turism (vouchere de vacanţă)

    Model XML RO e-Factura pentru firmele neplătitoare de TVA

    Ca să vă faceţi o idee aceste fişiere se editează în orice editor de texte şi arată cam in felul următor:

    Exemplu de factura in XML (UBL 2.1) pentru o firma neplatitoare de TVA:

    descarca fisierul XML

    
    <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:QualifiedDataTypes-2" xmlns:udt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:UnqualifiedDataTypes-2" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">
       <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:efactura.mfinante.ro:CIUS-RO:1.0.0</cbc:CustomizationID>
       <cbc:ID>FAC 1</cbc:ID>
       <cbc:IssueDate>2022-06-14</cbc:IssueDate>
       <cbc:DueDate>2022-06-28</cbc:DueDate>
       <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
       <cbc:DocumentCurrencyCode>RON</cbc:DocumentCurrencyCode>
       <cac:AccountingSupplierParty>
          <cac:Party>
             <cac:PartyIdentification>
                <cbc:ID>34283300</cbc:ID>
             </cac:PartyIdentification>
             <cac:PartyName>
                <cbc:Name>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:Name>
             </cac:PartyName>
             <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>B-DUL IULIU MANIU, NR.6E, PARTER, CAMERA NR 3, SC.1, AP.3, SECTOR 6</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>SECTOR6</cbc:CityName>
                <cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
                <cac:Country>
                   <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
             </cac:PostalAddress>
             <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:RegistrationName>
                <cbc:CompanyID>34283300</cbc:CompanyID>
             </cac:PartyLegalEntity>
          </cac:Party>
       </cac:AccountingSupplierParty>
       <cac:AccountingCustomerParty>
          <cac:Party>
             <cac:PartyIdentification>
                <cbc:ID>19211548</cbc:ID>
             </cac:PartyIdentification>
             <cac:PartyName>
                <cbc:Name>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:Name>
             </cac:PartyName>
             <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>B-DUL IULIU MANIU, NR.6E, PARTER,CAMERA 1, SC.1, AP.3, SECTOR 6</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>SECTOR6</cbc:CityName>
                <cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
                <cac:Country>
                   <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
             </cac:PostalAddress>
             <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:RegistrationName>
                <cbc:CompanyID>19211548</cbc:CompanyID>
             </cac:PartyLegalEntity>
          </cac:Party>
       </cac:AccountingCustomerParty>
       <cac:TaxTotal>
          <cbc:TaxAmount currencyID="RON">0.00</cbc:TaxAmount>
          <cac:TaxSubtotal>
             <cbc:TaxableAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxableAmount>
             <cbc:TaxAmount currencyID="RON">0.00</cbc:TaxAmount>
             <cac:TaxCategory>
                <cbc:ID>O</cbc:ID>
                <cbc:TaxExemptionReasonCode>VATEX-EU-O</cbc:TaxExemptionReasonCode>
                <cac:TaxScheme>
                   <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
             </cac:TaxCategory>
          </cac:TaxSubtotal>
       </cac:TaxTotal>
       <cac:LegalMonetaryTotal>
          <cbc:LineExtensionAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:LineExtensionAmount>
          <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
          <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
          <cbc:PayableAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:PayableAmount>
       </cac:LegalMonetaryTotal>
       <cac:InvoiceLine>
          <cbc:ID>1</cbc:ID>
          <cbc:InvoicedQuantity unitCode="H87">5.000</cbc:InvoicedQuantity>
          <cbc:LineExtensionAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:LineExtensionAmount>
          <cac:Item>
             <cbc:Name>Test e-factura</cbc:Name>
             <cac:ClassifiedTaxCategory>
                <cbc:ID>O</cbc:ID>
                <cac:TaxScheme>
                   <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
             </cac:ClassifiedTaxCategory>
          </cac:Item>
          <cac:Price>
             <cbc:PriceAmount currencyID="RON">1000.00</cbc:PriceAmount>
          </cac:Price>
       </cac:InvoiceLine>
    </Invoice>
    

    Acest fişier XML se poate viualiza sub forma unei facturi în PDF cu o aplicaţie pusă la dispoziţie chiar de către ANAF: https://www.anaf.ro/uploadxml/ şi astfel o factură în PDF după fişierul XML de mai sus arată în felul următor (descarcă PDF):

     

    3. Transmiterea facturilor electronice

    Transmiterea facturilor în format XML se face prin logarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV), în sistemul RO e-Factura urmând paşii:

    • Se intră pe site-ul https://anaf.ro
    • Se apasă pe opţiunea de Autentificare Certificat
    • Se selectează şi se introduce parola de la semntaura electronică (certificat digital)
    • Se intră în meniul Factura electronică şi se selectează opţiunea Trimitere Factură

     

     

    • Se selectează codul fiscal pentru care doriţi să încărcaţi e-Factura (1.), apoi se alege fişierul XML cu toate datele e-Facturii completate corect (2.) şi la sfârşit se apasă butonul Transmitere XML factura

     

    4. Validarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura

    După transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura, acesta verifică în mod automat structura şi corectitudinea întocmirii fişierului XML încărcat.

    Dacă fişierul este transmis corect, se va genera în mod automat un mesaj de validare (răspuns) iar factura va primi o semnatură electronică din partea MF care va confirma acceptarea acesteia în sistem.

    Dacă fişierul transmis este incorect, se va genera în mod automat un mesaj cu detaliile eronate din factură. După corectarea erorilor apărute, se va trimite din nou factura în sistem pentru validare.

    5. Cum primeşte clientul factura de la furnizor?

    Dacă factura electronică îndeplineşte toate cerinţele şi este validată de către sistemul ANAF, destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea prin Spaţiul Privat Virtual (SPV), utilizând semnatura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor (din meniul Factura electronica – Răspunsuri factura). Va putea vizualiza XML-ul e-Facturii respective şi ca să o poată citi/interpreta trebuie să o convertească in fişier PDF cu acel utilitar pus la dispoziţie de către ANAF: https://www.anaf.ro/uploadxml/

    6. Păstrarea facturilor

    Fişierele care conţin facturile electronice în format XML sunt disponibile pentru descărcare din sistemul RO e-Factura timp de 60 zile de la validarea acestora. După terminarea acestei perioade, ele vor fi arhivate şi eliberate doar la cerere.

    7. Cum prelucrez datele în şi din format XML pentru e-Factura

    ANAF pune la dispoziţie resurse şi ghiduri pentru vă ajuta să îndepliniţi această obligaţie legală. Cu toate acestea fişierul în format XML este un fişier ce respectă reguli stricte şi necesită o inţelegere a datelor şi a modului acestora de organizare.

    Astfel crearea manuală a unui fişier XML, urmărirea procesului de validare a facturii, descărcarea lui şi apoi nevoia de a-l interpreta sau poate de a-l transforma în alt format este un proces destul de complicat.

    Din acest motiv, dezvoltatorii de astfel de programe de facturare oferă în acest moment soluţii de automatizare a întregului proces.

     

    Alegerea unui program de facturare care să trimită automat factura în acest sistem, să urmărească validarea ei, să citească, să verifice şi să introducă facturile emise de către furnizori este una practică şi eficientă.

    Este important să evaluaţi cerinţele şi resursele în luarea celei mai bune decizii pentru dvs. şi afacerea dvs.

    Utilizarea unui program de facturare pentru sistemul RO e-Factura

    Obligativitatea operatorilor economici de a trimite facturile emise în sistemul RO e-Factura deşi poate părea o corvoadă, aceasta se poate transforma într-un beneficiu prin utilizarea unui program de facturare care pune la dispoziţia clienţilor săi transmiterea automată a facturilor în sistemul ANAF.

     

     

    Cele mai importante beneficii în utilizarea unui astfel de program sunt reprezentate de:

    – Eficienţa operaţională;

    Un program de facturare este uşor de folosit de către oricine, putând astfel crea şi trimite facturile în sistemul RO e-Factura cu o simplă apăsare a unui buton, fără a mai fi necesară cunoaşterea detaliată a specificaţiilor fişierului de tip XML.

    – Urmărirea şi gestionarea facturilor;

    Programul de facturare online este autorizat de către client şi prin utilizarea de funcţii API verifică în mod automat statusul trimiterilor tale şi citeşte răspunsurile primite pentru toate facturile tale din sistem.

    – Evitarea erorilor;

    Eroarea umană este inevitabilă în astfel de operaţiuni. Utilizarea unui program de facturare reduce considerabil riscul producerii erorilor, asigurându-se că toate detaliile au fost introduse în mod corect.

    – Gestionarea documentelor;

    Atât facturile emise cât şi cele primite de la furnizori le regăseşti în program pentru o perioadă nelimitata de timp, beneficiind astfel de o gestionare eficientă a acestora. Ȋn sistemul RO e-Factura documentele sunt păstrate timp de 60 zile, după care ele sunt arhivate şi puse la dispoziţie doar la cerere.

    – Actualizări şi suport tehnic;

    Programele de facturare sunt întotdeauna în pas cu tehnologia şi de asemenea cu modificările legislative. Un program bun de facturare vine de asemenea în sprijinul clienţilor săi şi cu suportul tehnic oferit când aceştia întâmpină probleme.

     

    Ca o concluzie, un program de facturare are ca scop principal eficientizarea procesului de facturare prin economisirea timpului dvs. şi prin siguranța că facturile emise şi transmise în sistemul RO e-Factura sunt conforme cu legea în vigoare.

  • Obținerea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică pe token sau în cloud

    În vederea respectării obligativității raportării facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura începând cu 1 ianuarie 2024, operatorii economici stabiliți în România vor putea face acest lucru exclusiv electronic, prin înregistrarea/înrolarea în Spațiul Privat Virtual (puteți accesa aici articolul despre Înregistrarea în SPV) care presupune folosirea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

    Obținerea unui certificat digital calificat poate fi realizată atât de la partenerul nostru certSIGN, cât și de la orice altă firmă autorizată în acest domeniu.

    Acest certificat digital calificat pentru semnătură electronică poate fi achiziționat cu valabilitate de 1 an, 2 ani sau 3 ani, în funcție de opțiune. De asemenea, puteți opta pentru unul din cele două tipuri de semnătură:
    – semnătură electronică pe token;
    – semnătură electronică în cloud.

    Semnătura electronică pe token

    Primul pas este alegerea unui furnizor autorizat în acest domeniu și optați pentru obținerea semnăturii electronice pe token online. Acest lucru presupune un proces de identificare video online și vă scutește de drumuri inutile.
    După completarea formularului de achiziție cu datele dvs. de identificare și bifarea căsuțelor privind acordul, se va plasa comanda, urmând a se efectua plata în funcție de opțiunea aleasă.

    După confirmarea plății veți fi redirecționat în pagina de identificare video unde veți putea parcurge procesul de identificare.
    Pentru parcurgerea procesului de identificare video este necesară utilizarea unui dispozitiv cu microfon și camera web (telefon/laptop/desktop cu microfon și camera cu rezoluție de min. 2 megapixeli, browser recomandat Google Chrome), conexiune foarte bună la internet și de asemenea un document de identitate aflat în perioada de valabilitate, în original.

    După parcurgerea acestui pas, veți primi răspunsul final privind validarea, prin e-mail.
    Certificatul digital calificat va fi emis în termen de 5 zile lucrătoare, apoi se expedia împreună cu dispozitivul criptografic securizat (token) la adresa indicată la înregistrare.

    Recomandare: puteți achiziționa semnătura electronică pe token de la partenerul nostru certSIGN, dând click aici.

    Semnătură electronică în cloud

    Aceasta se obține la fel ca și în cazul semnăturii electronice pe token, de la un furnizor autorizat în acest domeniu, optând pentru semnătura electronică în cloud. Procesul de achiziție se realizează 100% online și puteți opta pentru un certificat digital calificat pentru semnare la distanţă, cu valabilitate de 1 an, 2 ani sau 3 ani, în funcție de preferința fiecăruia.

    Atenție însă, în cazul certificatelor de semnătură electronică în cloud, acestea sunt de regulă condiționate de un număr limitat de semnături per an/per valabilitate. În cazul în care stiți că vă sunt necesare folosirea unui numar foarte mare de semnături, vă recomandăm achiziționarea unei semnături electronice pe token.
    Avantajul major al achiziționării unei semnături electronice în cloud este faptul că este acolo unde ești și tu. Poate fi accesată oricand, oriunde te-ai afla, de pe telefon, tabletă, laptop sau PC.

    Foarte important de menționat este faptul că în cazul folosirii unui program de facturare pentru trimiterea și descarcarea facturilor în și din sistemul e-Factura, este necesară folosirea o singură dată a semnăturii electronice, fie ea în cloud sau pe token și anume când se autorizează programul de facturare să realizeze în mod automat toate operațiunile în relația cu sistemul ANAF.

    Următorul pas pentru obținerea semnăturii electronice în cloud, este completarea formularului de achiziție cu datele dvs. de identificare și bifarea căsuțelor privind acordul. Apoi, se va plasa comanda, urmând a se efectua plata în funcție de opțiunea aleasă.

    După confirmarea plății veți fi redirecționat în pagina de identificare video unde veți putea parcurge procesul de identificare.
    Pentru parcurgerea procesului de identificare video este necesară utilizarea unui dispozitiv cu microfon și camera web (telefon/laptop/desktop cu microfon și camera cu rezoluție de min. 2 megapixeli, browser recomandat Google Chrome), conexiune foarte bună la internet și de asemenea un document de identitate aflat în perioada de valabilitate, în original.

    După finalizarea cu succes a procesului de identificare video, veți primi invitațiile pentru:

    – configurarea mecanismului de autorizare;
    – creare a contului în platforma de semnare în cloud.

    Ghidul pentru configurarea mecanismului de autorizare, crearea contului în platforma de semnare vă vor fi puse la dispoziție de către firmele respective.

    Ce trebuie sa știți despre achiziția semnăturii electronice în cloud, este că certificatul digital va fi emis în termen de maxim 5 minute după finalizarea procesului de autorizare.

    Recomandare: puteți achiziționa semnătura electronică în cloud de la partenerul nostru certSIGN, dând click aici.

Alege Facturis Online

Nu stii ce program de facturare sa alegi?

Noi iti oferim solutia.

  • Alege Facturis Online, programul de facturare care face totul pentru tine, pentru ca tu să nu simți deloc povara declarării facturilor în sistemul ANAF e-Factura.
  • Echipa Facturis este aici pentru tine! Lasă experții să-și facă treaba, alege ce e mai bun pentru tine și afacerea ta, astfel încât această trecere la un sistem național de facturare să nu te copleșească și tu să te poți dedica în continuare consolidării afacerii tale.
  • Raport calitate/preț excepțional: cu doar 150/lei pe an poți emite facturi în sistemul e-Factura
  • Nou: Facturis Online a dezvoltat pentru tine o versiune COMPLET GRATUITĂ pentru emiterea, trimiterea și descărcarea facturilor primite, în și din sistemul RO e-Factura.
  • Fă-ți cont, testează programul complet, timp de 30 zile gratuit și în funcție de nevoile afacerii tale alege varianta care ți se potrivește. Poți opta să folosești în continuare doar varianta gratuită sau poți revoluționa afacerea ta beneficiind de funcționalitățile avansate ale versiunilor plătite.

Program de facturare gratuit susținut de:

certsign
facturis-online
avocatnet
aysa
Ne poti contacta daca ai neclaritati despre e-Factura

Completeaza aici datele tale de contact, iar noi te vom suna:

Facturier online integrat 100% cu e-Factura
de la doar

Facturier online de la doar

150 lei / an

Facturi / Proforme

Chitante fiscale

Avize de insotire a marfii

POS : Vanzare (Bon fiscal)

Registrul de casa

Fisa Client / Furnizor