Facturarea a trecut prin multe schimbări în ultimii ani. Din acest motiv, antreprenorii cataloghează procesul drept unul dintre cele  dinamice din cadrul companiei. Eticheta atribuită facturării corespunde aproape perfect cu realitatea antreprenorială actuală. Ba mai mult. Schimbările de paradigmă digitală arondate facturării electronice au făcut ca modele de afaceri să urmeze o cu totul altă direcție și să fie redefinite de modernitate, inovație și actualitate.

Dacă ai întreba personalul din cadrul departamentului de facturare care este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă, ce răspuns crezi că ai primi? Unul dintre aceste răspunsuri ar fi legat de conformarea la normele facturării electronice. Un alt răspuns ar putea fi reprezentat de integrarea sistemului RO e-factura la nivelul aplicațiilor de facturare. Nu ar trebui să uităm de asemenea de dificultatea gestionării unui volum semnificativ de facturi atunci când vine vorba despre marcarea tuturor acestora cu ,,sigiliul RO e-facturii”, dacă vorbim despre companii cu activitate considerabilă. Iată așadar, cum întreg procesul arondat facturării electronice reprezintă o reală presiune pentru departamentul financiar-contabil al unei firme.

Pe scurt!
Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe
Și totuși, la ce se referă facturarea electronică?
Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice?
Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice?
Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml

Drum cu dublu sens. Facturarea electronică și cele două nuanțe

Cumva, facturarea clasică sau întocmirea facturilor folosind vechile metode reprezintă file de istorie. Aceasta a luat un cu totul alt făgaș atunci când sistemele moderne de informatizare au pătruns și în interiorul acestui proces. Atunci când vorbim despre facturarea electronică, cel mai adesea ne gândim la două nuanțe, și anume: facturarea care se realizează exclusiv prin intermediul aplicațiilor informatice, respectiv facturarea care implică utilizarea sistemului RO e-factura. Cumva cele două se întâlnesc la mijlocul drumului și se contopesc într-un singur sens, și anume: facturarea electronică la momentul actual este indispensabil corelată la utilizarea sistemului RO e-factura.

Și totuși, la ce se referă facturarea electronică?

Două contexte. Două nuanțe. Un singur sens. În definitoriu, facturarea electronică înseamnă procesul de emitere a unei facturi în formatul acceptat de către sistemul RO e-factura. Practic, pornim de la obligativitatea actuală a companiilor cu privire la utilizarea platformei RO e-factura pentru încărcarea facturilor emise și pentru descărcarea celor primite. În acest context, factura electronică este fișierul în format acceptabil platformei RO e-factura, și anume factura în format xml. Totuși, înainte de utilizarea sistemului E-factura, care a fost conotația facturării electronice? Am putea spune ca aceasta se rezuma la a emite o factură cu ajutorul unei aplicații, concepută special pentru facturare sau pentru gestiunea financiar-contabilă a companiei. Conform Comisiei Europene, facturarea electronică reprezintă transmiterea digitală a unei facturi de la furnizor la cumpărător. Discutăm astfel despre o anumită structură general valabilă pentru facturile electronice emise și primite. Practic, se pune accent pe transmiterea în format electronic a facturilor emise. Înainte de perioada de pandemie, companiile aveau o oarecare flexibilitate în ceea ce privește emiterea facturilor electronice. După apariția perioadei de pandemie, acestea sunt constrânse la a respecta anumite cutume atât în ceea ce privește formatul unei facturi cât și modul de transmitere a acesteia către furnizori.

Cum se raportează legislația din România la aspectul facturii electronice?

Acum că am stabilit faptul că facturarea electronică este strâns legată la momentul actual de sistemul RO e-factura, trebuie să punctăm și modul în care este transpus conceptul la nivelul legislației din România. Aproape orice antreprenor din România cunoaște la aceste moment faptul că actul normativ care reglementează aspectele legate de utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de OUG 120/2021. Astfel, articolul 2 al actului normativ stabilește faptul că factura electronică reprezintă  ,,factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată”. Cu alte cuvinte, dacă înaintea epocii RO e-factura, prin factura electronică orice antreprenori înțelegea un document emis cu ajutorul tehnicii moderne sau printr-un program special conceput pentru emiterea de facturi, la momentul actual factura electronică este reprezentată de acest fișier xml. Practic, este vorba despre acel fișier din spatele facturii din format pdf, fișierul mai puțin prietenos cu utilizatorul, în sensul în care este mai greu de ,,citit” de către cel care emite factura și nu are o utilitate practică sau directă în spațiul de afaceri, în sensul în care tot factura în format pdf este cea care va fi vizualizată de către furnizor. Totuși, fișierul xml este cel care trebuie arhivat, conform normelor privind utilizarea sistemului RO e-factura și considerat drept factură originală.

Ce obligații are o companie pe ,,terenul” facturării electronice?

Acum că am stabilit la ce se referă în manieră directă o factură electronică, probabil te întrebi care este rolul tău în tot acest proces de facturare. Suntem convinși însă de faptul că nu ești deloc străin de tot ceea ce reprezintă utilizarea sistemului RO e-factura întrucât de acesta este indispensabil legat conceptul de facturare electronică. În afară de obligativitatea ralierii la utilizarea sistemului indiferent de forma juridică a companiei, dimensiune, tipuri de activități derulate ori alți parametrii de funcționalitate a acesteia, de obligativitatea transmiterii facturilor emise pentru persoane juridice, persoane fizice ori autorități publice, de obligația încărcării   facturii emise în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia, există o altă nuanță la care dorim să ne oprim prin intermediul acestui material. Este vorba despre obligativitatea emiterii fișierului de tip xml care interacționează în mod direct cu sistemul național RO e-factura. În această manieră, iată mai jos un minighid informativ cu privire la acest aspect.

Minighid informativ cu referire la facturarea electronică în termeni de fișier xml

Atunci când vorbim despre obligativitatea utilizatorului cu privire la emiterea fișierului xml, trebuie să punctăm câteva aspecte esențiale. În primul rând, utilizatorul este responsabil de emiterea facturii sub acest format xml. Practic, toate companiile (indiferent de forma de organizare a acestora), care emit facturi trebuie să se asigure ca acestea sunt în primul rând emise în format xml, pentru a asigura premisele utilizării sistemului RO e-factura. O factură în format pdf nu va putea fi încărcată în cadrul platformei. În acest sens trebuie să te asiguri asupra faptului că programul de facturare cu care lucrezi permite generarea fișierului în format xml. Articolul 4, alin. (6) din cadrul OUG 120/2021 precizează faptul că formatul original al facturii este considerat fișierul xml însoțit de sigiliul electronic al Ministrului Finanțelor. Obligația utilizatorului în legătură cu acest fișier este legată de:

• Generarea facturii în formatul xml;
• Încărcarea facturii în format xml în cadrul platformei RO e-factura;
• Asigurarea asupra validității fișierului xml care trebuie încărcat în cadrul platformei RO e-factura;
• Arhivarea în format xml a facturilor primite și emise.

Atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura, practic totul se rezumă la acest fișier xml care este principalul format în care sunt acceptate facturile în cadrul platformei. Toate responsabilitățile utilizatorului sunt legate de validitatea acestuia fișier. În acest sens, toate responsabilitățile arondate facturării electronice sunt corelate cumva la emiterea corectă a acestui fișier xml și tot ceea ce presupune partea de emitere de facturi și încărcare în cadrul sistemului RO e-factura. Și ca să remapăm obligațiile tale în calitate de utilizator în ceea ce privește facturarea electronică, reamintim următoarele aspecte:

• Emite factura în format xml cu ajutorul aplicației de facturare utilizată fie în regim autonom fie prin intermediul aplicației pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF. Nu uita faptul că acest fișier trebuie să respecte anumite reguli legate de construcția tehnică a acestuia, de exemplu respectarea standardului european EN 16931 care face trimitere la modelul semantic de bază al facturii electronice și a regulilor naționale RO_CIUS prevăzute de către legislația autohtonă;
• Emiterea facturilor are loc pe toate cele 3 paliere: B2B, B2C și B2G;
• Transmite factura emisă în acest format prin intermediul platformei RO e-factura în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acesteia;
• Descarcă facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura atât în format PDF pentru a facilita procesul de înregistrare în contabilitate a operațiunii) cât și în format xml;
• Arhivează facturile primite prin intermediul RO e-facturii precum și cele emise și încărcate în cadrul sistemului. Ține cont de faptul că nu momentul emiterii este definitoriu pentru validitatea facturii ci cel al certificării originalității documentului prin încărcarea în cadrul RO e-facturii.

Acestea ar fi câteva aspecte de care trebuie să ții cont ca antreprenor în spectrul facturării electronice. Trebuie să recunoaștem faptul că facturarea electronică a redefinit maniera derulării tranzacțiilor comerciale dintre companii. Astăzi, acestea nu mai pot fi percepute în afara facturării electronice. De aceea, este indicat ca fiecare antreprenor să optimizeze permanent ghidul intern de bune practici în sfera facturării electronice, pentru a spori gradul de conformitate legislativă și fiscală.

 

Referințe principale de informare

1. Site-ul Uniunii Europene, Facturarea electronică, disponibil la adresa: https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/einvoicing/indexamp_ro.htm.
2. Site-ul Comisiei Europene, eInvoicing Country Factsheets for each Member State and other countries, disponibil la adresa: https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108874/eInvoicing+Country+Factsheets+for+each+Member+State+and+other+countries?pk_vid=1*1dbwthj*vid*MWYxNTE4MWFmZTIxYTE2Yg..*timestamp*MTc1ODM3ODYyNTgxMw..
3. Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.