Definirea avizului de insotire a marfii

Avizul de insotire a marfii este documentul financiar-contabil utilizat in principal pentru insotirea bunurile expediate in diverse scopuri, pe parcursul transportului.

In majoritatea cazurilor, in momentul in care are loc livrarea de bunuri, acestea vor fi insotite de avizul de insotire a marfii, nu de factura.

Utilizarea avizului de insotire a marfii

Avizul de insotire a marfii serveste ca:

• Document de insotire pentru transportul marfii (dupa caz);
• Document ce sta la baza intocmirii facturii (dupa caz);
• Dispozitie de transfer a valorilor materiale dintr-o gestiune in alta, in diferite locatii ale aceleiasi unitati;
• Document de primire in gestiunea stocurilor (dupa caz);
• Document de descaracare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit (conform Ordinului 3512/2008).

Intocmirea avizului de insotire a marfii

Intocmirea avizului de insotire a marfii se face in doua sau mai multe exemplare, de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite de procedurile unitatii.

Avizul se poate intocmi si pe baza dispozitiei de livrare, folosita pentru eliberarea din magazine a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, a bunurilor cedate cu titlu gratuit sau date pentru stimularea vanzarii (dupa caz) si sta la baza inregistrarii zilnice in fisa de magazine de catre gestionar, sau persoana desemnata, a cantitatilor de materiale intrate in gestiune si a inregistrarii in nota de receptie si constatare diferente a bunurilor materiale interne.

Mentiuni ce pot sa apara pe aviz

Se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

In avizul de insotire a marfii se va mentiona “Fara factura” (dupa caz), atunci cand se face transfer intre gestiunile aceleasi unitati, dispersate teritorial, precum si in cazul transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, testare, premii, materiale promotionale etc.)

Pentru avizul de insotire a marfii emis pe valori materiale trimise pentru prelucrarea la terti se face mentiunea “Pentru prelucrare la terti”.

Informatii necesare sa apara in avizul de insotire a marfii

Datele ce trebuie sa le contina un aviz de insotire a marfii sunt:

• seria si numarul avizului;
• data emiterii;
• datele de identificare ale furnizorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• datele de identificare ale cumparatorului: denumirea societatii, adresa, CUI;
• denumirea, cantitatea si pretul bunurilor livrate (dupa caz);
• date privind expeditia: numele delegatului, seria si numarul cartii de identitate/buletin, mijloc de transport, ora efectuarii expeditiei;
• data primirii in gestiune si semnatura gestionarului primitor.

Facturarea avizului de insotire a marfii

In baza avizului, dupa expedierea marfii, se va intocmi factura aferenta acestuia. Emiterea facturii se face cel tarziu la data de 15 a lunii urmatoare intocmirii avizului, cu referire la avizul care o precede.

Intocmirea avizului in programul de facturare si gestiune stocuri Facturis