RO-efactura

Nota de recepție în contextul e-Facturii. Regim obligatoriu sau derogatoriu?

Adjudecat. Practica afacerilor acordă credibilitate și validare digitalizării fiscale. Aceasta ,,acaparează” procesele organizațiilor din România. De buna voie sau constrânși, factorii decizionali ai firmelor cedează teren pentru a face loc tuturor schimbărilor care se ivesc încă din zorii anului ce stă să vină. Anul care se situează la linia apusului, s-a aflat permanent sub valențele modernizării. O transformare cu răsunet proiectat pentru viitor. Un viitor care stă sub egida transformării constante. Este cert. Pe fundalul zugrăvit cu paleta digitalului, sunt puse sub semnul întrebării lucruri, procese și aspecte care până acum se aflau pe teren stabil. Parcă nimic nu mai este sigur. Îți pui întrebări cu privire la validitatea și coexistența unor documente care au avut dintotdeauna un loc clar în procesul de evidență contabilă a companiilor. Noi, echipa Facturis Online suntem alături de antreprenori pentru a repune pe noul traseu pe care navighează aceștia elementele legate de documentele primare. Rolurilor lor reinventându-se. Blogul nostru cuprinde deja o serie de materiale care clarifică scopul și țelul ,,remapat” al documentelor precum factura proformă, avizul de însoțire a mărfii, registrul de casă etc. pe o nouă cale a modernismului digital. Suntem siguri că deja ai obținut certitudini cu privire la implicarea noastră pentru a te susține în tot ce te copleșește în perioade ca acestea. Continuăm cu seria reperării documentelor de evidență primară pe traseul eFacturii, cu nota de recepție și constatare de diferențe. Unul dintre documentele cele mai des utilizate în evidența economică a proceselor organizației, alături de factură. Lumea internetului abundă de informații pe tema întocmirii notei de intrare recepție (NIR). Ba chiar blogul nostru îți conferă o bază documentară teoretică solidă pe marginea subiectului. Se remarcă însă o penurie cu privire la delimitarea clară a poziției documentului pe fondul conturat de apariția e-Facturii. Am văzut cumva, prin materialele anterioare, faptul că această paradigmă conferă noi roluri documentelor justificative. Și nu doar pe fondul E-facturii se întâmplă acest lucru. Putem vorbi și despre sistemul RO E-TVA ori RO E-case de marcat electronice fiscale. Alături de efactura, ecoul manifestat de aceste sisteme este remarcabil. Pe scurt! Ce reprezintă nota de recepție și constatare de diferențe definită de noul cadrul impus prin apariția E-facturii? Care sunt facturile pe marginea cărora se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe? Exemplu de bună practică! Atenție la neatenție! Care este data consemnării tranzacției aferente facturii de achiziție în cadrul NIR? Când practica bate teoria... De la bun început trebuie să menționăm faptul că nota de intrare recepție nu îți pierde sensul pe marginea ultradezvoltării sistemelor avansate de digitalizare fiscală. Rămâne însă întrebarea: Aceasta se reinventează pe marginea noului cadrul creat de apariția fenomenului RO e-Facturii? Regulile de întocmire rămân neschimbate? Este facilitat sau îngreunat procesul de generare a unei note de recepție? Acestea, precum și alte aspecte corelate la problematica NIR-ului în contextul e-Facturii vor fi puse sub conul de lumină în cele ce urmează. Ce reprezintă nota de intrare recepție și constatare de diferențe definită de noul cadrul impus prin apariția E-facturii? Pe marginea fundalului creionat de paradigma RO eFactura, nota de recepție și constatare de diferențe este definită drept documentul justificativ de înregistrare în contabilitate a bunurilor primite și recepționate în vederea încărcării în gestiune. Astfel, nota de recepție se întocmește pentru bunurile consemnate în cadrul facturilor electronice. Doar pe baza acestor facturi primite în RO e-Factura. În contextul dictat de RO e-Factura, atributul principal al notei de recepție și constatare de diferențe intens disputat în mediul de afaceri este cel raportat la calitatea de document justificativ. De altfel, atributul de document justificativ este pus sub lupă de către practicieni și teoreticieni, deopotrivă, încă de la momentul stabilirii caracterului de factură originală în context e-Factura. Subiectul este vast. Și totodată contradictoriu. Care sunt facturile pe marginea cărora se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe? Cu certitudine, nu ești înstrăinat de procedura privind validarea în cadrul departamentului financiar-contabil doar a facturilor primite prin intermediul sistemului național RO e-Factura. Aceasta începând cu luna iulie a anului curent (2024). Totuși, prevederile legale nu interzic înștiințarea clientului prin intermediul diverselor mijloace de comunicare cu privire la emiterea facturii. Ori transmiterea acesteia în formatul generat de către programul de facturare. Trebui să știi însă faptul că, pentru înregistrarea operațiunii în contabilitate, baza documentară este reprezentată de factura în forma originală a acesteia. Factura descărcată din cadrul platformei alături de semnătura aplicată a Ministerului de Finanțe. În acest context, nota de recepție se întocmește pe baza formularului de factură primit prin intermediul RO e-Factura. Cele mai multe programe de facturare sau de contabilitate permit la momentul actual descărcarea și importul facturilor din cadrul platformei naționale RO e-Factura. Acest fapt are loc pe baza certificatului digital calificat deținut de către administrator ori persoana împuternicită (contabilul). Un aspect esențial de care este necesar să ții cont, este legat de verificarea corectitudinii cu privire la contarea operațiunii. Astfel, operațiunea de achiziție de bunuri reflectată prin intermediul facturii electronice să fie transpusă corectă prin intermediul notei de recepție. Atenție! Nu se poate întocmi nota de recepție pe marginea unui facturi care nu figurează în cadrul sistemului național RO eFactura. Exemplu de bună practică! Compania XYZ SRL a primit de la furnizorul ZYX SRL factura de bunuri în valoare de 3500 de lei fără TVA (materie primă pentru realizarea unor componente auto). Data emiterii facturii este 01.11.2024, fiind și data indexării acesteia în cadrul sistemului național RO e-Factura. Programul de contabilitate al companiei XYZ SRL deține funcția integrată privitoare la descărcarea și importul datelor aferente facturii. Astfel, poate fi generată automat nota de intrare recepție a materiilor prime în gestiune pe baza importului datelor consemnate în cadrul facturii. Nota de recepție generată automat va cuprinde datele de identificare ale companiei, numărul acesteia, data (ziua, luna și anul), documentul care stă la baza întocmirii NIR-ului (factura sau avizul de însoțire a mărfii), mențiuni cu privire la membrii comisiei, denumirea bunurilor recepționate, cantitatea conform documente, cantitatea, prețul unitar și valoarea bunurilor care se recepționează, semnăturile membrilor comisiei care au asistat la recepționarea mărfurilor. Atenție la neatenție! Contarea operațiunii de achiziție a materiei prime se realizează prin intermediul contului 301 analitic, dacă este cazul. Orice altă manieră de a conta este eronată. De aceea, pentru că încă sistemele de preluare automată a datelor din cadrul RO eFactura sunt la momentul de debut, trebuie să verificăm maniera de contare a tranzacției, în așa fel încât operațiunea să reflecte realitatea economică în materie de contare corectă, date corecte ale partenerului preluate precum și valori corecte ale tranzacției. Care este data consemnării tranzacției aferente facturii de achiziție în cadrul NIR? Probabil că nu ești departe de mult disputatele aspecte legate de diferențele dintre data care apare pe factura primită în cadrul platformei și data de încărcare a acesteia. Există situații în care decalajul dintre cele două este considerabil. Cum procedăm în astfel de circumstanțe? Mai ales având în vedere caracterul de originalitate al facturii primite exclusiv în sistemul RO e-Factura. Caracter care dictează atributul de bază documentară principală pentru consemnarea operațiunii în contabilitate. Pentru delimitări clare cu privire la acest aspect, vom ilustra un caz concret... Când practica bate teoria... Există situații în sfera practicii tranzacțiilor comerciale, când o companie primește în format fizic factura care atestă achiziția de bunuri, prestarea de servicii ori efectuarea de lucrări de la un partener, în data de 10.11.2024. Încărcarea facturii în cadrul sistemului național RO E-factura are loc la data de 13.11.2024. Partenerul se încadrează în termenul prevăzut de către prevederile legale, și anume 5 zile calendaristice de la momentul emiterii documentului. Totuși, compania beneficiară a bunurilor, serviciilor ori a lucrărilor executate se găsește într-o dilemă cu privire la momentul consemnării în evidențele contabile a operațiunii. Se pune astfel întrebarea: Nota de intrare recepție se întocmește la momentul primirii facturii în format fizic (momentul efectiv al realizării operațiunii economice) ori la data comunicării indexului de încărcare în RO E-factura? Care este procedura privind înregistrarea operațiunii în contabilitate și implicit, care este data consemnării tranzacției de achiziție a bunurilor în cadrul notei de recepție, conform reglementărilor care planează în jurul mediului de business? În context RO E-factura, bineînțeles. Acum, cu privire la această problematică, părerile practicienilor pot să difere. Astfel, avem două fețe ale speței. Prima variantă este corelată la înregistrarea facturii în evidențele companiei la momentul emiterii acesteia de către partener. Astfel, dacă factura are ca dată de emitere 25.11.2024, iar indexul de încărcare în E-factura este comunicat la data de 30.11.2024, factura se înregistrează în contabilitate cu data de 25.11.2024. Și implicit, emiterea NIR-ului se realizează cu această dată. Care este baza legală care susține această practică? Actul normativ care vine în justificarea practicii este redat de Legea contabilității nr. 81/1991 care la articolul 6, alin. (1) specifică faptul că ,,orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.” Deci, consemnarea operațiunii noastre în cadrul contabilității și, implicit, întocmirea notei de recepție se realizează la data de 25.11.2024, momentul realizării efective a operațiunii economice legate de achiziție. A două variantă este legată de înregistrarea operațiunii la data comunicării documentului în cadrul RO E-factura. În cazul nostru, 30.11.2024. Ca bază fundamentală am putea să invocăm articolul 4 al OUG 120/2021, care prevede ca dată a comunicării facturii electronice către destinatar, data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare. Practic, pentru exemplul nostru, data comunicării facturii este 30.11.2024, care, în cazul nostru, nu corespunde cu cea a emiterii. Astfel, și nota de recepție va fi emisă cu data de 30.11.2024. Există, bineînțeles argumente pro și contro asupra celor două puncte de vedere. Pe baza raționamentului profesional, practicienii aleg cea mai corectă și potrivită variantă pentru consemnarea operațiunilor tranzacției prin intermediul notei de recepție. Noi pledăm pentru prima variantă, și anume cea la care înregistrăm în contabilitate tranzacția la momentul producerii acesteia. Și implicit, întocmim la acel moment și nota de recepție. Evident, urmărim ca factura primită să figureze în sistemul național RO e-Factura și arhivăm doar acel document considerat original conform normelor în vigoare. În final, pe scurt vom răspunde la cele 3 întrebări stabilite încă de la începutul materialului: 1. Nota de recepție se reinventează pe marginea noului cadrul creat de apariția fenomenului RO E-facturii? 2. Regulile de întocmire rămân neschimbate? 3. Este facilitat sau îngreunat procesul de generare a unei note de recepție? Nota de recepție cunoaște o altă față pe marginea noului context dictat de către fenomenul RO Efactura. Regulile de întocmire a acesteia rămân însă neschimbate. Din punctul nostru de vedere este facilitat procesul de întocmire al notei de recepție. Acest aspect este justificat din punct de vedere informatic. Aplicațiile informatice de contabilitate ori de facturare dețin la momentul actual tehnologii avansate care fac posibilă generarea NIR-ului pe baza importului facturii din cadrul sistemului național RO e-Factura. Totuși, responsabilitatea noastră este legată de supervizarea procesului, în așa fel încât, să fie asigurată corectitudinea, completitudinea și acuratețea datelor importate. Referințe principale de informare Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021. Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**), publicat în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008. Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.

9
DEC.
2024

Gestiune Stocuri : NIR, nota de intrare receptie, nota de intrare receptie si constatare diferente, nota de receptie, RO-efactura

Implicații ale sistemului național RO e-Factura asupra decontului precompletat de e-TVA. Ce trebuie să cunoască antreprenorii?

Transmiterea de către autoritățile fiscale, pe data de 5 septembrie 2024, a decontului precompletat (P300) către contribuabilii persoane impozabile plătitoare de taxă pe valoare adăugată a marcat concretizarea funcționalității sistemului RO e-TVA. Promisiunile lansate în mediul de afaceri în ultimele luni cu privire la implementarea paradigmei au prins într-un final formă. Contribuabilii din categoria menționată au avut primul contact cu documentul care surprinde în cea mai pragmatică manieră paradigma digitală fiscală în sfera TVA-ului. Maniera de conturare a decontului precompletat de TVA, pe baza informațiilor colectate din cadrul sistemelor RO e-Factura, RO e-Case de marcat, RO e-Transport etc. generează responsabilizarea contribuabililor. Această responsabilizare se produce pe direcția utilizării cu maximă rigurozitate a sistemelor, pe baza respectării tuturor normelor legislative în vigoare. Astăzi, prin intermediul acestui material vom pune sub lumina reflectoarelor maniera de corelare a informațiilor extrase din sistemului național RO e-Factura cu decontul precompletat de TVA. Ce implicații concrete are sistemul asupra precompletării decontului P300? De ce este important să respectăm prevederile în materie de utilizare a platformei naționale RO eFactura? Unde regăsim în cadrul decontului de TVA informațiile extrase din cadrul RO-eFactura? Acestea alături de alte aspecte de interes pentru tine ca antreprenor care te încadrezi în categoria plătitorilor de TVA, și nu numai, vor fi surprinse în cele ce urmează. Pe scurt! Ce este decontul precompletat de TVA și care este maniera de conturare a acestuia? Care este data de transmitere a formularului P300? Ce se întâmplă în situația în care sunt constatate diferențe semnificative între D300 și P300? Care este incidența sistemului RO e-Factura asupra decontului precompletat? Ce este decontul precompletat de TVA și care este maniera de conturare a acestuia? Decontul precompletat de TVA este asociat cu formularul P300 și conține date și informații declarate de către contribuabili în cadrul sistemelor RO e-Factura, RO eTransport, RO e-Sigiliu, RO e-SAF-T, RO e-Case de marcat, sistemul informatic integrat vamal precum și alte sisteme informatice ale Ministerului Finanțelor. Astfel, toate informațiile cuprinse în cadrul decontului au ca sursă datele preluate din cadrul sistemelor enumerate mai sus. Care este data de transmitere a formularului P300? Contribuabilii din categoria persoanelor impozabile plătitoare de TVA, au primit primul decont precompletat, în cadrul SPV, pe data de 5 septembrie 2024 cu referire la operațiunile derulate în luna iulie a anului curent. Astfel, începând cu luna septembrie, vei primi în cadrul SPV decontul precompletat, până pe data de 5 a lunii următoare termenului legal de depunere a decontului de taxă pe valoare adăugată, D300. Pe data de 5 octombrie 2024 și-a făcut apariția pentru a doua oară în funcționalitatea sistemului cel de-al doilea decont precompletat. Ce se întâmplă în situația în care sunt constatate diferențe semnificative între D300 și P300? Situația ideală este raportată la corelarea datelor din cadrul D300 cu cele din cadrul P300. Dacă sunt identificate diferențe semnificative între cele două deconturi, cel depus de către contribuabil până la data de 25 a lunii următoare perioadei la care se referă, precum și cel precompletat, transmis de către ANAF la data de 5 a lunii următoare termenului legal de depunere a decontului de taxă pe valoare adăugată, D300, atunci, vei primi în cadrul SPV formularul P300_diferențe. Aceasta face referire la Nota de conformare RO e-TVA. Pe scurt, nota de conformare cuprinde rândurile din cadrul decontului unde se identifică diferențe semnificative. De asemenea, se menționează obligativitatea transmiterii unui răspuns cu privire la soluționarea provenienței diferențelor în termen de 20 de zile de la data primirii notificării. Care este incidența sistemului RO eFactura asupra decontului precompletat? Cel mai probabil deja ești familiarizat cu maniera de funcționare a sistemului național RO eFactura. Care sunt însă implicațiile directe asupra modului de completare a decontului? Cum te responsabilizează aceste aspecte? Vom prezenta mai jos, pas cu pas, modul de reflectare a sistemului RO e-Factura în cadrul P300. De aici decurge și responsabilitatea deținută de tine ca antreprenor pentru emiterea corectă și transmiterea oportună a tuturor facturilor care fac referire la o anumită perioadă de raportare. 1. Unde regăsim în cadrul decontului precompletat de TVA câmpuri populate cu date provenite din cadrul sistemului RO e-Factura? Pentru aceasta, vom ilustra concret un model al decontului de TVA. La secțiunea LIVRĂRI DE BUNURI/PRESTĂRI DE SERVICII ÎN INTERIORUL ȚĂRII SI EXPORTURI, rândul 9 Livrări de bunuri și prestări de servicii, taxabile cu cota 19% regăsim valoarea înscrisă în cadrul P300 de 335.229 lei, TVA 63.692 lei. Cum se ajunge la această valoare menționată în cadrul decontului precompletat? În cazul nostru, există trei surse de prelevare a datelor, și anume: Date care provin din cadrul sistemului național RO e-Case de marcat, date care provin din cadrul sistemului național RO e-Factura precum și date prelevate din cadrul Declarației informative privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA (394). Astfel, valoarea globală menționată mai sus este formată din compilarea datelor preluate din cele 3 surse, precum poate fi vizualizat mai jos: De asemenea, decontul precompletat prezentat mai sus mai cuprinde date preluate din cadrul sistemului RO e-factura pentru următoarele categorii de operațiuni: ACHIZIȚII DE BUNURI/SERVICII ÎN INTERIORUL ȚĂRII ȘI IMPORTURI, ACHIZIȚII INTRACOMUNITARE SCUTITE SAU NEIMPOZABILE, rândul 24 Achiziții de bunuri si servicii taxabile cu cota de 19%, altele decât cele de la rd.27, și rândul 30 Achiziții de bunuri si servicii scutite de taxa sau neimpozabile. În acest caz, precum putem observa, pe baza informațiilor cuprinse în cadrul decontului precompletat, una dintre cele două surse de prelevare a datelor este sistemul național RO e-Factura, din cadrul căruia este preluată valoarea care coincide achizițiilor de bunuri și servicii. Astfel, valoarea generală preluată din cadrul RO e-Factura este de 204.424 lei, TVA 38.841 lei din care 15.270 lei corespunde achizițiilor de bunuri și servicii de la persoane care aplică sistemul TVA la încasare iar valoarea de 189.154 lei provine din achiziții de bunuri și servicii de la persoane care nu aplică sistemul TVA la încasare. 2. Unde regăsim datele prelevate din cadrul sistemului național RO e-factura care compun decontul precompletat de TVA? Facturile primite de către contribuabili în cadrul sistemului național RO eFactura constituie singura bază documentară pentru înregistrarea tranzacțiilor în contabilitate. De aici, acestea formează baza de date (facturi emise și primite de către un contribuabil care oglindesc achiziții și, respectiv, livrări de bunuri, servicii) pentru conturarea decontului precompletat de TVA. 3. Unde pot vizualiza contribuabilii raportul privind informațiile preluate din cadrul sistemului național RO e-Factura care stă la baza completării P300? Toate informațiile care stau la baza întocmirii decontului precompletat sunt cuprinse de 6 rapoarte, regăsite sub denumirea P300_detalii. Contribuabilii pot solicita aceste rapoarte pentru a analiza diferențele transmise prin intermediul Notei de conformare în vederea elaborării Notei justificative. Acestea pot fi regăsite prin accesarea opțiunii Solicitare ETVA din cadrul sistemului RO e-TVA, disponibil prin intermediul SPV. Precum menționam, regăsim 6 tipuri de rapoarte care cuprind toate informațiile extrase din cadrul sistemelor de digitalizare fiscală care stau la baza întocmirii decontului P300. Dintre acestea, te invităm să vizualizezi raportul referitor la datele extrase din sistemul național RO e-Factura. Iată mai jos un extras al acestuia. Acesta stă la baza conturării informațiilor prezentate în decontul precompletat prezentat mai sus. Precum putem astfel observa, raportul extras din cadrul sistemului național RO efactura surprinde o serie de aspecte corelate la: indexul de încărcare al facturii, data înregistrării, elementele de identificare ale partenerilor, numărul documentului, tipul facturii, cota de TVA, baza impozabilă și valoarea TVA-ului. Totalul facturilor primite de către o entitate prin intermediul SPV formează achizițiile cuprinse în cadrul decontului precompletat, funcție de tipologia acestora. Total facturilor emise de către contribuabil formează categoria vânzărilor exprimate particularizat în cadrul P300. Important! Fiecare contribuabil, indiferent de componența vectorului fiscal trebuie să se raporteze cu maximă responsabilitate la utilizarea sistemului național RO eFactura. Aspectul este acutizat pentru persoanele impozabile plătitoare de TVA a cărora efecte ale neutilizării conforme a sistemului poate avea consecințe negative asupra datelor preluate în decontului precompletat de TVA. Nu uita! Echipa Facturis Online îți stă la dispoziție cu soluții integrate pentru ca transmiterea facturilor în cadrul sistemului național să nu mai fie un motiv de îngrijorare pentru tine și afacerea ta. De aceea, am integrat pentru tine, în cadrul aplicației de facturare, funcția de transmitere automată a facturilor emise în cadrul sistemului în cea mai simplă manieră. Referințe principale de informare Sistemul național RO e-TVA, disponibil prin intermediul site-ului Agenției Naționale de Administrare Fiscală; Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale.

7
OCT.
2024