Adjudecat. Practica afacerilor acordă credibilitate și validare digitalizării fiscale. Aceasta ,,acaparează” procesele organizațiilor din România. De buna voie sau constrânși, factorii decizionali ai firmelor cedează teren pentru a face loc tuturor schimbărilor care se ivesc încă din zorii anului ce stă să vină. Anul care se situează la linia apusului, s-a aflat permanent sub valențele modernizării. O transformare cu răsunet proiectat pentru viitor. Un viitor care stă sub egida transformării constante.

Este cert. Pe fundalul zugrăvit cu paleta digitalului, sunt puse sub semnul întrebării lucruri, procese și aspecte care până acum se aflau pe teren stabil. Parcă nimic nu mai este sigur. Îți pui întrebări cu privire la validitatea și coexistența unor documente care au avut dintotdeauna un loc clar în procesul de evidență contabilă a companiilor. Noi, echipa Facturis Online suntem alături de antreprenori pentru a repune pe noul traseu pe care navighează aceștia elementele legate de documentele primare. Rolurilor lor reinventându-se. Blogul nostru cuprinde deja o serie de materiale care clarifică scopul și țelul ,,remapat” al documentelor precum factura proformă, avizul de însoțire a mărfii, registrul de casă etc. pe o nouă cale a modernismului digital. Suntem siguri că deja ai obținut certitudini cu privire la implicarea noastră pentru a te susține în tot ce te copleșește în perioade ca acestea.

Continuăm cu seria reperării documentelor de evidență primară pe traseul eFacturii, cu nota de recepție și constatare de diferențe. Unul dintre documentele cele mai des utilizate în evidența economică a proceselor organizației, alături de factură.

Lumea internetului abundă de informații pe tema întocmirii notei de intrare recepție (NIR). Ba chiar blogul nostru îți conferă o bază documentară teoretică solidă pe marginea subiectului. Se remarcă însă o penurie cu privire la delimitarea clară a poziției documentului pe fondul conturat de apariția e-Facturii. Am văzut cumva, prin materialele anterioare, faptul că această paradigmă conferă noi roluri documentelor justificative. Și nu doar pe fondul E-facturii se întâmplă acest lucru. Putem vorbi și despre sistemul RO E-TVA ori RO E-case de marcat electronice fiscale. Alături de efactura, ecoul manifestat de aceste sisteme este remarcabil.

Pe scurt!
Ce reprezintă nota de recepție și constatare de diferențe definită de noul cadrul impus prin apariția E-facturii?
Care sunt facturile pe marginea cărora se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe?
Exemplu de bună practică!
Atenție la neatenție!
Care este data consemnării tranzacției aferente facturii de achiziție în cadrul NIR?
Când practica bate teoria…

De la bun început trebuie să menționăm faptul că nota de intrare recepție nu îți pierde sensul pe marginea ultradezvoltării sistemelor avansate de digitalizare fiscală. Rămâne însă întrebarea: Aceasta se reinventează pe marginea noului cadrul creat de apariția fenomenului RO e-Facturii? Regulile de întocmire rămân neschimbate? Este facilitat sau îngreunat procesul de generare a unei note de recepție? Acestea, precum și alte aspecte corelate la problematica NIR-ului în contextul e-Facturii vor fi puse sub conul de lumină în cele ce urmează.

Ce reprezintă nota de intrare recepție și constatare de diferențe definită de noul cadrul impus prin apariția E-facturii?

Pe marginea fundalului creionat de paradigma RO eFactura, nota de recepție și constatare de diferențe este definită drept documentul justificativ de înregistrare în contabilitate a bunurilor primite și recepționate în vederea încărcării în gestiune. Astfel, nota de recepție se întocmește pentru bunurile consemnate în cadrul facturilor electronice. Doar pe baza acestor facturi primite în RO e-Factura. În contextul dictat de RO e-Factura, atributul principal al notei de recepție și constatare de diferențe intens disputat în mediul de afaceri este cel raportat la calitatea de document justificativ. De altfel, atributul de document justificativ este pus sub lupă de către practicieni și teoreticieni, deopotrivă, încă de la momentul stabilirii caracterului de factură originală în context e-Factura. Subiectul este vast. Și totodată contradictoriu.

Care sunt facturile pe marginea cărora se întocmește nota de recepție și constatare de diferențe?

Cu certitudine, nu ești înstrăinat de procedura privind validarea în cadrul departamentului financiar-contabil doar a facturilor primite prin intermediul sistemului național RO e-Factura. Aceasta începând cu luna iulie a anului curent (2024). Totuși, prevederile legale nu interzic înștiințarea clientului prin intermediul diverselor mijloace de comunicare cu privire la emiterea facturii. Ori transmiterea acesteia în formatul generat de către programul de facturare. Trebui să știi însă faptul că, pentru înregistrarea operațiunii în contabilitate, baza documentară este reprezentată de factura în forma originală a acesteia. Factura descărcată din cadrul platformei alături de semnătura aplicată a Ministerului de Finanțe.

În acest context, nota de recepție se întocmește pe baza formularului de factură primit prin intermediul RO e-Factura. Cele mai multe programe de facturare sau de contabilitate permit la momentul actual descărcarea și importul facturilor din cadrul platformei naționale RO e-Factura. Acest fapt are loc pe baza certificatului digital calificat deținut de către administrator ori persoana împuternicită (contabilul). Un aspect esențial de care este necesar să ții cont, este legat de verificarea corectitudinii cu privire la contarea operațiunii. Astfel, operațiunea de achiziție de bunuri reflectată prin intermediul facturii electronice să fie transpusă corectă prin intermediul notei de recepție.

Atenție! Nu se poate întocmi nota de recepție pe marginea unui facturi care nu figurează în cadrul sistemului național RO eFactura.

Exemplu de bună practică!
Compania XYZ SRL a primit de la furnizorul ZYX SRL factura de bunuri în valoare de 3500 de lei fără TVA (materie primă pentru realizarea unor componente auto). Data emiterii facturii este 01.11.2024, fiind și data indexării acesteia în cadrul sistemului național RO e-Factura. Programul de contabilitate al companiei XYZ SRL deține funcția integrată privitoare la descărcarea și importul datelor aferente facturii. Astfel, poate fi generată automat nota de intrare recepție a materiilor prime în gestiune pe baza importului datelor consemnate în cadrul facturii. Nota de recepție generată automat va cuprinde datele de identificare ale companiei, numărul acesteia, data (ziua, luna și anul), documentul care stă la baza întocmirii NIR-ului (factura sau avizul de însoțire a mărfii), mențiuni cu privire la membrii comisiei, denumirea bunurilor recepționate, cantitatea conform documente, cantitatea, prețul unitar și valoarea bunurilor care se recepționează, semnăturile membrilor comisiei care au asistat la recepționarea mărfurilor.

Atenție la neatenție!
Contarea operațiunii de achiziție a materiei prime se realizează prin intermediul contului 301 analitic, dacă este cazul. Orice altă manieră de a conta este eronată. De aceea, pentru că încă sistemele de preluare automată a datelor din cadrul RO eFactura sunt la momentul de debut, trebuie să verificăm maniera de contare a tranzacției, în așa fel încât operațiunea să reflecte realitatea economică în materie de contare corectă, date corecte ale partenerului preluate precum și valori corecte ale tranzacției.

Care este data consemnării tranzacției aferente facturii de achiziție în cadrul NIR?

Probabil că nu ești departe de mult disputatele aspecte legate de diferențele dintre data care apare pe factura primită în cadrul platformei și data de încărcare a acesteia. Există situații în care decalajul dintre cele două este considerabil. Cum procedăm în astfel de circumstanțe? Mai ales având în vedere caracterul de originalitate al facturii primite exclusiv în sistemul RO e-Factura. Caracter care dictează atributul de bază documentară principală pentru consemnarea operațiunii în contabilitate. Pentru delimitări clare cu privire la acest aspect, vom ilustra un caz concret…

Când practica bate teoria…
Există situații în sfera practicii tranzacțiilor comerciale, când o companie primește în format fizic factura care atestă achiziția de bunuri, prestarea de servicii ori efectuarea de lucrări de la un partener, în data de 10.11.2024. Încărcarea facturii în cadrul sistemului național RO E-factura are loc la data de 13.11.2024. Partenerul se încadrează în termenul prevăzut de către prevederile legale, și anume 5 zile calendaristice de la momentul emiterii documentului. Totuși, compania beneficiară a bunurilor, serviciilor ori a lucrărilor executate se găsește într-o dilemă cu privire la momentul consemnării în evidențele contabile a operațiunii. Se pune astfel întrebarea: Nota de intrare recepție se întocmește la momentul primirii facturii în format fizic (momentul efectiv al realizării operațiunii economice) ori la data comunicării indexului de încărcare în RO E-factura?

Care este procedura privind înregistrarea operațiunii în contabilitate și implicit, care este data consemnării tranzacției de achiziție a bunurilor în cadrul notei de recepție, conform reglementărilor care planează în jurul mediului de business? În context RO E-factura, bineînțeles.

Acum, cu privire la această problematică, părerile practicienilor pot să difere. Astfel, avem două fețe ale speței.

Prima variantă este corelată la înregistrarea facturii în evidențele companiei la momentul emiterii acesteia de către partener. Astfel, dacă factura are ca dată de emitere 25.11.2024, iar indexul de încărcare în E-factura este comunicat la data de 30.11.2024, factura se înregistrează în contabilitate cu data de 25.11.2024. Și implicit, emiterea NIR-ului se realizează cu această dată. Care este baza legală care susține această practică? Actul normativ care vine în justificarea practicii este redat de Legea contabilității nr. 81/1991 care la articolul 6, alin. (1) specifică faptul că ,,orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.” Deci, consemnarea operațiunii noastre în cadrul contabilității și, implicit, întocmirea notei de recepție se realizează la data de 25.11.2024, momentul realizării efective a operațiunii economice legate de achiziție.

A două variantă este legată de înregistrarea operațiunii la data comunicării documentului în cadrul RO E-factura. În cazul nostru, 30.11.2024. Ca bază fundamentală am putea să invocăm articolul 4 al OUG 120/2021, care prevede ca dată a comunicării facturii electronice către destinatar, data la care aceasta este disponibilă pentru descărcare. Practic, pentru exemplul nostru, data comunicării facturii este 30.11.2024, care, în cazul nostru, nu corespunde cu cea a emiterii. Astfel, și nota de recepție va fi emisă cu data de 30.11.2024.

Există, bineînțeles argumente pro și contro asupra celor două puncte de vedere. Pe baza raționamentului profesional, practicienii aleg cea mai corectă și potrivită variantă pentru consemnarea operațiunilor tranzacției prin intermediul notei de recepție. Noi pledăm pentru prima variantă, și anume cea la care înregistrăm în contabilitate tranzacția la momentul producerii acesteia. Și implicit, întocmim la acel moment și nota de recepție. Evident, urmărim ca factura primită să figureze în sistemul național RO e-Factura și arhivăm doar acel document considerat original conform normelor în vigoare.

În final, pe scurt vom răspunde la cele 3 întrebări stabilite încă de la începutul materialului: 1. Nota de recepție se reinventează pe marginea noului cadrul creat de apariția fenomenului RO E-facturii? 2. Regulile de întocmire rămân neschimbate? 3. Este facilitat sau îngreunat procesul de generare a unei note de recepție?

Nota de recepție cunoaște o altă față pe marginea noului context dictat de către fenomenul RO Efactura. Regulile de întocmire a acesteia rămân însă neschimbate. Din punctul nostru de vedere este facilitat procesul de întocmire al notei de recepție. Acest aspect este justificat din punct de vedere informatic. Aplicațiile informatice de contabilitate ori de facturare dețin la momentul actual tehnologii avansate care fac posibilă generarea NIR-ului pe baza importului facturii din cadrul sistemului național RO e-Factura. Totuși, responsabilitatea noastră este legată de supervizarea procesului, în așa fel încât, să fie asigurată corectitudinea, completitudinea și acuratețea datelor importate.

Referințe principale de informare

1. Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în  Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
2. Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**), publicat în  Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
3. Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
9
DEC.
2024
0