gestiunea stocurilor

Fișa de magazie sau Fișa de produs?

Mapare conceptuală și incidența asupra activității comerciale Atunci când așezi pe piedestalul activității economice a afacerii tale ipostaza comercială a acesteia privită din multiple unghiuri, o serie de concepte specifice vor ieși în contrast. Gradul de familiarizare a antreprenorilor cu unele dintre aceste concepte, fenomene, procese este semnificativ crescut de vreme ce altele nu se bucură de acest privilegiu. Totuși, și unele și celelalte trebuie să își găsească locul în cadrul manualului de navigare a antreprenorului prin ceea ce propune lumea afacerilor. Rolul nostru este să sporim nivelul de cunoaștere a antreprenorilor în sfera conceptelor economice, pentru ca traseul antreprenorial să fie presărat nu doar cu bune intenții ci și cu acțiuni potrivite. Toate aceste eforturi sunt ghidate de un scop comun: creșterea nivelului de conformitate financiar-contabilă și fiscală. Practic, seria de materiale conturate sub egida manualului antrprenorial vine să întâmpine nevoile reale de informare ale antreprenorilor. În vizorul antreprenorilor sau deopotrivă a contabililor, nu trebui să se situeze doar noutățile legislative, ci și diverse concepte de bază cu care operează aceștia, legate de modul de întocmire a unui document, circuitul informațional al acestuia, utilitate și scop. Și dacă te gândești la faptul că deja ești familiarizat cu aceste aspecte, precum ai aflat deja și din cadrul materialelor anterioare, unele documente suferă diverse nuanțe pe fondul reformării aspectelor fiscale din sfera afacerilor prin impactul manifestat ca urmare a apariției paradigmelor digitalizării fiscale. Elementele de fond ale documentelor nu au suferit modificări, regulile privind completarea rămân neschimbate. Diferă însă nuanțele structurale ale documentelor, modul în care circulă acestea. Reminder! Deși am discutat adesea despre impactul implementării sistemului RO e-factura asupra circuitului documentului justificativ denumit factură și care face obiectul principal al platformei, reamintim faptul că regulile circuitului informațional al acestui document justificativ a cunoscut alte nuanțe în noile cadre trasate de digitalizarea prin RO e-factura. Astfel, deși odinioară, factura este predată direct cumpărătorului, fie în format tipizat, fie în format listat din cadrul sistemului informatic, acum, aceasta se descarcă din cadrul platformei RO e-factura, disponibilă prin intermediul site-ului ANAF-ului, direct de către cumpărător, în formatul specific platformei RO e-factura. Pe scurt! Care este nuanța corectă în ceea ce privește denumirea documentului Fișa de magazie sau Fișa de produs? Ce este fișa de magazie? Care este maniera de înregistrare a datelor în cadrul fișei de magazie? Ce cuprinde concret fișa de magazie? Nuanțe ale fișei de magazie în contextul metodei de inventariere În cadrul cărei subsecțiuni ale raportării SAF-T sunt înscrise informații din cadrul fișei de magazie? Alte valențe ale fișei de magazie În cadrul acestui material, a venit rândul plasării pe piedestalul cunoașterii a documentului Fișa de magazie sau Fișa de produs. În primul rând dorim să ne oprim asupra denumirii corecte a documentului. Care este nuanța corectă în ceea ce privește denumirea documentului Fișa de magazie? Dacă ne raportăm la actele normative care reglementează aspectele legate de documentele financiar-contabile, și anume Ordinul 2634 privind documentele financiar-contabile alături de anexa corelată la Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, și anume Anexa nr. 2, vom regăsi documentul analizat de noi sub sintagma Fișă de magazie. Codul asociat acesteia este 14-3-8. Așadar, denumirea oficială a documentului este Fișă de magazie. În manieră informată, antreprenorii pot utilia și denumirea de fișă de produs, însă nu regăsim în mod oficial această sintagmă în cadrul actelor normative. Ce este fișa de magazie? Fișa de magazie reprezintă un document din spectrul evidenței primare a companiilor, care reflectă aspecte legate de intrări, ieșiri și stocurile finale de bunuri materiale. Fișele de magazie sunt customizate funcție de locul de depozitare a valorilor materiale și funcție de felurile de materiale. Astfel, se întocmește câte o fișă de magazie pentru materialele ordonate pe grupe, conturi și subgrupe, sau în ordine alfabetică. Dacă deții valori materiale primite spre prelucrare de la terți sau în custodie, atunci va trebui să întocmești fișe de magazie distincte pentru aceste valori materiale. Evidența fișelor de magazie se ține separat de cele aferente propriilor valori materiale. Care este maniera de înregistrare a datelor în cadrul fișei de magazie? Înregistrările în cadrul fișei de magazie se realizează document cu document. Aceasta se întocmește într-un singur exemplar, în manieră sistematizată, conform aspectelor precizate mai sus. Informațiile cuprinse în cadrul fișei de magazie se completează de către gestionar sau persoana desemnată, în ceea ce privește aspectele legate de Intrări, Ieșiri și Stoc cu privire la materiale. Fișa de magazie este verificată ulterior de către personalul din cadrul departamentului financiar-contabil. Ce cuprinde concret fișa de magazie? Asemenea altor documente din sfera evidenței operative, fișa de magazie cuprinde o serie de elemente obligatorii din punct de vedere structural, și anume: Denumirea entității; Număr de pagină; Magazia; Materialul (produsul), sub aspectul atributelor legate de sortiment, calitate, marcă, profil, dimensiune; Preț unitar și unitatea de măsură; Data, numărul și felul documentului; Intrările de materiale (produse); Ieșirile de materiale (produse); Stocul final al materialelor (produselor); Data și semnătura de control. Acestea ar fi principalele elemente care trebuie să fie conținute de către documentul fișă de magazie. Nuanțe ale fișei de magazie în contextul metodei de inventariere Chiar dacă este un subiect de bază în contabilitatea primară a unei companii, fișa de magazie cunoaște diverse nuanțe în contexte dictate de prezența paradigmelor digitalizării fiscale. Acestea se concentrează în jurul metodei de inventariere, și anume metoda inventarului permanent ori metoda inventarului intermitent. Cu siguranță deja ești destul de familiarizat cu ceea ce presupune metoda inventarului permanent și cea a inventarului intermitent. Astfel, în cazul metodei inventarului intermitent se utilizează fișa de magazie care permite urmărirea stocurilor la nivelul evidenței operative. În schimb, dacă este utilizată cealaltă metodă de inventariere, și anume, metoa inventarului permanent, nu este obligatorie completarea fișei de magazie, întrucât evidența contabilă permite cunoașterea stocului în orice moment. Astfel documentul fișă de magazie cunoaște aceste valențe în contextul celor două metode de inventariere. Precum am discutat și în cadrul episoadelor care vizau paradigma RO e-SAF-T, cele două metode de inventar manifestă incidență asupra acestei raportări. Astfel, una dintre aceste declarații va cuprinde și aspectele înregistrate în cadrul fișei de magazie. În cadrul cărei subsecțiuni ale raportării SAF-T sunt înscrise informații din cadrul fișei de magazie? Pentru conturarea raportării RO e-SAF-T, vor fi utilizate și unele informații cuprinse prin intermediul fișei de magazie. De exemplu, în cadrul subsecțiunii Physical Stocks-MF.PS.12-Unit Price, este consemnat costul unitar folosit pentru evidența stocurilor pe baza informațiilor surprinse în cadrul fișei de magazie. Dacă identificăm variații ale prețului de la o perioadă de referință la alta, atunci acestea vor fi consemnate în cadrul acestor câmpuri așa cum sunt prevăzute în cadrul fișei de magazie. Dacă îți pui întrebări cu privire la eventuale modificări în structura și fondul fișei de magazie în contexte inovative precum RO e-SAF-T, trebuie să cunoști faptul că aceste elemente nu suportă modificări în noul cadru. Astfel, se ține cont de aceleași reguli privind completarea acestora, consemnate prin intermediul actelor normative. Alte valențe ale fișei de magazie Un alt rol important al fișelor de magazie este redat de către semnificația în fluxul informațional al inventarierii. Astfel, normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii aduce mențiuni asupra utilizării fișei de magazie pentru stabilirea rezultatelor inventarierii prin ,,compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie)”. De asemenea, înainte de a fixa rezultatele inventarierii se procedează la o analiză a tuturor stocurilor produselor pe baza fișelor de magazie și a soldurilor din contabilitate pentru acele bunuri supuse inventarierii. Deci, documentul devine și un punct de reper pentru una dintre cele mai importante etape ale procedurii de inventariere, și cea care marchează finalitatea procesului. Tot în contextul inventarierii, ca o etapă ce asigură buna organizare a procedurii, se identifică bararea și semnarea fișelor de magazie, la momentul ultimei operațiuni de către comisia de inventariere. În același cadru, dacă membrii comisiei de inventariere sesizează faptul că anumite bunuri din gestiune nu sunt înscrise în cadrul fișelor de magazie sub aspectul intrării și a ieșirilor pe baza documentelor justificative, trebuie să dispună consemnarea acestora. Acestea ar fi câteva aspecte de bază în ceea ce privește fișa de magazie, noțiuni care trebuie să se regăsească în bagajul informațional al fiecărui antreprenor informat și dedicat pătrunderii semnificației economice a afacerii drulate.   Referințe principale de informare Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, Publicat în Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009. Întrebări frecvente și răspunsuri specifice schemei SAF-T, Document de asistență pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T) Versiunea 1.2, București, aprilie 2022, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Intrebari_rasp_specifice_SAF-T_v_1_2_200422.pdf. Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, Publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
0

Metoda inventarului intermitent (II) – Broșură informativă pentru antreprenorii avizați. Episodul II

Aspectele contabile ale unei companii reprezintă motorul principal fără de care acestea nu pot funcționa armonios. În afara prioritizării acestora, compania ta poate avea numeroase probleme legate de gestionarea activității precum și cu instituțiile statului, atunci când discutăm despre stabilirea taxelor și impozitelor specifice fiecărui tip de companie, funcție de caracteristicile vectorului fiscal. Unul dintre aspectele principale arondate metodei contabilității este reprezentat de inventar. De maniera prioritizării acestuia depinde conturarea unei imagini fidele cu privire la situația faptică a elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii. Episodul anterior a evidențiat câteva elemente principale de care trebuie să ții cont atunci când aplici metoda inventarului intermitent. De la cadrul general de aplicare, la documente justificative, metoda de calcul a ieșirilor de stocuri, metoda inventarului intermitent se subscrie unei proceduri incluse în cadrul manualului de politici contabile al companiei. În episodul de astăzi, vom face referire la aspecte care guvernează decizia de adoptare a metodei inventarului intermitent în detrimentul metodei inventarului permanent. Sau invers. Sunt câteva aspecte de care este bine să ții cont în acest sens. Ce trebuie să ai în vedere este faptul că nu există constrângeri cu privire la aplicarea unei anumite metode, dintre cele două puse în discuție. Fiecare factor decizional al afacerii trebuie să stabilească proprii parametrii funcție de care va alege aplicarea unei anumite metode dintre cele două expuse. Decizia trebuie însă justificată pe fundamente clar ancorate la realitatea economică a afacerii. Pe scurt! Contraste. Inventar intermitent VS inventar permanent De ce să aleg metoda inventarului intermitent? Totuși, care sunt diferențele care separă cele două metode? Mai rămâne o întrebare. Cum ne raportăm la metoda inventarului intermitent pe fondul RO e-SAF-T? Întrebări și răspunsuri. Metoda inventarului intermitent si RO e-SAF-T. Învățăminte din experiențele antreprenoriale Trebuie să mai transmit declarația RO e-SAF-T de stocuri dacă aplic metoda inventarului intermitent? Dacă aplic metoda inventarului intermitent trebuie să țin o evidență clară a fișelor de magazie? Când trebuie să efectuez inventarierea dacă aplic metoda inventarului intermitent? Sunt obligat să aplic o anumită metodă de evaluare a stocurilor în contextul declarației RO e-SAF-T? Contraste. Inventar intermitent VS inventar permanent Unul dintre principalele neajunsuri ale metodei inventarului intermitent este legată de imposibilitatea cunoașterii stocului de marfă, indiferent de moment, spre deosebire de cealaltă metodă, care, odată aplicată, permite cunoașterea la orice moment al stocului, atât cantitativ cât și valoric. Este un neajuns care nu poate fi contracarat prin intermediul niciunei modalități și care sporește riscul de sustragere a unor stocuri din cadrul gestiunii. Fără a fi o regulă general valabilă, metoda inventarului intermitent se aplică în cadrul entităților mici și mijlocii din considerente legate de costurile reduse și metodologie simplificată dacă discutăm despre aplicarea efectivă a acestuia. Acestea ar fi câteva dintre elementele principale de care trebuie să ținem cont atunci când discutăm despre metoda inventarului intermitent. Așa cum spuneam există anumite situații specifice care impun alegerea metodei inventarului intermitent. În continuare vom explora principalele rațiuni care stau la baza alegerii unei astfel de metode de inventariere. De ce să aleg metoda inventarului intermitent? Deși există anumite situații specifice care impun utilizarea inventarului intermitent, totuși apelul la această metodă poate fi justificată de câteva aspecte, care conturează caracteristicile principale ale metodei: Metoda Inventarului Intermitent în 3M Minimalistă-nu necesită realizarea unor operațiuni complexe și a unei gestiuni riguroase prin prisma contabilizării la nivelul cheltuielilor stocurilor inventariate prin intermediul acestei metode; Maleabilă-este destul de ușor de pus în practică, nu necesită un volum mare de muncă; Minusuri nefiscalizate-lipsurile și deprecierile rezultate ca urmare a aplicării metodei nu sunt fiscalizate. Iată dar, cei 3M conturați de noi pentru ca tu să înțelegi mai bine care este incidența aplicării metodei inventarului intermitent asupra activității derulate de tine. Totuși, care sunt diferențele care separă cele două metode de inventar? Când discutăm despre cealaltă metodă de inventariere, și anume metoda inventarului permanent trebuie să știi faptul că aceasta diferă considerabil de inventarul intermitent. Pe înțeles antreprenorului, intermitent înseamnă cu o regularitate bine definită, care nu are loc în mod constant, pe când permanent, vizează o practică bine definită, impusă de o frecvență crescută. Principala diferență dintre metoda inventarului intermitent și cea a inventarului permanent este redată de maniera de contabilizare a stocurilor. Așa cum spuneam, pentru prima metodă, contabilizarea stocurilor se realizează prin intermediul conturilor de cheltuială, așa încât imaginea faptică a stocurilor nu beneficiază de transparență, spre deosebire de metoda inventarului permanent, unde discutăm despre cunoașterea la orice moment a stocului de marfă, materie primă, produs finit deoarece le vom contabiliza prin intermediul conturilor din clasa 3. Adevărul este că metoda inventarului permanent este mult mai populară decât cea a inventarului intermitent, având în vedere aspectul transparenței informațiilor legate de stocuri precum și a diminuării riscului de sustrageri și de erori. Dacă dorești să menții un control riguros asupra gestiunii de stocuri, atunci vei alege metoda inventarului permanent. Aceasta îți va permite să cunoști oricând, atât cantitativ cât și valoric, valoarea stocurilor deținute. Nu este un aspect față de care antreprenorii pot manifesta indiferență. Contează semnificativ să avem o imagine cât mai transparentă asupra acestor aspecte, întrucât, cele mai multe companii au de gestionat un stoc de marfă, de materie primă sau de produse finite. Info point! Nu uita să menții consecvența metodei alese. Este foarte important ca metoda inventarului permanent sau a celui intermitent să fie aplicată constant, astfel încât să avem o imagine care să fie definită de constanță pentru a putea asigura comparabilitatea informațiilor. Mai rămâne o întrebare. Cum ne raportăm la metoda inventarului intermitent pe fondul RO e-SAF-T? Prin consultarea ghidului de asistență în ceea ce privește depunerea declarației D406, regăsim câteva spețe cu privire la metoda inventarului intermitent și incidența acesteia asupra întocmirii declarației RO e-SAF-T. Folosirea inventarului intermitent va avea incidență asupra înregistrărilor efectuate și raportate în cadrul secțiunii 3 GeneralLedgerEntries, mișcări raportate în cadrul secțiunii 4 SourceDocuments, subsecțiunea Movement of Goods. Aceste secțiuni cuprind datele raportate din cadrul înregistrărilor contabile, în manieră identică, pe baza documentelor justificative și a nomenclatoarelor specifice raportării RO e-SAF-T. Cum se realizează raportarea stocurilor în cadrul acestor secțiuni și subsecțiuni? Răspunsul îl regăsim tot în cadrul documentului de asistență și este ghidat de principiul raportare pliată pe înregistrare. Adică, vom raporta exact informațiile înregistrate în cadrul evidențelor operative ale companiei. Dacă ne referim la subsecțiunea Mișcări de bunuri, intrările de stocuri se raportează pe baza inventarului efectuat la finele perioadei prin folosirea tipului de mișcare 180 Alte tranzacții. Nu vom raporta achizițiile pe baza de factură în cadrul acestei subsecțiuni, pe baza normelor inventarului intermitent. Întrebări și răspunsuri. Metoda inventarului intermitent si RO e-SAF-T. Învățăminte din experiențele antreprenoriale Știm faptul că una dintre cele mai de impact surse de inspirație pentru antreprenori este reprezentată de experiența pragmatică a altor deținători de afacere. De aceea, am sintetizat pentru tine cel mai des adresate întrebări de către cei care la momentul actual sunt înrolați pe câmpul de luptă al paradigmei RO e-SAF-T. 1. Trebuie să mai transmit declarația RO e-SAF-T de stocuri dacă aplic metoda inventarului intermitent? Declarația de stocuri D406 se transmite doar la cererea organelor fiscale. Aceasta se depune pentru o anumită perioadă de referință, ținând cont de anumite elemente specifice. Obligativitatea transmiterii revine chiar și acelor categorii de entități care aplică metoda inventarului intermitent. Astfel, nu există la momentul actual nicio prevedere care să scutească contribuabilii care optează pentru această metodă pentru depunerea acestei declarații. Deci, până la momentul apariției altor prevederi, va trebui să depui această declarație și dacă aplici metoda inventarului intermitent. 2. Dacă aplic metoda inventarului intermitent trebuie să țin o evidență clară a fișelor de magazie? Aplicarea metodei inventarului intermitent nu impune utilizarea fișei de magazine întrucât inventarul se realizează la sfârșitul lunii și nu comensurăm consumurile pe parcursul perioadei. Fișa de magazie este obligatoriu a fi completată doar în cazul în care utilizăm metoda inventarului permanent, atunci când în contabilitate se înregistrează prin intermediul conturilor din clasa 3 de conturi intrările și ieșirile de stocuri. Dacă discutăm despre inventarul intermitent, așa cum menționat și în materialul anterior, avem în vedere înregistrarea operațiunilor legate de stocuri prin intermediul conturilor din clasa 6 de conturi. Din punct de vedere procedural, lucrurile sunt mai simple, însă există o anumită penurie de informație identificată pe direcția lipsurilor în gestiune, întrucât nu putem determina la orice moment existența valorică a stocurilor în gestiune. 3. Când trebuie să efectuez inventarierea dacă aplic metoda inventarului intermitent? Dacă aplici metoda inventarului intermitent trebuie să cunoști faptul că inventarierea stocurilor are loc conform politicilor contabile însă nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care trebuie să determini obligațiile fiscale. Este indicat să ții cont de aceste termene, pentru a te ralia tuturor modificărilor legislative și a spori gradul de conformitate legală. 4. Sunt obligat să aplic o anumită metodă de evaluare a stocurilor în contextul declarației RO e-SAF-T? O întrebare destul de frecvent adresată de către antreprenori este cea legată de obligativitatea aplicării unei anumite metode de inventariere în detrimentul alteia. Această întrebare apare cel mai adesea în contextul apariției obligațiilor declarative legate de RO e-SAF-T. De ce această întrebare? Deoarece metoda inventarului permanent presupune o raportare mai complexă decât cea a inventarului intermitent. Ce ar trebui așadar să cunoști pe această latură? Legislația în vigoare la momentul actual nu constrânge antreprenorii să utilizeze o metodă de inventariere în detrimentul celeilalte. Adică, nu ești obligat să utilizezi metoda inventarului permanent dacă necesitățile tale de informare în ceea ce privește stocurile se pliază celeilalte metode de inventariere. Aspectele legate de cele două metode de inventariere a stocurilor nu sunt foarte intens dezbătute în cadrul mediului de afaceri autohton. Totuși, interesul în această direcție este tot mai crescut, mai ales pe fondul apariției fenomenului RO e-SAF-T. Ca antreprenor, este bine să fii informat, pentru a acționa în cunoștință de cauză și a adopta metode, tehnici și instrumente care să se plieze pe tipul de activitate derulat.   Referințe principale de informare Revista Ceccar Business Magazine, Inventarul permanent versus inventarul intermitent, nr. 7/2018, material în format electronic disponibil la adresa: https://www.ceccarbusinessmagazine.ro/inventarul-permanent-versus-inventarul-intermiten t/a/pB0klVeMgbnWYyI4Gvz7. Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015. Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009, pentru aprobare Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, Publicat în Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009. Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**), Publicat în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008. Portal Contabilitate.ro, Spețe din sfera metodei inventarului intermitent, în format electronic, disponibil contracost la adresa: https://www.portalcontabilitate.ro/procedura-pentru-metoda-inventarului-intermitent-198069.htm. Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, (actualizat până la data de 1 februarie 2017*).
0