Apariția contabilității cu mii de ani în urmă a fost marcată de transpunerea activităților vieții de zi cu zi a indivizilor în cifre. De la instrumente arhaice de consemnare a tranzacțiilor comerciale, la metode tehnologice avansate, comensurarea averii indivizilor a reprezentat punct central care a făcut posibilă perpetuarea și optimizarea permanentă a rolului contabilității. Resursele financiare și buna lor administrare au stat mereu sub privirile atente ale oamenilor.

Dintotdeauna, companiile au avut în vizor gestionarea eficientă a resurselor financiare. Intrările și ieșirile de numerar au fost atent supravegheate pentru dezvoltarea armonioasă a activității financiare a entității.

Unul dintre documentele cu „istorie” în domeniul contabilizării operațiunilor cu numerar este registrul de casă. De la înscrisuri pe papirusuri, la cele pe formate tipizate și până la documentul în format electronic, registrul de casă s-a adaptat etapelor evolutive ale contabilității, menținerea pe poziții a acestuia contrastând rolul semnificativ deținut pentru contabilizarea operațiunilor cu numerar.

Materialul de mai jos propune oglindirea imaginii complexe a documentului și conturarea rolului său în contexte inovative dictate de implementarea de paradigme informaționale moderne, precum RO e-Factura și RO e-TVA.

În noile contexte dictate de paradigmele informaționale moderne nu poți să nu te întrebi dacă documentele justificative își mențin relevanța. Prin intermediul acestui material vom puncta și menirea registrului de casă în contextul digitalizării fiscale moderne.

Pe scurt!
Ce reprezintă registrul de casă?
Ce elemente cuprinde registrul de casă? Afectează digitalizarea operațiunilor de gestionare a operațiunilor de încasări și plăți maniera de întocmire a acestuia?
Care este rolul registrului de casă? Este acesta influențat de apariția paradigmelor digitalizării fiscale?
În oglindă. Imaginea registrului de casă în cadrul sistemului național RO eFactura
În oglindă. Imaginea registrului de casă în cadrul sistemului național RO e-TVA

Ce reprezintă registrul de casă?

Registrul de casă reprezintă documentul principal care atestă efectuarea operațiunilor de încasări și plați în prezența numerarului, întocmit  cu o periodicitate zilnică. Completarea acestuia se poate realiza prin intermediul tehnicii moderne, ținând cont de rigorile în vigoare cu privire la efectuarea încasărilor și plăților în numerar.

De reținut! Legiuitorul recomandă ca realizarea operațiunilor de încasări și plați să fie efectuate prin instrumente de plată fără numerar. Astfel, se încurajează utilizarea cât mai frecventă a mijloacelor de plată care nu presupun banii cash. Întrebarea care apare, în manieră involuntară, este legată de viitorul instrumentelor de plată cu numerar. Ce prevede viitorul? Dispariția sau perpetuarea acestora? Rămân aceste instrumente tradiționale părți componente a peisajului mediului de business sau vor reprezenta doar filă de istorie?

Alături de factură, registrul de casă reprezintă documentul utilizat de către toate companiile, indiferent de mărimea, structura ori obiectului de activitate al acestora. Astfel, este un document omniprezent în cadrul evidențelor financiar-contabile ale companiei.

Ce elemente cuprinde registrul de casă? Afectează digitalizarea operațiunilor de gestionare a operațiunilor de încasări și plăți maniera de întocmire a acestuia?

Elementele principale cuprinse de către registrul de casă se rezumă la specificarea datei de întocmire raportat la ziua, luna, anul), specificarea contului de casierie, denumirea societății, denumirea documentului, număr curent, număr act de casă, număr anexe, explicații, rubrica în care se menționează încasările, rubrica în care se menționează plățile, soldul zilei precedente, rulaje totale precum și soldul la finalul zilei. Pentru registrul de casă în valută, în plus, se aduc mențiuni asupra felului valutei, a cursului de schimb precum și asupra contravalorii în lei a sumelor.

În contextul informatizării contabilității, întocmirea registrului de casă se realizează ținând cont de aceleași reguli, prin respectarea aceleași structuri.

Registrul de casă se întocmește având la bază o serie de documente justificative, printre care remarcăm: chitanța, dispoziția de plată/încasare, ordinul de deplasare, decont de cheltuieli. În context E-factura, un alt document care justifică încasările și plățile în numerar și ține loc de chitanță este avizul de însoțire a mărfii întocmit de către entitățile care derulează activitate de comerț cash&carry. Dacă dorești să obții mai multe informații cu privire la problematica avizului de însoțire a mărfii în context E-factura, te invităm să accesezi materialul postat prin intermediul blogului nostru cu privire la acest subiect: https://ro-efactura.ro/avizul-de-insotire-a-marfii-reperare-pe-traseul-e-facturii/.

Care este rolul registrului de casă? Este acesta influențat de apariția paradigmelor digitalizării fiscale?

Conform normelor legislative, registrul de casă servește ca principal document de înregistrare a operațiunilor de încasări și plăți efectuate prin intermediul casieriei. Funcție de tipul de încasare/plată, acesta poate fi delimitat în registru de încasări și plăți în lei, respectiv registru de încasări și plăți în valută.

De asemenea, pe baza acestui document, la finele unei zile se determină suma disponibilă concretizată în soldul de casă. Acesta se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative menționate mai sus.

Nu poți să nu te întrebi dacă registrul de casă își menține rolul pe fundalul apariției noilor instrumente ale digitalizării fiscale. Rămâi alături de noi pentru a vedea părerea noastră cu privire la acest aspect.

În oglindă. Imaginea registrului de casă în cadrul sistemului național RO e-factura

Cum poate fi oglindită o imagine a registrului de casă în cadrul sistemului național RO e-Factura? Întrebarea care apare în mintea oricărui antreprenor informat este legată de gradul de influență manifestat asupra registrului de casă ca urmare a apariției paradigmei RO e-facturii pe scena mediului de afaceri din România. Există anumite păreri ,,nescrise” cu privire la acest aspect. Noi ne raliem celei conform căreia, apariția sistemului național RO e-factura a influențat rolul și viitorul anumitor documente justificative în contabilitate. Iată unul dintre argumentele care susțin ralierea la această concepție: este pusă sub semnul incertitudinii valoarea chitanței în context eFactura.

Se pune problema dacă va fi asigurată perpetuarea documentului pe fondul dezvoltării paradigmei facturării electronice. Se constată în practică o tendință a omiterii includerii chitanțelor în dosarul cu actele predate pentru înregistrarea în cadrul evidențelor operative. De asemenea, pe facturile transmise în cadrul platformei nu este întotdeauna specificat corect codul privind instrumentul de încasare al creanței, aspect care periclitează conturarea imaginii fidele a realității economice a companiei. De pildă, marcarea corectă a codului instrumentului de plată consemnat în cadrul facturii electronice primite prin intermediul sistemului ne oferă indicii cu privire la maniera de stingere a obligației de plată către furnizor prin intermediul contului de disponibil în casierie, operațiune cu influență asupra registrului de casă.

Pe traseul RO eFacturii, registrul de casă primește rolul de evidențiere a chitanțelor de încasare/plată, responsabilizând utilizatorii sistemului la indicarea corectă a codului instrumentului de încasare a creanței pe factura electronică încărcată în sistem.

Pe fondul diminuării rolului chitanței ca instrument de încasare a creanței, respectiv de plată a datoriei, este minimizat și scopul registrului de casă în cadrul contabilității entității, având în vedere faptul că unul dintre cele mai populare documente justificative pe marginea căruia este conturat registrul de casă este reprezentat de chitanță. Mai multe cu privire la acest subiect, regăsești prin intermediul blogului nostru, accesând link-ul: https://ro-efactura.ro/e-factura-si-instrumentele-de-incasare-a-creantei-ce-trebuie-sa-stii-despre-acest-aspect-in-contextul-facturii-electronice/.

În oglindă. Imaginea registrului de casă în cadrul sistemului național RO e-TVA

Cum poate fi oglindită o imagine a registrului de casă în cadrul sistemului național RO e-TVA? Precum am semnalat și prin intermediul altor materiale postate pe blogul companiei noastre, există o reflecție a diverselor documente justificative în cadrul paradigmelor digitalizării fiscale. Întocmirea corectă a acestora, ținând cont de normele în vigoare influențează buna funcționare a sistemelor, precum este RO-eFactura ori RO e-TVA.

Dacă ne gândim la oglinda registrului de casă pentru RO e-TVA putem să ne rezumăm la raportul extras din cadrul sistemului național RO e-Case de marcat electronice. Deși datele cuprinse în cadrul acestui raport sunt prelevate automat din cadrul aparatelor de marcat electronice fiscale conectate online la serverele ANAF, aceste date trebuie consemnate în cadrul registrului de casă. Putem chiar să utilizăm documentul care stă la baza precompletării decontului de TVA ca o cheie de verificare pentru transpunerea corectă și completă a tuturor rapoartelor aferente zilelor fiscale în cadrul registrului de casă. Evident, acest aspect este valid pentru companiile încadrate în categoria plătitorilor de TVA.

Astfel, privind lucrurile din acest unghi se manifestă o reflecție a paradigmelor informaționale pentru întocmirea corectă a registrului de casă. Astfel, dacă ești contabil, poți verifica completitudinea și corectitudinea rapoartelor Z înregistrate în cadrul evidenței primare pe baza datelor cuprinse prin intermediul Raportului extras din cadrul sistemului național Ro e-case de marcat electronice. Răspunsul la întrebarea privitoare la influența paradigmelor digitalizării asupra documentelor de evidență primară este afirmativ.

Pe traseul RO e-TVA, o imaginea a registrului de casă este reflectată prin intermediul unuia dintre rapoartele care stau la baza precompletării decontului de TVA, acest document cuprinzând rapoartele zilnice care includ încasările din prestările de servicii, vânzarea de bunuri ori efectuarea de lucrări din cadrul unei zile. Aceste Z-uri sunt oglindite prin intermediul registrului de casă. Iată mai jos un model al raportului extras din cadrul sistemului național RO e-Case de marcat.

Raportul cuprinde date privitoare la numărul de ordine al raportului Z, data emiterii acestuia, valoarea completă precum și defalcarea sumelor pe cote de TVA. Cum poți verifica gradul de corelare al datelor înregistrate în registrul de casă cu cele cuprinse în cadrul raportului prezentat mai sus? Noi venim cu o propunere în direcția verificării rapoartelor Z înregistrate prin contul de casierie, sub aspectul numărului, a sumelor totale și sumelor repartizate pe procentele de TVA cu datele care figurează în cadrul acestui raport extras din cadrul platformei RO e-Case de marcat electronice.

În loc de concluzii…

Prin intermediul acestui material am încercat să localizăm registrul de casă pe traseul celor mai populare paradigme digitale ale momentului. Un lucru este cert. Pe acest drum, rolul și scopul documentelor justificative nu se diminuează, dimpotrivă, acestea capătă o nouă nuanță. Noile paradigme oferă contexte de contrastarea a acurateței și completitudinii informațiilor transmise. Totuși, unele tendințe evolutive ale societății nu pot fi evitate. Potențialul de diminuare a utilizării instrumentelor de plată cu numerar va impacta existența registrului de casă.

Referințe principale de informare

1. Sistemul național RO e-Factura, disponibil prin intermediul site-ului Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală.
2. Sistemul național RO e-TVA, disponibil prin intermediul site-ului Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală.
3. Lenghel Radu Dorin, Repere ale evoluţiei contabilităţii, Editura Academiei Române, 2012.
4. Ordin nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în  Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.