Fișierul Standard de Control Fiscal (SAF-T)

Din seria Nu trebuie să…. Deși cu notă de negație regăsită încă de la primul contact cu titlul materialului, sunt anumite aspecte pe care realmente nu trebuie să le omiți din postura unei companii raportoare în sfera RO e-SAF-T. Seria Nu trebuie să…, adresează una dintrele cele mai elocvente nevoi ale unui antreprenor informat cu privire la focusul care trebuie direcționat spre anumite aspecte care nu sunt neapărat puse pe piedestalul paradigmelor digitalizării. De asemenea, lista cu aceste noțiuni din spectrul Nu trebuie să… poate fi un memento al oricărui utilizator al sistemului care dorește menținerea în spectrul relevanței fiscale. Pe bună dreptate, cea mai mare parte a antreprenorilor sunt ,,sufocați” de nenumărate modificări lansate cu o regularitate însemnată în spectrul derulării afacerilor, indiferent de domeniu, mărimea companiei ori alți parametri definitorii. Nimeni nu este scutit de obligativitatea conformării. De aceea, necesitatea informării devine o nevoie stringentă, care nu poate suporta amânare. Iata așadar, propunerea noastră pentru conturarea memento-ului Nu trebuie să…, relaționat la utilizarea sistemului și gestionarea paradigmei RO e-SAF-T. Nu trebui să… Uiți de faptul că fenomenul RO e-SAF-T este unul dintre cele mai consistente paradigme ale digitalizării fiscale și financiar-contabile a unei companii, a cărui apanaj asupra afacerii este semnificativ. În ultima perioadă de timp, și mai ales în cadrul lunii iunie a anului curent, racordarea afacerii la noutățile acesteia au fost un factor stresor cu multiple implicații asupra afacerilor din România. De altfel, un parametru de referință pentru antreprenorii a căror activitate se derulează în medii economice moderne. Nu trebuie să… Omiți importanța colaborării permanente cu persoane specializate în gestionarea schimbării de natură digitală pentru a menține ritmul schimbării și a păstra relevanța afacerii. Astăzi, în afara acestor parteneriate, schimbările digitale majore neadresate corespunzător de către factorii decizionali ai companiei pot reprezenta trigger-ul pentru ceea ce marchează finalitatea unei afaceri. Nu trebuie să… Uiți faptul că fișierul standard de control fiscal (SAF-T) se transmite de către contribuabili prin intermediul declarației informative D406 care prevede o structură predefinită, prevăzută în anexa nr. 2 a OPANAF nr. 1783/2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul trebuie să le declare prin intermediul fișierului SAF-T. Nu trebuie să… Te simți copleșit de dificultatea ori nuanțarea cerințelor de raportare cu privire la paradigma RO e-SAF-T. Deși, validată de către antreprenori drept una dintre cele mai complexe paradigme din sfera digitalizării fiscale, conformarea cu succes la cerințele acesteia este posibilă. Și dacă încă te întrebi cum anume poți naviga fără impedimente prin ceea ce propune o astfel de paradigmă a digitalizării fiscale, ei bine, pe baza resurselor puse în comun de către principalii factori decizionali ai afacerii din spectrul financiar-contabil și informatic. Nu mai este o noutate faptul că relația contabil-informatician este una dintre cele mai importante din cadrul unei companii, pe baza multiplelor implicații deținute asupra bunului mers al afacerii. În ceea ce privește aplicabilitatea RO e-SAF-T, aceasta este primordială. ,,Scanarea” cerințelor de raportare de către contabil, comunicarea acestora în termeni ușor de asimilat de către informatician și transpunerea cerințelor în limbaj informatic este un proces realizabil doar pe baza acestei colaborări constante dintre cele două personaje principale. Nu trebuie să… Omiți faptul că SAF-T expune toată povestea financiar-contabilă și fiscală a afacerii tale. Astfel, autoritățile fiscale și auditorii pot privi imaginea companiei tale, doar raportându-se la acest document complex. Privind partea plină a paharului, prin prisma transmiterii declarației informative D406 vei fi scutit de conturarea diverselor rapoarte necesare pentru derularea activității de audit ori de cea a unei inspecții fiscale, rapoarte solicitate de către auditori ori de către organele de control. Astfel, timpul investit pentru uniformizarea diverselor documente funcție de cerințele organelor fiscale ori a auditorilor este mult diminuat, pe baza apariției paradigmei RO e-SAF-T. Astfel, aceste informații care conturează paradigma RO e-SAF-T sunt preluate din cadrul sistemului software de gestiune a datelor financiar-contabile a companiei. Nu trebuie să… Uiți faptul că fișierul standard de control fiscal deține o anumită structură raportabilă pentru România, care este punctul de reper atunci când discutăm despre informațiile care trebuie surprinse prin intermediul acestuia. O comunicare țintită contabil și informatician va facilita procesul de asimilare a cerințelor de raportare. Formularul specific declarației D406 este pus la dispoziție pentru contribuabil prin intermediul site-ului ANAF, prin accesarea următorului link: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/406.html. Nu trebuie să… Uiți de ,,Ghidul contribuabilului pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406-Fișierul standard de control fiscal (SAF-T)”, disponibil la adresa: https://static.anaf.r o/static/10/Anaf/Informatii_R/SAF_T_Ghidul_D406_1712021.pdf. Acesta adresează o serie de aspecte cu privire la informații generale legate de această declarație, rolul și beneficiile acesteia asupra contribuabililor, obligații și contravenții, cadrul legal, sancțiuni, instrucțiuni pentru pregătirea fișierului și depunerea efectivă a acesteia etc. Nu trebuie să… Uiți de cei 3 pași principali de care trebuie să ții cont pentru pregătirea fișierului standard de control fiscal în vederea transmiterii spre ANAF, și anume: formarea fișierului în format xml de către sistemul informatic al utilizatorului, verificarea structurii corelațiilor pe baza regulilor de valiare lansate de către ANAF și generarea declarației ca format PDF care să aibă atașat fișierului xml validat din punct de vedere a regulilor specifice, semnat electronic. Un acrostih a celor 3 etape te poate ajuta să corelezi mai ușor pașii necesari pentru transmitere: FVG, Formarea fișierului, Verificarea fișierului, Generarea declarației. Nu trebuie să… Omiți faptul că, în situația în care nu utilizezi capabilitatea din Soft J, pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF, trebuie să te asiguri asupra faptului că, fișierul PDF respectă câteva reguli, legate de: mențiuni asupra CUI-ul declarantului, fără a include prefixul RO, mențiuni asupra anului de raportare pentru care se conturează declarația, precum și asupra lunii de raportare. De asemenea, discutăm despre tipul declarației transmise (inițială sau rectificativă), despre suma de control și versiunea declarației. Toate aceste aspecte trebuie surprinse prin intermediul fișierului PDF, dacă fișierul este generat programatic. Nu trebuie să… Transmiți declarația informativă D406 aferentă fișierului SAF-T, fără să atașezi fișierul xml și fără să o semnezi electronic cu un certificat digital calificat. De asemenea, nu trebuie să uiți de limita maximă admisă pentru acest fișier, altfel, în afara respectării acestui aspect, fișierul nu va fi acceptat pentru încărcare. Nu trebuie să… Treci cu vederea erorile care pot să apară la momentul încărcării fișierului RO e-SAF-T în portalul ANAF sau platforma eguvernare. Ce trebuie să faci este să verifici cauza erorii pe baza analizei documentului generat de programul ,,Validator”, fișierul SAFT.xml.err.txt. După identificarea erorii, trebuie să recurgi la corectarea acesteia și să generezi un nou fișier xml și apoi trebuie să reiei pașii privind transmiterea declarației. Dacă nu identifici nicio eroare de validare, vei semna electronic declarația și o vei transmite. Nu trebuie să… Uiți de faptul că perioada de timp disponibilă pentru transmiterea declarației D406 nu vizează strict ultima zi sau termenul limită prevăzut în cadrul calendarului obligațiilor fiscale. Astfel, punctul zero în ceea ce privește obligația de transmitere a declarației este prima zi calendaristică a lunii următoare perioadei pentru care obligația devine activă, până în ,,ultima zi a lunii care urmează perioadei pentru care se face raportarea.” Nu trebuie să… Uiți faptul că pe baza indexului de încărcare, te poți informa asupra stadiului procesării declarațiilor și formularelor depuse precum și asupra rezultatelor de procesare a acestora. Acest index apare pe recipisa declarației, ca urmare a transmiterii documentului către ANAF. Eventualele mesaje de validare, eroare, atenționare pot fi verificate și prin intermediul portalului SPV, la secțiunea Mesaje. De asemenea, stadiul rezultatelor procesării poate fi verificat prin interograre directă pe site-ul ANAF, pe baza indexului de încărcare. Nu trebuie să uiți faptul că… Dacă activitatea ta economică este mai amplă, definită de un număr mare de înregistrări financiar-contabile, modul de raportare la depunerea declarației trebuie să fie unul modal, adică pe baza conturării mai multor formulare D406, fiecare cu secțiuni sau subsecțiuni din declarația informativă, transmise succesiv de către tine pentru perioada de raportare specifică, până la termenul limită de transmitere. Practic, discutăm despre o raportare modală, adică procesul de raportare a datelor în mai multe părți. Evident, trebuie să ții cont de anumite reguli atunci când realizezi validarea fișierelor. Aceasta se realizează distinct pentru fiecare fișier în parte, pe baza unor reguli predefinite de validare. De exemplu secțiunea Header trebuie să fie prezentă în cadrul fiecărui fișier xml generat în vederea identificării contribuabilului care transmite declarația, perioada de raportare, aspectele surprinse prin intermediul fișierului. Materialul de mai sus, prezintă așadar câteva aspecte de care este bine să ții cont și să nu le omiți atunci când discutăm despre pregătirea fișierului xml în vederea raportării RO e-SAF-T. Așadar, au fost prezentate câteva aspecte din preambului Ordinului 1783/2021, aspecte suprinse de primele 3 anexe ale actului normativ. Cele cuprinse de către anexa 4 a Ordinului au fost prezentate în cadrul articolelor anterioare care adresează problematica RO e-SAF-T.   Referințe principale de informare Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.