Lumea afacerilor sau tărâmul de business se plasează sub o notă a complexității din punct de vedere a documentelor care sunt corelate în mod direct la activitatea derulată a unei companii. De la simple dosare la bibliorafturi întregi, nicio afacere ,,nu scapă” de acest proces al întocmirii unei documentații, indiferent de spectrul vizat. Un simplu exemplu poate să provină din departamentul financiar-contabil al unei companii. Lună de lună, persoanele responsabile de gestiunea financiar-contabilă a activității companiei vor prelucra o serie de documente (facturi de intrare, facturi emise, documente de încasări și plăți etc.) pentru a contura statusul financiar-contabil al companiei și pentru a transmite o serie de situații informative sau care generează anumite obligații fiscale către bugetul de stat. Un proces care la final se soldează cu o serie de documente, rapoarte, declarații, sinteze îndosariate. Chiar și în contextul arhivării moderne sau digitale, lucrurile nu se schimbă substanțial, capătă doar o altă nuanță.

Am înțeles astfel, faptul că, atunci când gestionezi o afacere nu ești scutit de o serie de documente care trebuie întocmite. Indiferent de mărimea companiei, forma juridică, obiect de activitatea ori alți parametrii de funcționalitate, tot ceea ce se întâmplă în cadrul companiei este document și consemnat în aceste documente. Așa cum probabil știi deja, unele dintre aceste documente ocupă locul principal în regizarea poveștii antreprenoriale, de vreme ce altele sunt așezate mai mereu în background-ul business-ului.

Unul dintre documentele care stă oarecum așezat în spatele cortinei proceselor tranzacționale este factura proformă. De ce spunem faptul că are un loc secund? Deoarce factura proformă nu ocupă un rol cheie în derularea proceselor tranzacționale. Adică, aceasta nu este obligatoriu de întocmit și nu ,,oficializează” o relație comercială dintre doi parteneri, rol care este atribuit de exemplu facturii fiscale.

Și deoarece în universul antreprenorial se pătrunde pas cu pas, și asimilarea diverselor concepte trebuie să se realizeze treptat, și fără prea multă presiune exercitată asupra antreprenorilor, astăzi vom pune pe piedestalul informațional, factura proformă. Poate nu cunoști foarte multe detalii despre acest document, având în vedere faptul că nu este un document cu caracter obligatoriu. Totuși, acesta deține câteva caracteristici importante care merită să fie cunoscute de către orice antreprenor sau persoană reponsabilă de gestiunea financiară a companiei.

Pe scurt!
Ce este factura proformă și de ce am nevoie de ea?
Care sunt elementele principale ale unei facturi proforme?
Speță din spectrul practicii tranzacționale
Care este maniera de emitere a unei facturi proforme?
Modele practice privind factura proformă

Ce este factura proformă și de ce am nevoie de ea?

Dacă vei dori să afli informații cu privire la factura proformă, din surse avizate, acte normative, materiale bine fundamentate, vei fii surprins de faptul că literatura de specialitate nu este foarte generoasă în acest sens. Este un subiect mai puțin plasat în centrul atenției specialiștilor. Unul dintre motive ar putea fi chiar cel legat de faptul că acesta nu are caracter obligatoriu. De asemenea, puține companii cunosc normele legale de utilizare a acestui document. ,,Supraaglomerarea” companiilor în ceea ce privește conformarea la legalitate legislativă și legală cu privire la întocmirea de documente precum și la tot fluxul informațional este o provocare majoră pentru fiecare departament financiar-contabil al companiei.

Factura proformă este documentul în oglindă a facturii fiscale, care nu deține incidențe asupra colectării sau deducerii de TVA și nici nu trebuie întregistrat în cadrul evidențelor contabile. Practic, factura proformă este emisă de către vânzător cumpărătorului, care prezintă, cu caracter informativ detaliile tranzacției. Acestea nu sunt vehemente și pot să sufere o serie de modificări. Și totuși poate te întrebi de ce ai mai avea nevoie de o sarcină în plus pentru a întocmi factura proformă? Practic, factura proformă oferă o imagine clară a detaliilor tranzacției în materie de cost al serviciilor/preț al bunurilor, aspecte adiționale legate de bunurile care urmează a fi comercializate. Totul sub o imagine estimativă care, la înțelegerea părților poate să sufere o serie de modificări.

Așadar, factura proformă este un document care nu deține caracter obligatoriu privind întocmirea acestuia, motiv pentru care nu se bucură de o popularitate crescută în cadrul mediului de afaceri. Mai ales de la momentul apariției sistemului RO e-factura, când regulile facturării au fost redefinite și antreprenorii nu știu ce loc să atribuie acestui document.

Pe scurt, factura proformă nu este definită prin intermediul Codului Fiscal, fiind un document atestat doar de practica tranzacțională. De asemenea, emiterea facturii fiscale nu depinde de existența unei facturi proforme.

Care sunt elementele principale ale unei facturi proforme?

Acum că am stabilit faptul că factura proformă nu este un reper obligatoriu din cadrul circuitului informațional financiar-contabil și nici nu produce condiționări legate de derularea tranzacțiilor comerciale, vom puncta aspecte legate de componența acesteia. În ceea ce privește conținutul acestui document, factura proformă nu diferă substanțial de factura fiscală sau factura finală. Motivul pentru care un comerciant alege să întocmească o factură proformă este legat de principiul prudenței. Sau din rațiuni legate de siguranță: cu totul altfel ne raportăm la ceea ce este scris comparativ cu o simplă discuție care nu are la bază un document. Din acest motiv, comercianții aleg să întocmească o factură proformă, pentru a avea un punct de reper clar cu privire la derlarea potențială a tranzacției.

Nu uita! Nu există obligativitatea transmiterii în cadrul sistemului RO e-factura a facturii proforme de vreme ce acestui document nu îi este atribuit caracterul obligativității. Totuși, există o serie de discuții legate de acest document și rolul pentru sistemele digital-fiscale. De exemplu: cum procedăm atunci când primim o factură proformă iar factura clasică este încărcată în cadrul sistemului la zile sau săptămâni distanță?

Speță din spectrul practicii tranzacționale

Discrepanțe între factura clasică și factura electronică. Chiar și la momentul actual, după o perioadă destul de lungă de la apariția sistemului RO e-factura, pentru antreprenori sau utilizatori ai platformei, mai ales pentru cei aflați la început de drum există o serie de nelămuriri cu privire la cele două documente. De exemplu, unele companii încă mai primesc facturi fizice pentru achiziția de mărfuri, prestarea de servicii, cu mult înainte ca acestea să fie încărcare în cadrul sistemului RO e-factura. Cum ar trebui să te raportezi la aceste facturi? Cunoaștem deja faptul că nu putem să mai înregistrăm în contabilitate tranzacții care au la bază facturi care nu fac subiectul sistemului RO e-factura. Ținând cont de aceste aspecte, factura în format fizic primită de la partenerul de la care achiziționăm bunuri sau servicii putem să o considerăm drept factura proformă, deoarece nu o putem înregistra în contabilitate, având în vedere faptul că ea nu este transmisă în cadrul sistemului. Evident, și în acest caz există o serie de aspecte adiacente legate de faptul că derularea unei tranzacții la nivelul companiilor trebuie să fie justificată pe baza documentelor. Cu alte cuvinte, nu putem să înregistrăm în contabilitate o operațiune care nu are la aibă la bază un document justificativ. De aceea, specialiștii recomandă ca factura primită în format fizic să fie considerată proformă până la momentul primirii facturii oficiale prin intermediul sistemului RO e-factura. Mai multe despre acest subiect poți găsi prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/factura-proforma-document-lipsit-de-forma-in-contextul-e-facturii/.

Revenind la elementele principale ale unei facturi proforme, ce trebuie să știm este faptul că acestea nu diferă substanțial de cele ale unei facturi clasice. Codul fiscal sau Legea nr. 227/2015 nu face trimitere în cadrul cuprinsului la factura proformă. Prin urmare, contribuabilii nu se pot raporta în manieră obiectivă la întocmirea acestui document. Întrucât nu este reglementat, rămâne la alegerea acestuia maniera de întocmire a documentului și a componenței acestuia. Cert este faptul că, factura proformă îmbracă aceeași structură ca factura clasică. Art. 319, alin. (20) din cadrul Legii nr. 227/2015 fixează elementele principale ale unei facturi. Acestea sunt legate de:

• Un număr de ordine a facturii sau număr de identificare;
• Datele de identificare ale partenerilor;
• Data emiterii;
• Aspecte legate de bunurile livrate, serviciile prestate ori lucrările executate;
• Mențiuni speciale legate de taxare inversă, dacă este cazul, TVA la încasare etc.;
• Alte aspecte importante pentru conturarea cadrului complex al tranzacției.

Un element distinctiv al facturii proforme este redat de apariția denumirii Factura proformă în cadrul formularului fizic sau electronic al acesteia. Cu alte cuvinte, factura proformă poate să conțină aceleași tipuri de elemente ca factura finală cu mențiunea legată de faptul că aceasta este una proformă. Astfel, un partener riguros va consemna în cadrul facturii proforme o serie de detalii sau informații care pot fi cuprinse și de către factura finală încărcată în cadrul sistemului RO e-factura.

Care este maniera de emitere a unei facturi proforme?

O factura proformă poate fi emisă asemenea celei finale, și anume, cu ajutorul programului de facturare. Nu trebuie să apelezi la alte metode de emitere a acestui document sau să achiziționezi alte soluții informatice. Astfel, în loc de acționarea butonului de factură finală vei emite o proformă care o poți trimite clientului fie în format electronic, fie fizic. Având în vedere faptul că factura proformă nu se înregistrează în evidența financiar-contabilă a companiei, lucrurile stau puțin diferit spre deosebire de factura finală care este asociată obligativității de încărcare în cadrul sistemului național RO e-factura, în anumite condiții precise și la anumite termene.

Modele practice privind factura proformă

În ceea ce privește modelul facturii proforme, așa cum am menționat și mai sus, acesta este identic cu cel al facturii finale, cu deosebirea faptului că în cadrul documentului emis trebuie să apară sintagma ,,factura proformă”. Deci, atunci când emiți o factură finală, în orice program de facturare acționezi butonul emitere factură finală, dacă însă dorești să emiți o proformă vei selecta generarea facturii proforme. În afară de modificarea denumirii documentului, nu ar trebui să fie alte elemente de diferențiere substanțială din punct de vedere a conținutului ori a structurii acesteia. Atenție însă la gestionarea documentului. Aceasta trebuie să se realizeze separat de cea a facturilor finale în așa fel încât să nu fie disturbat procesul normal de evidență a facturilor emise. Ce este important să cunoaștem în acest punct, este faptul că factura proformă trebuie să conțină acele elemente dorite de utilizator în vederea informării complete și eficiente a clientului. Mai apoi acestea vor fi transpuse și asupra facturii finale. Un model concret creionat de factură proformă va cuprinde punctual: datele partenerilor sub aspectul codului de identificare fiscală, adresa completă etc., denumirea documentului Factura proforma, tabelul cuprinzând datele definitorii ale bunurilor care fac obiectul documentului (denumirea acestuia, unitatea de măsură, prețul unitar, valoarea totală, valoarea TVA-ului etc.). Un model concret de factură proformă realizat chiar de echipa noastră poate fi accesat la adresa: https://facturis.ro/blog/dictionar/factura-proforma/.

Atunci când discutăm despre documentele financiar-contabile, spectrul acestora este extrem de amplu. Obligativitatea întocmirii acestora reprezintă reală responsabilitate pentru persoanele care se ocupă de gestiunea financiar-contabilă a companiei. Factura proformă nu constituie element de obligativitate din cadrul biblioraftului de documente financiar-contabile. Acesta ajută comercianții să aibă o imagine clară înaintea oficializării efective a relației de comercializare. Practica financiar-contabilă nu este influențată substanțial de întocmirea acestui document, prin prisma faptului că nu este un document ce deține caracter obligatoriu. Totuși, potențialii clienți pot să solicite un astfel de document pentru a-și contura o imagine a bunurilor ori a serviciilor care urmează a fi livrate/prestate.

 

Referințe principale de informare

1. Boiciuc, Alexandru, e-Factura: Cum pot firmele să înregistreze tranzacțiile, în baza facturii clasice, până la momentul emiterii facturii electronice? Soluția prudentă: proforma, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.avocatnet.ro/articol_68186/e-Factura-Cum-pot-firmele-s%C4%83-inregistreze-tranzac%C8%9Biile-in-baza-facturii-clasice-pan%C4%83-la-momentul-emiterii-facturii-electronice-Solu%C8%9Bia-prudent%C4%83-proforma.html.
2. Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în  Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
3. Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**) Publicat în  Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.