Inventarul

Definirea inventarului

Inventarul este documentul în care sunt trecute și evaluate, cantitativ și valoric, materialele aflate în stocul unei gestiuni la un moment dat, în care pot interveni modificări după inventariere.

Utilizarea inventarului

Lista de inventariere servește la:

Inventarierea valorilor materiale aflate în gestiunile unității;
Justificarea înregistrărilor în evidența magaziilor și în contabilitate a plusurilor și minusurilor constatate;
Întocmirea Registrului de inventariere;
Centralizarea operațiilor de inventariere.

Conținutul dosarului de inventariere

Dosarul de inventariere al comisiei trebuie să cuprindă:

Decizia de inventariere;
Procesul verbal de instruire a comisiei de inventarierei;
Procesul verbal al inventarierii;
Copii după documentele de înregistrare a minusurilor/plusurilor constatate;
Declarația gestionarului;
Declarația de inventar;
Copii după ultimele documente de intrare/ieșire din gestiune (ultima recepție, ultima factură, ultimul bon de consum);
Listele de inventariere;
Anexe (schițe efectuate cu ocazia inventarierii, formule de calcul etc.).

Întocmirea inventarului

Pe baza “Deciziei de inventariere” emisă de administratorul unității sau a altei persoane, care are obligația gestionării unității se derulează procesul de inventariere. În baza acestei decizii se stabilesc comisiile de inventariere și care sunt etapele inventarierii, respectiv începerea și finalizarea unei anumite etape.

Gestionarul completează de mână o “Declarație de inventariere” prin care declară unde sunt depozitate valorile materiale, bănești (după caz), ultimul document de intrare (NIR), ultimul document de ieșire și cum că nu a sustras bunuri materiale sau bănești fără acordul administratorului.

Comisia are obligația să aibă în posesie listatate: ultimul NIR, ultima factură de vânzare și ultimul bon de consum etc., pe care le atașează la declarația de inventariere. În cazul în care inventarierea nu se finalizează la sfârșitul zilei, după ce comisia părăsește incinta unde se desfășoară inventarierea, aceasta este sigilată de către președintele comisiei de inventariere, iar a doua zi tot președintele comisiei are obligația să verifice sigiliul înainte de a intra în incintă. Dacă este absolut necesar în timpul inventarierii să se introducă/scoată un produs în/din gestiune, atunci comisia va trece pe fiecare document de intrare/ieșire “Recepționat în cursul inventarierii” / “Eliberat în cursul inventarierii” și semnează toți membrii comisiei.

Lista de inventar se întocmește în două exemplare pe gestiune și conturi de materiale, mărfuri și ambalaje și este semnată de către membrii comisiei de inventariere, gestionar și contabilul care ține evidența gestiunii de stocuri. Atunci când are loc predarea-primirea gestiunii de stocuri, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, unu pentru gestionarul predator, unu pentru gestionarul primitor și unu pentru contabilitate.

Pentru bunurile deteriorate sau parțial degradate, precum și pentru bunurile staționare și pentru cele fără valorificare, se întocmesc liste de inventariere separate.

Informații minimale ce trebuie să le conțină inventarul

Lista de inventar trebuie să conțină urmatoarele date:

Denumirea formularului;
Data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului listă de inventar;
Denumirea unității;
Gestiunea;
Locul de depozitare;
Numărul curent;
Denumirea bunurilor inventariate;
Unitatea de măsură, cantitatea;
Prețul unitar de înregistrare în contabilitate;
Valoarea contabilă;
Valoarea de inventar;
Deprecierea: valoarea, motivul (după caz);
Comisia de inventariere: numele și prenumele, semnătura;
Gestionar și gestionar primitor (în cazul predării-primirii; gestiunii de stocuri): numele și prenumele, semnătura;
Contabilitate: numele și prenumele, semnătura.

Semnarea inventarului

Dupa inventar, atunci când se fac liste de inventar de predare-primire a gestiunii de stocuri, trebuie semnate de către getionarul predator și getionarul primitor iar când se fac liste de inventar pentru gestiuni colective, pe mai multe schimburi, trebuie semnate de toți gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari.

Notarea în inventar a bunurilor ce nu pot fi măsurate

În cazul produselor sub formă lichidă sau vrac a căror cantitate faptică nu poate fi stabilită prin măsurare sau a căror inventariere prin cântărire sau măsurare, necesită cheltuieli importante sau ar duce la degradarea produselor respective. În listele de inventariere se trece și modalitatea de calcul pe baza căreia s-a efectuat inventarul.

Stocurile faptice se înscriu în listele de inventariere rezultate în urma inventarierii prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare (după caz).

După determinarea cantităților inventariate, se trec imediat datele în listele de inventariere, în ordinea grupării produselor inventariate, având în vedere dimensiunile și unitățiele de măsură cu care figurează în evidența contabilă și depozite. Prețurile trecute în listele de inventariere pentru evaluarea stocurilor faptice trebuie să corespundă cu prețurile bunurilor cum au fost înregistrare în contabilitate.

După finalizarea inventarului se verifică exactitatea tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor și înregistrărilor din contabilitate și din evidența de la locurile de depozitare, apoi se compară stocul faptic valoric cu soldul scriptic din contabilitate și din depozitare. Odată identificate greșeli, se corectează înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Etapele parcurse de lista inventar

Lista inventar are următorul parcurs:

Se semnează fiecare filă a listei de către gestionar/gestionari (cazul predării-primirii) menționând pe ultima filă a listei cum că toate cantitățile au fost stabilite în prezența sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa (lor), că nu mai are(au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum și faptul că prețurile, cantitățile, calitățile și unitățile de măsură au fost stabilite în prezența sa (lor) și nu are (au) obiecțiuni de făcut;
Se semnează fiecare filă a listei de către membrii comisiei de inventariere, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulării listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităților, conform dispozițiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;
Se confruntă valoarea totală a inventarului faptic cu raportul de gestiune predat la contabilitate de către compartimentului financiar-contabil, apoi se stabilește determinarea corectă a valorii deprecierilor constatate și înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;
Avizarea propunerile făcute de către comisia de inventariere se face după ce, fișele de inventar împreună cu procesele verbale ce cuprind cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate și cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii au trecut de controlul conducătorulului compartimentului financiar contabil;
Conducătorul unității decide soluționarea propunerilor făcute, după ce consultă listele de inventar și procesele verbale sus menționate;
Lista de inventar se arhivează un exemplar la compartimentul financiar-contabil și un exemplar la compartimentul de verificări gestionare.

Diferența între tipurile de inventar: permanent și intermitent

Conform cu Directiva a IV-a privind reglementările contabile a Comunităţilor Economice Europene, contabilitatea stocurilor se ține cantitativ şi valoric sau numai valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

Prin inventarul permanent se evidenţiază valorile stocurilor intrate în debitul conturilor de stocuri la preţ de înregistrare, iar în creditul acestora ieşirile din gestiune a stocurilor. Soldul conturilor de stocuri reflectă valoarea bunurilor existente în gestiune, la preţ de înregistrare. Atunci când se întocmește inventarul permanent, în contabilitate se înregistrează toate operaţiunile de intrare şi ieşire, astfel putându-se stabili şi cunoaşte cantitativ și valoric stocurile în orice moment.

Prin inventarul intermitent se stabilesc în contabilitate ieşirile şi înregistrarile stocurilor pe baza inventarierii la sfârşitul perioadei. În acest caz, ieşirile se determină ca diferenţă între valoarea stocului iniţial plus valoarea intrărilor şi valoarea stocului final, determinat pe baza inventarierii. Prin această metodă a inventarului intermittent, intrările de stocuri se înregistrează prin conturile de cheltuieli (conturile clasei 6) și nu prin conturile de stocuri (conturile clasei 3).

La întocmirea inventarului intermitent, în debitul conturilor de cheltuieli se regăsește valoarea stocurilor existente în gestiune la începutul perioadei şi valoarea intrărilor înregistrate în cursul perioadei. Ieşirile se determină la sfârşitul perioadei cumulând stocul iniţial, a intrărilor în gestiune şi a valorii stocurilor finale. Stocurile finale se stabilesc prin inventariere, care se regăsesc la sfârşitul perioadei în debitul conturilor de stocuri.