Companiile sunt obligate să întocmească și să țină anumite registre, așa cum prevede legislația în vigoare. Cele mai importante dintre ele sunt registrele contabile, despre care scriem astăzi.

Pe partea de contabilitate, orice companie trebuie să aibă trei mari registre, conform Ordinului Ministerului Finanțelor 2.634/2015. Acestea sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, ultimul fiind valabil numai la contabilitatea în partidă dublă. Acestea trebuie păstrate în arhiva firmei timp de zece ani.

Aceste registre trebuie folosite în strictă concordanță cu destinația pe care o au și trebuie să fie ordonate și completate astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile făcute de o companie.

Ca formă, registrele de contabilitate pot fi registre, foi volante sau listări informatice. Numerotarea paginilor registrelor se face în ordine crescătoare și volumele se numerotează în ordinea completării.

Registrul-jurnal

În Registrul-jurnal se trec cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate de o firmă. Acesta se întocmește lunar, potrivit actului normativ amintit, prin înregistrarea cronologică a documentelor financiar-contabile în care se reflectă mișcarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale companiei.

Dacă firma are subunități în mai multe zone, care conduc contabilitatea până la balanță de verificare, Registrul-jurnal se întocmește de către acele subunități. În orice caz, numerotarea paginilor este făcută în ordine crescătoare și volumele se numerotează în ordinea completării lor. Dacă sunt folosite jurnale auxiliare, în Registrul-jurnal se poate trece totalul lunar al fiecăruia.

„În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se înregistrează prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate”, este subliniat în ordinul de ministru.

Iată cum se completează coloanele registrului:

• coloana 1: se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie (sau de la începutul activității), până la sfârșitul exercițiului financiar (sau încetarea activității);
• coloana 2: se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru;
• coloana 3: se trece felul, numărul și data documentului justificativ care stă la baza operațiunilor economice (factura, chitanța etc.) sau ale jurnalului auxiliar (jurnalul privind operațiunile de casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.);
• coloana 4: se înscriu explicațiile în legătură cu operațiunea respectivă (se completează doar când este cazul);
• coloanele 5 și 6: se trece simbolul conturilor debitoare și creditoare;
• coloanele 7 și 8: se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul justificativ (e bine să știi că sumele debitoare și sumele creditoare trebuie totalizate lunar).

Atenție! Registrul-jurnal trebuie editat dacă inspectorii de stat cer asta și pentru necesitățile companiei.

Registrul-inventar

În Registrul-inventar se trec elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate în funcție de natura lor, inventariate de entitate.

Acest tip obligatoriu de registru trebuie întocmit la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau la încetarea activității (fără ștersături, fără spații libere), pe baza datelor din listele de inventariere și procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

De asemenea, dacă o firmă are subunități în diferite zone, care conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, Registrul-inventar trebuie întocmit de către acele subunități.

„Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii”, este explicat în Ordinul 2.634/2015.

În cazul creanțelor și al obligațiilor față de terțe entități, acestea se inventariază în baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare sau a punctajelor reciproce.

La încetarea activității, reglementările în vigoare prevăd că Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii inventariate faptic la acea dată.

Referitor la completarea coloanelor registrului, iată ce trebuie reținut:

• coloana 1: se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea registrului până la sfârșitul exercițiului financiar (sau până la încetarea activității);
• coloana 2: vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni;
• coloana 3: se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate (valoarea contabilă a unui activ este valoarea la care acesta este recunoscut după ce se deduc amortizarea acumulată, pentru activele amortizabile, și ajustările acumulate din depreciere sau pierdere de valoare);
• coloana 4: se înscrie valoarea de inventar a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, stabilită la evaluarea la inventariere (pe baza listelor de inventariere și a proceselor-verbale de inventariere);
• coloana 5: se trec diferențele din evaluare, calculate ca diferență între valoarea contabilă și valoarea de inventar;
• coloana 6: se menționează cauzele diferențelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamități, terți neidentificați etc.).

Cartea mare

În Cartea mare se trec lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, la un moment dat. Acest registru poate fi înlocuit, teoretic, cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse.

Conform regulilor în vigoare, Cartea mare se folosește pentru stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la entitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale”, verificarea înregistrărilor contabile efectuate, întocmirea balanței de verificare.

Cartea mare se întocmește lunar, pe măsură ce sunt înregistrate operațiunile, pentru debitul și pentru creditul fiecărui cont sintetic. Iar registrul se completează în baza documentelor justificative, documentelor centralizatoare și jurnalelor.

Mai precis, completarea se face după cum urmează:

• rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfășurarea pe conturi corespondente;
• sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
• soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul exercițiului financiar (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop).

Registrul de casă și statul de salarii

În plus, tot pe partea de contabilitate, mai trebuie amintite Registrul de casă și Statul de salarii.

Registrul de casa se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți, acesta servind ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casierie, ca document de stabilire zilnică a soldului de casă și ca document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă.

Al doilea servește ca document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, al contribuțiilor și al altor sume datorate, dar și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Prin excepție, acesta se păstrează în arhivă timp de 50 de ani.