Registre contabile

Registre contabile 2020: Ce registre sunt obligatorii pentru firma ta

Companiile sunt obligate să întocmească și să țină anumite registre, așa cum prevede legislația în vigoare. Cele mai importante dintre ele sunt registrele contabile, despre care scriem astăzi. Pe partea de contabilitate, orice companie trebuie să aibă trei mari registre, conform Ordinului Ministerului Finanțelor 2.634/2015. Acestea sunt Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, ultimul fiind valabil numai la contabilitatea în partidă dublă. Acestea trebuie păstrate în arhiva firmei timp de zece ani. Aceste registre trebuie folosite în strictă concordanță cu destinația pe care o au și trebuie să fie ordonate și completate astfel încât să permită în orice moment identificarea și controlul operațiunilor contabile făcute de o companie. Ca formă, registrele de contabilitate pot fi registre, foi volante sau listări informatice. Numerotarea paginilor registrelor se face în ordine crescătoare și volumele se numerotează în ordinea completării. Registrul-jurnal În Registrul-jurnal se trec cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate de o firmă. Acesta se întocmește lunar, potrivit actului normativ amintit, prin înregistrarea cronologică a documentelor financiar-contabile în care se reflectă mișcarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale companiei. Dacă firma are subunități în mai multe zone, care conduc contabilitatea până la balanță de verificare, Registrul-jurnal se întocmește de către acele subunități. În orice caz, numerotarea paginilor este făcută în ordine crescătoare și volumele se numerotează în ordinea completării lor. Dacă sunt folosite jurnale auxiliare, în Registrul-jurnal se poate trece totalul lunar al fiecăruia. „În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, fiecare operaţiune economico-financiară se înregistrează prin articole contabile, în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor în entitate”, este subliniat în ordinul de ministru. Iată cum se completează coloanele registrului: coloana 1: se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie (sau de la începutul activității), până la sfârșitul exercițiului financiar (sau încetarea activității); coloana 2: se trece data (anul, luna, ziua) când se efectuează înregistrarea în registru; coloana 3: se trece felul, numărul și data documentului justificativ care stă la baza operațiunilor economice (factura, chitanța etc.) sau ale jurnalului auxiliar (jurnalul privind operațiunile de casă și bancă, jurnalul decontărilor cu furnizorii etc.); coloana 4: se înscriu explicațiile în legătură cu operațiunea respectivă (se completează doar când este cazul); coloanele 5 și 6: se trece simbolul conturilor debitoare și creditoare; coloanele 7 și 8: se trec sumele totale, debitoare și creditoare din documentul justificativ (e bine să știi că sumele debitoare și sumele creditoare trebuie totalizate lunar). Atenție! Registrul-jurnal trebuie editat dacă inspectorii de stat cer asta și pentru necesitățile companiei. Registrul-inventar În Registrul-inventar se trec elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate în funcție de natura lor, inventariate de entitate. Acest tip obligatoriu de registru trebuie întocmit la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar sau la încetarea activității (fără ștersături, fără spații libere), pe baza datelor din listele de inventariere și procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi. De asemenea, dacă o firmă are subunități în diferite zone, care conduc contabilitatea până la nivel de balanță de verificare, Registrul-inventar trebuie întocmit de către acele subunități. „Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii”, este explicat în Ordinul 2.634/2015. În cazul creanțelor și al obligațiilor față de terțe entități, acestea se inventariază în baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare și creditoare sau a punctajelor reciproce. La încetarea activității, reglementările în vigoare prevăd că Registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii inventariate faptic la acea dată. Referitor la completarea coloanelor registrului, iată ce trebuie reținut: coloana 1: se înscrie numărul curent al operațiunilor înregistrate în ordine cronologică, de la deschiderea registrului până la sfârșitul exercițiului financiar (sau până la încetarea activității); coloana 2: vor fi recapitulate elementele inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ și de pasiv, conturile de valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni; coloana 3: se înscrie valoarea contabilă a elementelor inventariate (valoarea contabilă a unui activ este valoarea la care acesta este recunoscut după ce se deduc amortizarea acumulată, pentru activele amortizabile, și ajustările acumulate din depreciere sau pierdere de valoare); coloana 4: se înscrie valoarea de inventar a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, stabilită la evaluarea la inventariere (pe baza listelor de inventariere și a proceselor-verbale de inventariere); coloana 5: se trec diferențele din evaluare, calculate ca diferență între valoarea contabilă și valoarea de inventar; coloana 6: se menționează cauzele diferențelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamități, terți neidentificați etc.). Cartea mare În Cartea mare se trec lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, la un moment dat. Acest registru poate fi înlocuit, teoretic, cu Fișa de cont pentru operațiuni diverse. Conform regulilor în vigoare, Cartea mare se folosește pentru stabilirea rulajelor lunare și a soldurilor pe conturi sintetice, la entitățile care aplică forma de înregistrare „pe jurnale”, verificarea înregistrărilor contabile efectuate, întocmirea balanței de verificare. Cartea mare se întocmește lunar, pe măsură ce sunt înregistrate operațiunile, pentru debitul și pentru creditul fiecărui cont sintetic. Iar registrul se completează în baza documentelor justificative, documentelor centralizatoare și jurnalelor. Mai precis, completarea se face după cum urmează: rulajul creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o singură sumă, fără desfășurarea pe conturi corespondente; sumele cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se reportează din acele jurnale, obținându-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; soldul debitor sau creditor al fiecărui cont se stabilește în funcție de rulajele debitoare și creditoare ale contului respectiv, ținându-se seama de soldul de la începutul exercițiului financiar (care se înscrie pe rândul destinat în acest scop). Registrul de casă și statul de salarii În plus, tot pe partea de contabilitate, mai trebuie amintite Registrul de casă și Statul de salarii. Registrul de casa se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți, acesta servind ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casierie, ca document de stabilire zilnică a soldului de casă și ca document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă. Al doilea servește ca document pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, al contribuțiilor și al altor sume datorate, dar și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Prin excepție, acesta se păstrează în arhivă timp de 50 de ani.
0

Arhivare documente 2020: Cum și cât se păstrează actele financiar-contabile ale firmei în acest an

Potrivit normelor în vigoare, arhivarea documentelor financiar-contabile se face în 2020 conform unor reguli specifice. Spre exemplu, există peste 20 de acte ce trebuie păstrate de contribuabili timp de cinci ani, în timp ce altele trebuie păstrate pentru zece sau chiar 50 de ani. Arhivarea lor se poate face atât în format tipărit, cât şi în format electronic. Arhivarea și păstrarea registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, în 2020, în conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2.634/2015. Ca regulă generală, registrele de contabilitate şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva entităților timp de zece ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Există şi o excepție de la această regulă, şi anume statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani. În acelaşi timp, documentul citat reglementează peste 20 de documente a căror perioadă obligatorie de păstrare este de cinci ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Mai exact, este vorba despre următoarele: notă de recepție și constatare de diferențe ; bon de predare, transfer, restituire; bon de consum ; bon de consum (colectiv); lista zilnică de alimente; dispoziție de livrare; fișă de magazie; listă de inventariere; listă de inventariere (pentru gestiuni global-valorice); chitanță ; chitanță pentru operațiuni în valută; dispoziție de plată/încasare către casierie; borderou de achiziție; borderou de achiziție (de la producători individuali); decont pentru operațiuni în participație; ordin de deplasare (delegație); ordin de deplasare (delegație) în străinătate (transporturi internaționale); decont de cheltuieli (pentru deplasări externe); decont de cheltuieli valutare (transporturi internaționale); notă de debitare/creditare; fișă de cont pentru operațiuni diverse; fișă de cont pentru operațiuni diverse (în valută și lei); decizie de imputare; angajament de plată. Obligaţia păstrării documentelor amintite revine, practic, societăților comerciale, societăților/companiilor naționale, regiilor autonome, institutelor naționale de cercetare-dezvoltare, societăților cooperatiste etc. În plus, trebuie să arhiveze actele financiar-contabile şi alte entităţi, astfel: instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial; subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor menționate anterior, cu sediul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul în străinătate; organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil. De asemenea, este important să precizăm că documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora. În plus, în caz de încetare a activității unei societăți, actele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990 sau se pot preda la arhivele statului. Arhivarea, fie în format tipărit, fie în format electronic Pe lângă arhivarea pe suport hârtie, Ordinul MFP nr. 2.634/2015 prevede şi posibilitatea păstrării documentelor în format electronic. Astfel, companiile au libertatea de a alege una dintre cele două metode, dar fiecare dintre acestea implică respectarea unor reguli. Mai precis, în cazul în care o firmă alege să păstreze documentele financiar-contabile în format hârtie, arhivarea lor trebuie să respecte două reguli esenţiale, astfel: documentele să fie grupate în dosare, numerotate și șnuruite; gruparea documentelor în dosare să fie făcută cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. Aceste dosare trebuie păstrate în spații special amenajate, unde pot fi asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii. În ceea ce privește evidența documentelor în arhivă, aceasta se ține, potrivit Ordinului MFP nr. 2.634/2015, cu ajutorul unui Registru de evidență, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea lor în decursul timpului. În schimb, dacă evidenţa contabilă este ținută cu ajutorul programelor de facturare, gestiune stocuri si de contabilitate, firmele pot păstra documentele pe suporturi tehnice, cu o condiţie: actele să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control competente. În fine, documentele financiar-contabile pot fi păstrate, în baza unor contracte de prestări servicii, și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice. Într-un asemenea caz, răspunderea în ceea ce privește păstrarea documentelor revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare. Bine de știut: Specialiștii atrag atenția că arhivarea electronică poate aduce reduceri importante de costuri și o eficientizare semnificativă a activității contribuabililor. Sancțiuni pe care le riscă firmele Regulile pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale, printre care se numără și obligația ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/ plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, sunt prevăzute la art. 109 din Codul de procedură fiscală. Totodată, în actul normativ scrie că aceste evidențe pot fi păstrate inclusiv pe suport electronic sau că pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate să presteze servicii de arhivare. În schimb, evidenţele contabile şi fiscale ale exerciţiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/ plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1-25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declaraţiilor fiscale. În cazul în care evidenţele contabile şi fiscale sunt ţinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/ plătitorul este obligat să păstreze şi să prezinte aplicaţiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat. Contribuabilul/ plătitorul este obligat să utilizeze pentru activitatea desfăşurată documente primare şi de evidenţă contabilă stabilite prin lege şi să completeze integral rubricile formularelor, corespunzător operaţiunilor înregistrate. Nerespectarea obligației de a păstra, precum și a obligației de a prezenta organului fiscal datele arhivate în format electronic și aplicațiile informatice cu ajutorul cărora acestea au fost generate este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amendă, în conformitate cu prevederile articolului 336 din Codul de procedură fiscală. Concret, amenda aplicabilă contribuabililor mari și mijlocii este cuprinsă între 12.000 şi 14.000 de lei, în timp ce, pentru contribuabilii mici şi persoanele fizice, normele în vigoare stabilesc o amendă de la 2.000 la 3.500 de lei. Totuşi, persoanele sancţionate au posibilitatea achitării a jumătate din valoarea minimă a amenzii, în 15 zile de la comunicarea procesului verbal de contravenţie.
0
aplicatie de facturare integrata 100% cu e-Factura