O persoana fizica autorizata care s-a infiintat recent si va emite prima factura trebuie sa respecte cateva reguli pentru a putea intocmi in mod corect actul. In plus, aceasta trebuie sa detina si anumite documente contabile.

In principiu, trebuie respectate prevederile Ordinului MFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991. Acest ordin prevede anumite norme de utilizare a facturii si modul de alocare a numerelor.

Conform documentului, factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emis.

Aceleasi reguli prevad ca, anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura (PFA).

O PFA trebuie sa respecte si prevederile art. 155 alin (19) Cod fiscal privind mentiunile care trebuie sa se regaseasca obligatoriu pe o factura. Potrivit legislatiei fiscale, acestea sunt:

• numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;
• denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 125^1 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
• baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
• in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea „autofactura”;
• in cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
• in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea „taxare inversa”;
• in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea „regimul marjei – agentii de turism”;
• daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de arta” sau „regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
• in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea „TVA la incasare”;
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.

De asemenea, persoana fizica autorizata trebuie sa aiba stampila, facturier si chitantier, precum si Registrul jurnal de incasari si plati. Ultimul document poate fi tinut si pe calculator, dar la fiecare sfarsit de luna trebuie listat, iar totalul de pe foile listate trebuie trecut in registrul jurnal de incasari si plati inregistrat la finante.