De la începutul anului 2024 ești pasager al trenului schimbării. Schimbare care a stat permanent sub marca digitalului. A fost un an în care procesele de afaceri au fost complet redefinite. Călătoria însă se apropie de final. La orizont se întrezărește indicatorul ultimei opriri. Foarte curând, trenul va staționa în gara bilanțului anual. Chiar dacă a fost o perioadă plină de provocări, cu certitudine anul se poate solda pozitiv pentru orice pasager al călătoriei. Staționarea nu este însă de lungă durată. Este nevoie de mobilizare și angrenare în noi acțiuni de redefinire a manierei de funcționare a afacerilor. Acestea sunt însă proiectate pentru anul care va veni. Trenul schimbării își va continua astfel cursul…

La vreme de bilanț, aducem în atenția ta aspectele legate de balanța de stocuri. Te-ai obișnuit deja cu întrebarea care a căpătat o notă retorică: Se modifică rolul diverselor documente justificative pe fondul angrenării afacerilor în maratonul digitalizării fiscale? Pentru a conferi un răspuns întrebării, am adus în atenția ta o serie de materiale care analizează noua poziție a diverselor documente de evidență primară în traseul digitalizării fiscale a firmelor. Astfel, am reperat pe traseul E-facturii și a fenomenului RO e-TVA documente precum avizul de însoțire a mărfii, factura proformă, nota de recepție etc. Ideea de bază desprinsă din cercetările noastre este legată de reinventarea rolului acestor documente pe fundalul creionat de digitalizarea fiscală. Nu vorbim nicidecum despre dispariția sau minimizarea rolului vreunuia dintre aceste documente. Dimpotrivă. Acestea capătă o altă nuanță în tabloul marcat de modernizare prin digitalizare.

Astăzi, vom aduce clarificări privind reperarea balanței de stocuri. Ce reprezintă aceasta și cum este vizualizată prin lentila pilonilor digitalizării fiscale, vei afla prin parcurgerea materialului de mai jos.

Lumina reflectoarelor nu este plenar centrată spre documentul balanță de stocuri. Specialiștii, teoreticieni și practicieni deopotrivă nu aduc multe clarificări în această zonă. Nu regăsim foarte multe informații pe această temă în cadrul literaturii de specialitate. De aceea, ne propunem conturarea unei imaginii concrete cu privire la balanța de stocuri și rolul deținut de acest document în sfera unui mediu de afaceri complet digitalizat din punct de vedere fiscal. Manifestă sau nu impact un astfel de cadru asupra balanței de stocuri? Apariția paradigmelor digitalizării fiscale influențează maniera de întocmire a acestui document? Ce implicații are RO E-factura asupra întocmirii balanței de stocuri? Rămâi alături de noi să descoperim toate aspectele care stau în spatele balanței de stocuri pe parcursul acestui material.

Pe scurt!
Ce este balanța de stocuri și care este rolul său în cadrul evidenței operațiunilor economice?
Care sunt principalele elemente ale balanței de stocuri și cum contribuie acestea la susținerea deciziilor de optimizare a activității legate de stocuri?
Balanța de stocuri își păstrează relevanța pe fondul fenomenelor conturate de RO E-factura și RO e-SAF-T?
Sub apanajul RO E-facturii…

Ce este balanța de stocuri și care este rolul său în cadrul evidenței operațiunilor economice?

Balanța de stocuri, ca document de evidență analitică a stocurilor este menționată în mod expres în cadrul Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile. Astfel, la poziția 49 din cadrul Nomenclatorului documentelor financiar-contabile, secțiunea VI. Contabilitate generală regăsim codul atribuit balanței analitice a stocurilor (Cod 14-6-30/c). Practic, balanța de stocuri vine în întâmpinarea contribuabililor pentru asigurarea concordanței dintre datele din evidența sintetică cu cele din evidența analitică. Ce este bine să știm este faptul că legislația autohtonă nu definește în mod punctual balanța analitică de stocuri (ci doar în sensul general al balanței de verificare). Totuși putem să conferim un sens pragmatic acestui document.

Balanța analitică a stocurilor reprezintă documentul de verificare a corectitudinii înregistrărilor în contabilitatea stocurilor care pune în echilibru datele din cadrul contabilității sintetice și analitice cu privire la stocurile deținute de entitate.

Care sunt principalele elemente ale balanței de stocuri și cum contribuie acestea la susținerea deciziilor de optimizare a activității legate de stocuri?

Balanța de stocuri cunoaște o altă față decât balanța de verificare cu care ești obișnuit. Deși principiile de întocmire sunt similare, totuși balanța de stocuri tratează punctual aspecte legate de: prețul unitar și denumirea produsului, stocul inițial și unitatea de exprimare a stocurilor, cantitatea intrată și cantitatea ieșită, stocul final. Dacă ne oprim la aceste elemente, nu regăsim elemente de asemănare cu balanța de verificare care pune în echilibru elementele de activ, capitaluri proprii și datorii în termeni legați de sume debitoare și creditoare. De aceea, balanța de stocuri cuprinde și aspecte legate de sold inițial, debit, credit și sold final cu privire la fiecare element cuprins în cadrul acestui tablou.

Într-o manieră pragmatică, balanța de stocuri, ,,fotografiază” toate operațiunile realizate cu stocuri de către o companie, într-o perioadă definită de timp.

Este indicat să tratăm astfel cu maximă seriozitate situația stocurilor întrucât pe marginea acesteia se pot realiza o serie de analize. Mai ales dacă discutăm despre modele de business în care stocurile dețin un rol primordial în derularea activității.

Pe baza balanței de stocuri, poți să obții o serie de informații care te vor ajuta la optimizarea parametrilor de performanță a activității derulate. De exemplu, poți să identifici produsele cu cel mai mare rulaj, poți să afli informații cu privire la produsele care rămân o perioadă îndelungată pe stoc și de asemenea poți să obții date cu privire la stocurile insuficiente legat de anumite produse. Astfel, gestiunea stocurilor este realmente facilitată.

Balanța de stocuri își păstrează relevanța pe fondul fenomenelor conturate de RO E-factura și RO e-SAF-T?

Aceasta este întrebarea adresată în dreptul tuturor documentelor justificative, în noul cadru creionat de paradigmele digitalizării. Astfel, nu putea fi omisă nici în acest context. Rămâne balanța de stocuri relevantă în era digitalizării fiscale? Răspunsul care nu trebuie amânat este categoric da. De altfel, a fost contrastată mai sus semnificația crescută a documentului balanță de stocuri. Ba chiar putem să afirmăm faptul că, pe marginea modificărilor de substanță trasate de apariția paradigmelor digitalizării precum este RO e-SAF-T sau RO E-factura, balanța de stocuri devine un procedeu indispensabil cu privire la asigurarea corectitudinii evidențierii stocurilor în cadrul gestiunii activelor companiei. În cele ce urmează vom vizualiza modul în care paradigma E-factura se oglindește în balanța de stocuri.

Sub apanajul RO E-facturii…

Rolul balanței de stocuri putem să spunem că este ușor redefinit. Cum are loc această redefinire mai exact? Ei bine, prin importul automat al facturilor din cadrul platformei E-factura în cadrul unui program de facturare și gestiune stocuri și emiterea în prealabil a notei de recepție. Întocmirea corectă a balanței de stocuri este condiționată de contarea adecvată a operațiunilor care vizează stocurile efectuate de către companie prin intermediul programul de gestiune a stocurilor. Este esențial ca fiecare element din categoria stocurilor să fie corect preluat în evidența contabilă pentru a nu denatura balanța de stocuri. De exemplu, dacă se achiziționează materie primă (făina), aceasta trebuie să fie evidențiată printr-un cont analitic de materie primă, 301.01 Făină. Prin contarea corectă se asigură o evidență analitică corespunzătoare cu realitatea economică și implicit o balanță de stocuri corectă din punct de vedere contabil.

De asemenea, în cadrul balanței sunt consemnate intrările stocurilor. Una dintre modalitățile de intrare a acestora în gestiune, și cea mai populară este reprezentată de operațiunea de achiziție. Operațiune la baza căreia se află factura. Document la baza căruia stă conturarea fenomenului RO E-factura. Reiterăm faptul că doar facturile care sunt indexate în cadrul sistemului național reprezintă bază ocumentară solidă pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunilor legate de achiziția de stocuri. Astfel, câmpul Intrări va fi populat cu stocurile intrate prin intermediul facturilor regăsite în prealabil în cadrul sistemului național RO eFactura.

Ieșirile de stocuri, evidențiare prin vânzarea acestora pe baza facturilor sunt reflectate de documentele emise și transmise prin intermediul platformei RO E-factura. Am putea chiar să punem sub semnul întrebării o ieșire de stocuri prin operațiunea de vânzare care nu are la bază o factură transmisă în cadrul sistemului național RO E-factura. Aceasta ar fi doar o reflecție a sistemului național RO E-factura asupra balanței de stocuri. Vedem astfel cum paradigmele modernității manifestă răsunet asupra manierei de întocmire și a modului de raportare la documentele justificative care poate în trecut erau tratate cu superficialitate de către antreprenori. Rolul lor se reinventează pe fondul noilor modificări în materie de digitalizare fiscală, prin interconectare la sistemele moderne digitale legate de activitatea financiară și fiscală a unei companii. (balanța analitică a stocurilor)

Referințe principale de informare

1. Ordin nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în  Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.