Trio-ul RO e-SAF-T, RO e-TVA și RO e-Factura restructurează maniera de organizare a activității companiilor în anul 2025. Individual și interdependent, izolat și în conexiune directă, fiecare dintre cei 3 pioni care rescriu regulile afacerilor momentului influențează modul în care se vor derula de acum proceselor organizaționale.

Impactul pe latura remodelării conceptului de inspecție fiscală, incidența conturării unui ecosistem digital ca urmare a implementării RO eFacturii și crearea premiselor de pătrundere a unor noi paradigme ale modernității informatizării sunt certitudini, realități ale actualității de care factorii decizionali ai afacerilor se tem. Această temere se remarcă îndeosebi în rândul conducătorilor de afaceri de dimensiuni reduse din rațiuni legate de imposibilitatea susținerii financiare a unor schimbări care implică mobilizarea de resurse semnificative pentru atragerea de instrumente digitale viabile care să gestioneze eficient modificările impuse. Pe bună dreptate, dorința de pătrundere a mediului antreprenorial este necesar să fie adoptată funcție de capacitatea susținerii schimbărilor majore care vor acapara de acum înainte mediul de business autohton.

Unul dintre cele mai importante aspecte care trebuie considerat pe acest fundal al schimbării constante este informarea. Apelul la specialiști pentru soluționarea diverselor spețe practice devine un instrument crucial. Prin intermediul blogului nostru, am conturat un minighid al navigării antreprenorilor prin modificările impuse de paradigma RO e-SAF-T, pentru a facilita traseul ralierii la conformitate fiscală din punct de vedere digital. Călătoria deține caracter interminabil, mai ales dacă ne gândim la numeroasele provocări cu care se confruntă la momentul actual mai ales companiile mici. Cele care, după cum bine știi, sunt obligate la trecerea liniei de start în ceea ce privește depunerea D406, începând cu data de 1 ianuarie 2025.

Prin intermediul materialului de astăzi, ne propunem clarificarea unei spețe care este centrată spre utilizarea sistemului RO efactura și RO e-SAF-T de către companiile străine. Un subiect de actualitate, des întâlnit în spațiul de afaceri însă mai puțin disputat.

Speță RO e-SAF-T și RO e-factura. Companii nerezidente

În situația companiilor nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România, există obligativitatea ralierii la noutatea RO e-SAF-T începând cu data de 01.01.2025? De asemenea, aceștia dețin obligativitatea raportării facturilor emise către persoane fizice prin intermediul platformei RO e-factura începând cu data de 01.01.2025?

Un prim pas pentru conturarea răspunsului la această întrebare este legat de necesitatea definirii companiei nerezidente. Cum poate fi definită așadar o companie nerezidentă? O entitate nerezidentă poate fi definită ca fiind orice persoană juridică străină, care nu este înregistrată în România, conform normelor legale.

În ceea ce privește obligativitatea privind depunerea SAF-T, organele fiscale au conturat tabloul declarativ cu privire la companiile care trebuie să depună D406. În cadrul Ordinului 1783/2021 privind aspectele esențiale legate de raportarea RO e-SAF-T pentru companii, sunt prevăzute companiile care trebuie să se ralieze conformității fiscale privitor la depunerea D406. Tabloul beneficiază de caracterul completitudinii. Focusul este însă direcționat spre statusul companiilor nerezidente cu privire la transmiterea fișierului. Astfel, în cadrul anexei nr. 5, pct. 3, lit. r) este prevăzută obligativitatea transmiterii D406 de către societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe).

Obligativitatea transmiterii declarației RO e-SAF-T este legată de perioada fiscală a contribuabilului pentru depunerea decontului de TVA, lunar sau trimestrial.

Companiile nerezidente înregistrate doar în scopuri de TVA în România au obligația depunerii fișierului SAF-T (D406) cu data de referință a contribuabililor mici, și anume 1 ianuarie 2025.

Care sunt informațiile raportabile în schema SAF-T pentru companiile nerezidente înregistrate în scopuri de TVA?

Există o anumită structură specifică cu privire la raportarea SAF-T pentru companiile nerezidente înregistrate în scopuri de TVA în România și care nu dețin obligația organizării unei evidențe contabile. Astfel, principala componență a fișierului este formată din 6 părți, și anume:

1. Header (Antet);
2. MasterFiles (Fișiere Master) cu anumite subsecțiuni;
2.5 Tax Table (Tabela taxe);
2.6 UOM Table (Tabela UOM/Unități de măsură);
2.9 Products (Produse);
4 Source Documents (Documente sursă) cu următoarele subsecțiuni: 4.1 Sales Invoices (Facturi de vânzare; 4.2 Purchase Invoices (Facturi de achiziții).

Dacă ne raportăm la problematica facturării electronice în relația de tip B2C pentru companiile nerezidente, trebuie să cunoaștem faptul că utilizarea sistemului național RO e-factura este obligatorie și pentru companiile nerezidente care emit facturi către persoanele fizice. Conform OUG nr. 69/2024 este completat OUG nr. 120/2021 cu litera n^1) care definește relația de tip B2C astfel: tranzacția având ca obiect execuția de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii dintre un operator economic-persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare, și o persoană neimpozabilă, alta decât cea pentru care se aplică prevederile lit. m) și ale art. 9^1.

Facturarea electronică pe direcția relației de tip B2C, este astfel stabilită a avea loc între un agent economic și o persoană impozabilă definită conform prevederilor art. 266 din cadrul Codului Fiscal, astfel: o persoană impozabilă care are sediul activității economice în România și este stabilită în România, o persoană impozabilă care are sediul activității economice în afara României dar are un sediu fix în România ori dispune de suficiente resurse umane și tehnice pentru a realiza regulat livrări de bunuri ori prestări de servicii impozabile, respectiv o persoană impozabilă care deține sediul activității economice în afara României și care are un sediu fix în România este considerată persoană impozabilă care nu este stabilită în România pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii realizate la care sediul fix de pe teritoriul României nu participă.

Astfel, din anul 2025, companiile nerezidente precum și cele rezidente sunt obligate la transmiterea facturilor emise în relația de tip B2C în cadrul platformei RO e-factura. Conform noilor reglementări stabilite prin intermediul OUG 69/2024, persoana impozabilă este considerată și compania nerezidentă (persoana juridică nerezidentă), aspect care conferă indicii cu privire la obligativitatea utilizării sistemului național RO e-factura.

Astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2025, este obligatorie transmiterea facturilor emise în relația de tip B2C, în această categorie fiind subscrise și persoanele juridice nerezidente. În acest sens, în termen de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii, aceasta trebuie încărcată în cadrul sistemului național RO e-factura. În situația în care nu ești familiarizat cu maniera de calcul cu privire la încadrarea în cele 5 zile calendaristice, te invităm să accesezi materialul pe tema Maniera de calcul a termenului de transmitere a facturile emise în cadrul RO e-factura. Clarificări necesare, regăsit prin intermediul blogului nostru, prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile -emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/. Este important să ținem cont de acest aspect, pentru a evita sancțiunile aplicabile ca urmare a nerespectării termenului.

Livrarea de bunuri, efectuarea de lucrări și prestarea de servicii este identificată la nivelul relației B2C prin intermediul codului numeric personal, care poate fi înlocuit cu o combinație de 13 cifre de 0.

Astfel, în urma analizei problematicii expuse, putem să concluzionăm faptul că entitățile nerezidente sunt obligate la ralierea paradigmelor corelate la RO e-SAF-T și RO efactura. Astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2025, acestea trebuie să depună declarația informativă D406, cu referire la Fișierul Standard de Control Fiscal. De asemenea, începând cu data de 1 ianuarie 2025, se transmit în cadrul sistemului național RO e-Factura facturile emise în relația de tip B2C și de către acest tip de entitate.

Referințe principale de informare

1. Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021 privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.
2. Rentrop & Straton, SAF-T pentru contribuabilii mici, Material în format electronic, ISBN 978-606-47-1401-5.
3. Ghidul contribuabilului pentru pregătirea și depunerea declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T).
4. Întrebări frecvente și răspunsuri specifice schemei SAF-T, Document de asistență pentru pregătirea și depunerea Declarației informative D406 fișierul standard de control fiscal (SAF-T) Versiunea 1.2, București, aprilie 2022, material în format electronic, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Intrebari_rasp_specifice_SAF-T_v_1_2_200422.pdf.