Legi, ordine, ordonanțe de urgență, convenții, hotărâri…modificări multiple, plurivalență informațională, incertitudine, ambiguitate. Toate acestea descriu doar o mică fărâmă din cadrul în care se derulează afacerile momentului.
În tumultul modificărilor de natură legislativă, nevoia de clarificare a informațiilor și delimitare a transformărilor se acutizează. Deja te-ai convins asupra rolului nostru în viața ta de antreprenor al secolului în care singura certitudine este incertitudinea. Suntem aici pentru a face lumină acolo unde domnește nesiguranța legislativă, și pentru a ne poziționa în postura de partener de încredere în cursa pentru digitalizare fiscală. Prin fapte concrete, nu vorbe fără rezonanță pragmatică.
În asentimentul materialelor recente cu privire la registrul de casă, considerăm oportun să aducem mențiuni cu privire la casele de marcat electronice fiscale, aspecte de necesitate majoră. Fiscalizarea acestora. Sau mai bine spus, pașii necesari din drumul spre atingerea acestui obiectiv.
Pe fundalul contextului dictat de informatizare masivă, regulile cu privire la utilizarea casei de marcat se schimbă. Casele de marcat ,,din vremurile de odinioară\" devin aparate de marcat electronice fiscale conectate la serverele ANAF adaptate la condițiile impuse de tehnologia modernă.
Dacă ești un antreprenor care ,,a pus piciorul pentru prima dată” pe tărâmul mediului antreprenorial, informațiile de mai jos vor contura cadrul potrivit pentru conformare fiscală în materie de utilizare a aparatelor de marcat electronice fiscale. Dacă te situezi în poziția unui antreprenor cu o vastă experiență în spectrul afacerilor, informațiile care urmează pot genera plusvaloare pentru experiența ta antreprenorială prin aprofundarea și înțelegerea tainelor mecanismelor proceselor comerciale.
O inovație a tehnologiei avansate de care se bucură real companiile timpurilor contemporane este conturată de conectarea aparatelor de marcat electronice fiscale la serverele Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală. Această acțiune a stat sub egida anului 2021, când, progresiv, antreprenorii au avut obligația conectării la serverele ANAF-ului a caselor de marcat electronice fiscale. În acest mod, până la finalului anului 2021, toți contribuabilii au intrat în legalitate, aparatelor de marcat electronice fiscale fiind conectate online la serverele instituției. Acest aspect conferă o serie de avantaje antreprenorilor. De la eliminarea depunerii unor declarații privind activitatea înregistrată prin intermediul aparatelor de marcat electronice fiscale la certitudinea transmiterii corecte a datelor în timp real și la precompletarea corectă a decontului de TVA.
Totuși, astăzi nu ne vom opri asupra aspectelor generale privind utilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale. Dorim să conturăm punctul zero al funcționalității acestora. Pașii pe care trebuie să îi parcurgi în vederea fiscalizării. Etapele concrete care te plasează pe drumul intrării în legalitatea utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale.
Ce este bine să știi în materie de utilizare a caselor de marcat electronice fiscale este legat de obligativitatea achiziționării unui aparate de marcat electronic fiscal în situația în care încasezi integral sau parțial cu numerar sau prin utilizarea cardului de debit/credit sau prin intermediul substitutelor în numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul ori a prestărilor de servicii efectuate direct către populație.
Pașii…pe scurt!
Achiziția unui aparat de marcat electronic fiscal de la un distribuitor autorizat
Inițierea demersurilor pentru fiscalizarea aparatului de marcat electronic fiscal
Obținerea documentelor necesare pentru depunerea cererii de atribuire a numărului unic de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal
Depunerea dosarului în vederea obținerii codului de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal
Transmiterea online a formularului C801 și primirea deciziei de atribuire a N.U.I
Primirea certificatului de atribuire a numărului unic de identificare a aparatului de marcat electronic fiscal
Astfel, regăsești mai jos punctual, pașii pe care trebuie să îi ai în vedere pentru fiscalizarea aparatului de marcat electronic fiscal:
1. Achiziția unui aparat de marcat electronic fiscal de la un distribuitor autorizat
Deja am făcut aluzie la circumstanța care conturează achiziția unui astfel de aparat electronic fiscal. La ce se referă un astfel de aparat de marcat electronic fiscal? Conform legislației în vigoare la momentul actual, un astfel de aparat de marcat electronic fiscal desemnează o casă de marcat precum și alte dispozitive cu funcții de casă de marcat care dețin module fiscale cu funcții de control asupra memoriei fiscale, dispozitivului de imprimare precum și a afișajului client.
Reține! Fiscalizarea casei de marcat electronice fiscale este procesul valid din punct de vedere tehnic prin care AMEF-ul trece, din starea nefiscală în cea fiscală.
Tips & tricks pentru achiziția caselor de marcat electronice fiscale
Este bine să cunoști în acest sens faptul că aceste aparate de marcat electronice se achiziționează de la furnizori specializați. Aceștia sunt autorizați de către Ministerul de Finanțe Publice iar denumirea celor care fac parte din această categorie este stipulată în Lista operatorilor economici distribuitori de aparate de marcat electronice fiscale cu jurnal electronic, autorizați în ședința Comisiei de autorizare a distribuitorilor pentru aparate de marcat electronice fiscale avizate tehnic. Accesarea listei se realizează la următorul link: https://mfinante.gov.ro/documents/35673/217758/ListaSintetica_31052023.pdf.
2. Inițierea demersurilor pentru fiscalizarea aparatului de marcat electronic fiscal
După achiziționarea aparatului de marcat fiscal electronic de la distribuitorii autorizați regăsiți în listele de mai sus, trebuie să recurgi la pasul următor. Acesta este concretizat în conturarea dosarului care trebuie să conțină documentele necesare în vederea atribuirii numărului unic de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal. Deci, acest număr este indispensabil pentru înaintarea procedurilor de fiscalizare.
Trebuie să cunoști faptul că acest dosar se depune online de către persoana deținătoare a semnăturii electronice digitale. Acesta poate fi administratorul companiei ori persoana desemnată cu gestiunea financiar-contabilă a entității.
3. Obținerea documentelor necesare pentru depunerea cererii de atribuire a numărului unic de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal
Pentru a obține documentele necesare care se anexează cererii de atribuire a numărului unic de identificare fiscală trebuie să ai în vizor următoarele două direcții:
Documente de identificare ale companiei tale;
Documentele eliberate de către distribuitorul acreditat care realizează fiscalizarea aparatului de marcat electronic fiscal al companiei tale.
Să începem așadar cu documentele pe care trebuie să le pui la dispoziția distribuitorului pentru pregătirea dosarului de solicitare a atribuirii N.U.I (numărul unic de identificare). Iată documentele pe care trebuie să le pui la dispoziția distribuitorului (pentru clarificare și pentru a-ți contura o imagine concretă a documentelor, vom anexa, acolo unde este posibil, un model al acestora):
Copie după certificatul de înregistrare fiscală;
Copie după certificatul constatator+Rezoluție ONRC+Mențiuni;
Copie după CI/BI al administratorului;
Declarație pe propria răspundere cu privire la locul utilizării casei de marcat electronice fiscale;
Iată documentele eliberate de către distribuitorul acreditat care realizează fiscalizarea aparatului de marcat electronic fiscal al companiei tale:
Copie după factura care atestă achiziția aparatului de marcat electronic fiscal alături de dovada plății acesteia;
Atenție! Este considerat exemplarul original al facturii doar cel descărcat din cadrul platformei naționale RO e-Factura.
Copie a certificatului de garanție al casei de marcat;
Copie a autorizației de distribuție a aparatelor de marcat electronice fiscale;
Copie după procesul verbal de sigilare a casei de marcat electronice fiscale.
Practic, etapele de mai sus conturează o primă parte importantă pentru procesul fiscalizării aparatului de marcat electronic fiscal. A doua parte include pregătirea efectivă a cererii de atribuie a numărului unic de identificare și transmiterea acesteia către autoritățile fiscale.
4. Depunerea dosarului în vederea obținerii codului de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal
După ce te-ai asigurat asupra deținerii tuturor documentelor enumerate mai sus, este nevoie să completezi și să depui cererea privind atribuirea N.U.I. Care este maniera de obținere a acesteia? Cererea transpusă în formularul C801 se obține accesând site-ul ANAF, secțiunea Asistență contribuabili > Declararea obligațiilor fiscale > Toate formularele, cu explicații ori prin accesarea directă a link-ului: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/801.html. Ultima variantă actualizată a acesteia, corespunde lunii octombrie 2024. Cererea conține 3 părți corelate la: partea I care face referire datele de identificare ale societății solicitante; partea a doua care trimite la datele de identificare ale reprezentantului legal și partea a treia care precizează datele legate de aparatele de marcat electronice fiscale în cazul cărora se solicită codul de identificare.
Pentru conturarea unei imagini clare asupra manierei de completare a cererii, ilustrăm mai jos un model concret al acesteia:
După completarea în integralitate a cererii, conform modelului de mai sus, aceasta se validează, și se semnează electronic pe baza unui certificat digital calificat. De asemenea, se anexează documentele enumerat mai sus, în format zip. După ce te-ai asigurat asupra validării cererii, trebuie să recurgi la depunerea acesteia prin intermediul Spațiului Public Virtual.
Atenție! Dacă deții mai multe aparate de marcat electronice care dorești să le fiscalizezi, acestea se cuprind distinct în cadrul aceleași cereri depuse o singură dată, pe baza specificării tuturor elementelor obligatorii, menționate la partea a-IIIa a cererii.
5. Transmiterea online a formularului C801 și primirea deciziei de atribuire a N.U.I
Odată completat și validat, formularul se transmite prin intermediul SPV. Mai jos, ilustrăm maniera depunerii online a acestuia. Iată cum, prin 3 pași simpli, transmiți formularul C801 către instituțiile statului
#1 te conectezi prin intermediul SPV, pe baza certificatului digital calificat;
#2 accesezi secțiunea Formular de contact;
#3 încarci cererea C801 în cadrul subsecțiunii Asistență și îndrumare de specialitate în domeniul fiscal;
6. Primirea certificatului de atribuire a numărului unic de identificare a aparatului de marcat electronic fiscal
Ca urmare a depunerii formularului C801, vei primi la secțiunea Mesaje certificatul de atribuire a numărului de identificare solicitat pentru aparatul de marcat electronic fiscal. Iată mai jos modelul concret al certificatului de atribuire a numărului de identificare al aparatului de marcat electronic fiscal.
Acest certificat este însoțit de o anexă în cadrul căreia este menționat locul de instalare al fiecărui aparatelor de marcat electronic fiscal.
Există posibilitatea verificării aparatelor de marcat electronice fiscale care apar în evidențele ANAF. Acest aspect poate fi verificat prin accesarea următorului link, pe baza introducerii câtorva informații de bază referitoare la seria aparatului de marcat electronic fiscal, precum și numărul și data autorizației de distribuție: https://www.anaf.ro/Reg_AMEF/.
În concluzie, trebuie să ști faptul că procesul fiscalizării casei de marcat electronice fiscale poate dura de la câteva minute la câteva săptămâni. Responsabilitatea ta este să te asiguri că ai parcurs cei 6 pași necesari spre trasarea drumului în vederea concretizării procedurii.
Cele două materiale au fost logic delimitate. Prima parte a făcut trimitere la toate documentele de care ia nevoie pentru completarea și depunerea formularului C801. Iar a doua parte a trecut direct la acțiune, prin oglindirea manierei de completare și a transmiterii acesteia prin intermediul mijloacelor de comunicare electronice.
Așadar, cele două episoade ale seriei fiscalizării aparatului de marcat electronic fiscal- conturează primii 6 pași necesari de parcurs pentru obținerea codului unic de identificare al aparatelor de marcat electronice fiscale, pași care marchează drumul spre fiscalizarea acestora. Următorii pași sunt realizați în corespondență cu distribuitorul acreditat al aparatelor de marcat electronice fiscale.
Referințe principale de informare
Ordonanță de urgență nr. 28 din 25 martie 1999 (**republicată**) privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale***), Publicat în Monitorul Oficial nr. 75 din 21 ianuarie 2005.
Ordonanță de urgență nr. 125 din 23 octombrie 2024 pentru completarea art. 2 și suspendarea aplicării unor dispoziții din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, precum și pentru completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1073 din 25 octombrie 2024.
2
DEC.
2024
