Cum reduci timpul pierdut cu facturarea?
Minighid de informare pentru antreprenori ocupați
Facturarea este cel mai important proces din cadrul companiei tale.
Deținând o poziție atât de importantă, aceasta nu a fost scutită de-a lungul timpului de numeroase provocări și multiple transformări. Ai fost martorul uneia dintre cele mai de impact modificări legate de facturare, și anume cea care face referire la implementarea sistemului RO e-factura ce a schimbat total direcția de evoluția a procesului. Nu a fost un demers tocmai ușor pentru companii. Provocările de raliere au fost numeroase iar conformarea deloc facilă. Timpul investit în ceea ce privește optimizarea permanentă a facturării nu este nesemnificativ. Dimpotrivă, cei care conduc departamentul financiar-contabil și se ocupă de facturare, investesc timp considerabil pentru a optimiza în permanență procesul. Rămâi alături de noi pentru a vedea concret de ce facturarea este un proces care trebuie bugetat nu doar din punct de vedere financiar ci și din perspectiva timpului investit pentru optimizarea acestuia.
De ce consumă facturarea atât de mult timp?
Așa cum menționam mai sus, facturarea este centrul proceselor unei organizații sau nucleul acestora. O companie care nu facturează, este o entitate care nu există. Dacă citești articolul din postura unei persoane care intenționează să își deschidă o afacere probabil că nu înțelegi motivele pentru care procesul de factuare necesită bugetare de timp, mai presus decât cea financiară. Te afli în locul potrivit. Prin intermediul acestui material vei înțelege motivele care fac ca facturarea să fie un proces consumator de timp. În primul rând, facturarea necesită timp deoarece este un proces ce implică multe date. Discutăm despre informații legate de parteneri (denumirea, cod de identificare fiscală, adrese, cod IBAN, etc.), informații cu privire la data emiterii și datele de identificare ale eventualelor documente întocmite anterior facturii (avizul de însoțire a mărfii, comanda etc), informații punctuale legate de bunurile comercializarea sau serviciile prestate, aspecte legate de sume, valori și totaluri ale operațiunii de vânzare etc. Luate individual aceste activități asociate facturării pot părea simple însă privite în ansamblul puzzle-ului facturării acestea necesită o atentă bugetare de timp.
Facturare și bugetare. De ce împreună și nu separat?
Așa cum menționam anterior, din punct de vedere al bugetării procesului de facturare, discutăm despre două nuanțe: bugetare financiară și bugetare de timp. Bugetarea financiară face referire la resursele financiare puse la dispoziție pentru infrastructura de facturare, adică la resursele financiare alocate pentru achiziția programelor informatice de facturare, la care se adaugă costurile legate de consultanță și cele referitoare la mentenanța aplicațiilor informatice. Totuși, bugetarea resurselor financiare nu este suficientă. Discutăm și despre conceptul bugetării de timp. Un concept destul de interesant și cu aplicabilitate și la nivelul procesului de facturare. Bugetarea de timp face referire la disponibilitatea factorilor decizionali ai companiei de a analiza eficiența procesului de facturare și de a interveni cu optimizări atunci când se constată abateri de la parametrii de eficiență și eficacitate inițiali. De fapt, acest aspect s-ar putea să fie unul dintre cele mai importante aspecte din procesul de facturare, având în vedere semnificația acestuia la nivelul afacerilor. Facturarea și bugetarea reprezintă două elemente indispensabile și inseparabile și în relație de directă proporționalitate. O bugetare atentă din punct de vedere financiar și al timpului alocat pentru analize va transforma procesul de facturare într-o reușită. Desconsiderarea aspectului bugetării va creea anumite sincope legate de procesul de facturare și bunul mers al acestuia.
De ce este importantă organizarea procesului de facturare?
Acum că am stabilit faptul că facturarea reprezintă nucleul operațiunilor comerciale ale afacerii tale, merită ca acesta să fie plasat în centrul atenției factorilor decizionali. Atunci când procesul de facturare este organizat, lucrurile funcționează. Atunci când există haos la acest capitol, afacerea poate intra în colaps. Gândește-te la următorul aspect: facturile primite de la furnizori alături de facturile emise de compania ta reprezintă centrul activității de prelucrare financiar-contabilă. Acestea sunt înregistrate în contabilitate pentru a figura în jurnalul de achiziții și vânzări a companiei tale, documente care stau la baza întocmirii decontului de taxă pe valoare adăugată, în situația în care deții statutul de persoană impozabilă plătitoare de TVA. Deci, de procesul de facturare și buna derulare a acestuia depinde într-o măsură semnificativă gradul de conformitate fiscală al afacerii tale.
Și acum, cu siguranță apare întrebarea legată de modul concret de organizare al procesului de facturare. Cum poate fi organizată eficient facturarea? Un prim pas important este legat de conturarea unor proceduri clare care să traseze direcții concrecte legate de: cine emite facturile, cine gestionează transmiterea acestora în cadrul SPV, persoana care se ocupă de verificarea conformității facturilor emise (o factură emisă poată să aibă la bază de exemplu și un contract care să definească în puncte esențiale relația dintre cumpărător și vânzător), persoana care descarcă facturile din cadrul SPV și le arhivează etc. Pentru fiecare dintre aceste aspecte este indicat să existe reguli clare pentru a fluidiza întregul proces de facturare.
De asemenea, legat de partea de facturare, poți desemna o persoană din cadrul companiei care să centralizeze informațiile legate de clienți precum și să stabilească intervale de timp dedicate facturării.
Atunci când avem claritate în ceea ce privește organizarea procedurii de facturare, vom elimina risipa de timp care apare în contextul dezorganizării. Astfel, atunci când informațiile sunt disponibile, responsabilitățile clar trasate iar operațiunile urmează un flux bine definit și previzibil, procesul de facturare devine simplu și eficient.
Ce poate aduce plusvaloare procesului tău de facturare?
Ești de acord cu toate informațiile expuse anterior însă nu poți să nu te gândești real la aspecte practice care să vină în sprijinul afacerii tale pentru o bună gestionare a procesului de facturare. Atunci când discutăm despre optimizarea întregului proces de facturare la nivelul afacerii nu ne referim la soluții magice care pot fi aplicate peste noapte și care să funcționeze fără să aibă nevoie de prea mult efort. Unul dintre aspectele care generează plusvaloare la nivelul afacerii tale și te ajută să reduci timpului cu facturarea este reprezentat de integrarea automatizării.
Facturis Online îți oferă toate premisele pentru ca integrarea automatizării la nivelul procesului de facturare să nu reprezinte doar un deziderat. Ce înseamnă punctual integrarea cu AI la nivelul operațiunilor comerciale ale companiei?
Atunci când discutăm despre soluția Facturis Online la nivel de facturare, integrarea cu AI-ul înseamnă:
- 1. AI-ul citește datele legate de vânzările efectuate, stocuri, încasări, plăți, cheltuieli pe baza API-urilor Facturis online (care sunt securizate și anonimizate) și te ajută să ai claritate în decizii prin faptul că răspunsurile sale sunt fundamentate pe grafice/tabele/analize și recomandări concrete. Te poate susține chiar în procesele de transmitere a e-malurilor și a propunerilor de reaprovizionare. Toate acestea, doar pe baza confirmării primite din partea ta. Pentru a avea control deplin asupra informațiilor gestionate prin intermediul acestor aplicații. Deci, instrumentul AI se conectează în mod direct la nucleul informațiilor legate de afacerea ta și te ajută să iei cele mai bune decizii prin analiza detaliată a datelor.
- 2. AI-ul îți oferă răspunsuri țintite. Din cadrul procesului de facturare, există întotdeauna o serie de aspecte care sunt preluate la nivelul rapoartelor. Utilizatorul nu dispune mereu de timp însă pentru a căuta și sintetiza informațiile. Astfel, cele mai de interes subiecte devin punctele forte ale raportului managerial care te ajută să adopți cele mai bune decizii. De exemplu poți să îl întrebi care sunt top 3 perioade din an în care se înregistrează cele mai mari încasări. O să îți furnizeze informația rapid, concret și fără prea mult timp investit de tine pentru a face grafice și a verifica apoi dacă ai preluat corect informațiile. Rolul important al acestor tipuri de instrumente ar trebuie să fie centrat spre obținerea de rapoarte sau sintetizarea de informații care ulterior influențează în mod direct procesul de asistare a deciziilor manageriale. Poți de asemenea să accepți și recomandările furnizate de chatGPT care te pot ajuta să îți optimizezi variantele inițiale construite de tine. Acestea îți pot oferi claritate.
Într-o lume în care deciziile se doresc a fi adoptate instant, integrarea inteligenței artificiale la diverse aplicații informatice gestionate de către compania ta pare a fi o soluție a eficientizării timpului și a creșterii acurateței răspunsurilor. Pentru mai multe informații legate de posibilitatea generării de diverse rapoarte cu ajutorul agentului AI din Facturis Online te invităm să accesezi link-ul: https://facturis-online.ro/integrare-ai.html. - 3. Confidențialitate și control. Datele cu care operează o afacere sunt extrem de importante. De aceea, integrarea instrumentelor de inteligență artificială la nivelul aplicațiilor de gestiune ale companiei tale trebuie să se realizeze ținând cont de aspectul securității și confidențialității datelor. De aceea, echipa Facturis prioritizează aspectele legate de minimizare, pseudonimizare și reidentificare locală în platformă. Atunci când utilizăm inteligența artificială în practica afacerilor, pentru analiză de date sau sinteză a acestora, una dintre cele mai mari îngrijorări a utilizatorilor este legată de păstrarea confidențialității informațiilor. În cadrul Facturis Online, acest aspect nu este doar un deziderat ci o certitudine.
3 puncte esențiale care îți oferă încredere în lucrul cu inteligența artificială atunci când vine vorba de facturare. Timpul redus cu facturarea înseamnă și integrarea acestor tipuri de soluții la nivelul procesului.
Imagine generată cu IA
De ce este esențial să eviți greșelile care duc la refacerea facturilor?
Pentru a reduce timpul pierdut cu facturarea este esențial să gestionăm eficient erorile sau să implementăm practici care să le reducă considerabil. O eroare sau o greșeală poate presupune un timp considerabil investit pentru soluționare. Prevenția acesteia poate fi soluția pentru eliminarea blocajelor. Cum prevenim greșeli și care este cea mai eficientă cale de a repara erorile atunci când intervin? Prin delimitarea clară a responsabilităților și implicarea persoanelor ce cunosc foarte bine modul de funcționare a aplicației de facturare. De asemenea, întocmirea corectă de la început a facturilor reduce timpul investit cu modificări ulterioare.
Deci, un reper important de care putem să ținem cont pentru evitarea greșelilor este prevenția. Aceasta se bazează pe doi piloni esențiali: cunoașterea exactă a modului de funcționare a aplicației și comunicarea permanentă cu dezvoltatorul aplicației în situația în care apar diverse nelămuriri legate de utilizare. Dacă cu toate măsurile preventive aplicate, erorile totuși apar, atunci intervenția rapidă și țintită pentru soluționarea erorii rămâne singura opțiune.
Un alt reper important de care trebuie să ții cont pentru a elimina timpul pierdut în procesul de facturare este legat de aspectul actualizărilor. Cu toții cunoaștem faptul că facturarea este un subiect expus modificărilor legislative. De aceea, este indicat să lucrăm cu un soft de facturare ce integrează asepctul actualizărilor.
Real fact!
O firmă cu domeniul de activitate în sfera prestărilor de servicii emite lunar 200 de facturi. Pentru emiterea unei facturi este nevoie în medie de 7 minute. În total, sunt consumate aproximativ 23 de ore pentru lucrarea inițială a facturilor fără a ține cont de perioada de verificare a acestora.
Dacă aplicația de facturare utilizată ar reduce timpul la jumătate, adică la 3 minute 30 de secunde pentru emiterea fiecărei facturi, atunci economica lunară ar fi de 50%, adică jumătate din timpul investit inițial.
Compania respectivă investește zeci de minute pentru emiterea unui raport legat de situația vânzărilor pe o perioadă de 3 luni. Agentul AI din cadrul aplicației Facturis te ajută să obții un astfel de raport în câteva minute pe baza unei simple întrebări adresate în chat.
Atunci când discutăm despre reducerea timpului investit pentru facturare nu putem vorbi despre rețete sau soluții magice care să contribuie miraculos la optimizarea acestuia. Fiecare companie este responsabilă de bugetarea smart a acestui proces în așa fel încât eficiența să nu reprezinte doar un deziderat al procesului ci realitate efectivă din cadrul acestuia. Acest material îți oferă o perspectivă practică asupra modului în care poți să reduci timpul pierdut cu facturarea.
NOV.
2026
