Definirea registrului de casa

Registrul de casa este documentul de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar pe baza documentelor justificative, care ajuta la stabilirea soldului de casa la sfarsitul zilei, efectuate prin casieria unitatii.

Registrul de casa este un formular tipizat ce trebuie completat in fiecare zi de unitatea economica. Poate fi achizitionat de la papetarii sau se poate lista din programe de contabilitate primara sau se poate edita si completa intr-un format Word sau Excel.

Cum se intocmeste registrul de casa

Acest registru se intocmeste zilnic, in doua exemplare, de catre casier pe baza actelor justificative de incasari si plati. Se arhiveaza un exemplar la casierie, iar al doilea la compartimentul financiar-contabil, pentru o perioada de 5 ani.

Documentele ce stau la baza intocmirii registrului de casa

Chitanta, reprezinta documentul justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casierie provenite din incasarea de la clienti. Se intocmeste in doua exemplare pentru fiecare suma incasata de catre casier si se semneaza pentru primirea sumei.

Dispozitia de plata/incasare, este utila in achitarea unor sume cum sunt avansurile aprobate pentru cheltuielile de deplasare, procurarea de materiale, etc., pentru justificarea unor sume mai mari decat avansul primit prin diferente de incasat de catre titularul de avans, incasarea unor sume ce nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare sau pentru plati in numerar fara document justificativ prin care se dispune plata (stat salarii).

Imputernicirea, este documentul prin care alta persoana decat cea avizata poate incasa drepturi banesti

Decontul de cheltuieli/deplasare reprezinta documentul prin care se justifica decontarea facuta de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate, astfel stabilindu-se diferentele de primit/restitut si inregistrandu-se in contabilitate. Se intocmeste intr-un singur exemplar de catre titularul de avans.

 

Date ce apar in registrul de casa

In formular trebuie sa apara obligatoriu numele firmei, ziua pentru care se completeaza registrul si soldul initial, care este egal cu soldul final din ziua precedenta, operatiunile cu numerar care au avut loc in ziua raportarii si soldul final al zilei. Numerotarea operatiunilor se face plecand de la 1 in ordine crescatoare.

Completarea registrului de casa se face cu toate operatiunile cu numerar din ziua respectiva (atat cu incasari cat si cu plati efectuate cu numerar). Pentru fiecare operatiune efectuata trebuie specificat felul si numarul actului, astfel pentru chitanta se trece „ch” si numarul acesteia, pentru bon fiscal „bf” si numarul acestuia, iar daca unitatea are casa de marcat la finalul zilei se scoate raportul zilnic (raportul „z”), iar in cazul acesta se trece „z” si numarul acestuia.

Informatiile minimale ce trebuie sa le contina registrul de casa sunt:

• Denumirea unitatii;
• Denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
• Numarul curent;
• Numarul actului de casa;
• Explicatii;
• Incasari;
• Plati;
• Report/sold al zilei precedente;
• Semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.

 

Calculul soldului final al zilei

Se efectueaza calculul soldului final al zilei dupa completarea registrului de casa cu toate operatiunile efectuate in ziua respectiva astfel:

SOLDUL FINAL AL ZILEI
=
SOLDUL INITIAL
+
VENITURILE ZILEI
–
CHELTUIELILE ZILEI

 

Soldul final al zilei trebuie sa fie intotdeauna pozitiv sau pe 0, acesta nu trebuie sa fie negativ. In cazul in care sunt cheltuieli si nu sunt venituri care sa le acopere, se face creditarea firmei de catre administrator, caruia i se vor restitui banii atunci cand in casa vor fi bani suficienti.

Contabilizarea creditarii firmei de catre administrator

Procedura prin care se contabilizeza creditarea firmei de care administrator

• Nr. Crt.: (se trece numarul urmator)
• Felul actului: DI (dispozitie de incasare)
• Numarul actului: (numarul urmator al dispozitiei de plata/incasare – numerotare care incepe cu numarul 1)
• Explicatii: Creditare societate
• Incasare: Se trece suma minima prin care casa sa ajunga pe 0, dar se poate credita si cu sume mai mari

 

Acte contabile ce se trec in registru de casa

In registru de casa se trec doar chitantele si bonurile fiscale, pentru ca aceste acte contabile reprezinta stingerea creantelor.

Facturile nu se trec in registru de casa, deoarece acestea reprezinta crearea, instituirea unor creante, datorii care se sting in momentul efectuarii platii ce se justifica prin bon fiscal sau chitanta.

Organizarea registrului de casa

• Filele registrului de casa se aseaza in ordine cronologica;
• In spatele fiecarei file se ataseaza documentele justificative (documentele de diemensiuni mici se recomanda capsarea/lipirea lor pe foi A4);
• Se predau sub semnatura contabilului-sef

 

Semnarea registrului de casa

Registrul de casa se semneaza de catre casier, pentru confirmarea operatiunilor efectuate si de catre persoana desemnata din compartimentul financiar-contabil, desemnata pentru primirea celui de-al doilea exemplar si a actelor justificative anexate.
Primul exemplar ramane la casier.

 

Plafonul casieriei

Nu s-a impus un plafon al sumei ce trebuie lasata in caseria unitatii. Deci se poate pastra oricat, insa la un control trebuie facuta dovada fizica a existentei sumelor ce se reflecata in registrul de casa.

Model de registru de casa emis cu aceasta aplicatie de facturare online

Registrul de casa in valuta

Registrul de casa in valuta serveste ca document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii, pe baza actelor justificative. In baza acestuia stabilindu-se soldul de casa de la sfarsitul zilei si inregistrarea operatiunilor de casa in valuta la contabilitate.

Formularul tipizat se poate procura de la papetarii sau se poate lista din programe de facturare si gestiune stocuri sau se poate edita si completa in format Word sau Excel.

Intocmirea registrului de casa in valuta

Registrul de casa in valuta se intocmeste zilnic in doua exemplare de catre casierul unitatii sau alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati in valuta.

Completarea si informatiile pe care le contine registrului de casa in valuta se face respectand aceasi procedura ca si in cazul registrului de casa in lei.

Spre deosebire de registrul de casa in lei, in antetul coloanelor din registrul de casa in valuta se inscrie tipul valutei care se incaseaza sau se plateste. In coloanele formularelor se inregistreaza sumele in valuta, iar in ultima coloana se trece echivalentul in lei, la cursul de schimb valutar din data efectuarii operatiunilor din documentele in care s-au consemnat acestea.

Valutele ce apar in doua sau mai multe cursuri se trec in coloane diferite. Randurile neutilizate se bareaza la sfarsitul zilei.

Soldul de casa din ziua precedenta se raporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.