integrare Saga Web prin functii API

Din perspectiva unui antreprenor, să înțelegi faptul că activezi într-o lume interconectată este un aspect esențial. Un spațiu integrat în care o piesă lipsă din puzzle-ul antreprenorial poate dezechilibra întreaga afacere. Într-un astfel de mediu, informațiile nu mai sunt analizate separat, acestea au valoare privite unitar, într-o imagine de ansamblu în care toate au sens doar vizualizate integrat. Una dintre cele mai reprezentative imagini integrate ale afacerii tale este redată de trio-ul facturare, gestiune și contabilitate. Nu este întotdeauna intuitiv și simplu de înțeles însă este o legătură indispensabilă pentru fluidizarea multor procese din cadrul companiei. O factură emisă nu reprezintă doar un simplu document de vânzare. Cei mai mulți antreprenori nu au o viziune mai largă decât cea în care factura este doar un document ce definește relația dintre companie și client și trebuie transmis obligatoriu în cadrul SPV. Dincolo de aceste informații scriptice, în spatele unui document de facturare emis se află o serie de procese cu implicații multiple asupra afacerii. O notă de recepție și constatare de diferențe nu este doar un document justificativ care conturează dosarul intrării în gestiune a unor mărfuri. Dincolo de această evidență stau o serie de alte elemente cheie ce nu se finalizează odată cu ultimul rând scris din cadrul notei de recepție. O notă contabilă nu înseamnă doar niște cifre însoțite de semnul ,,=“. Cifrele vorbesc despre elemente patrimoniale iar acestea la rândul lor, pe lângă faptul că sunt reflectate în cadrul documentelor financiar-contabile, au legătură directă cu situația faptică a activității derulate de către tine. Atunci când discutăm despre facturare, gestiune și contabilitate, nu privim aceste concepte dispersat ci ne uităm la ele ca la un tot unitar. Ele sunt indispensabil interconectate între ele iar informațiile eronate din cadrul unei componente poate compromite și celelalte 2 direcții. Compania ta nu are nevoie doar de instrumente digitale integrate ci și de sisteme care ,,comunică” între ele. Ce înseamnă pentru tine ca antreprenor integrarea dintre facturare, gestiune și contabilitate? Facturarea face referire la procesul de emitere a documentelor de vânzare. Pentru orice bun comercializat, serviciu prestat sau lucrare executată se emite o factură. Tot de procesul de facturare este legată și operațiunea de transmitere a documentului în cadrul sistemului RO e-factura. Putem de asemenea să includem aici și partea de încasare a creanțelor. Gestiunea vizează intrările și ieșirile de stocuri și poate fi asociată cu noțiuni precum: nota de recepție și constatare de diferențe, inventariere, evaluare, cantități disponibile. Gestiunea stocurilor este o componentă cu o aplicabilitate destul de mare în viața comercială a afacerii. Contabilitatea colectează datele din cadrul celor două componente și le reflectă în cadrul documentelor financiar-contabile. Atunci când cele 3 sisteme sunt integrate, informația va circula automat între ele fără a fi nevoie ca aceasta să fie introdusă individual în cadrul fiecărui modul. Ce probleme se pot ivi atunci când sistemele nu sunt integrate? Există situații în care cele 3 componente nu sunt integrate între ele iar informațiile nu circulă astfel eficient. Acest aspect atrage după sine o serie de inconveniente legate de: 1. Dublarea informațiilor. Atunci când sistemul de facturare și cel de gestiune nu sunt integrate iar datele sunt introduse manual și independent în cadrul ambelor componente, există șansa ca anumite informații și date să fie consemnate de două ori. Atunci când o factură este introdusă dublu sau nu este deloc introdusă deși tranzacția a avut loc, atunci inventarul nu va mai reflecta realitatea companiei; 2. Diferențe care denaturează imaginea fidelă a patrimoniului. Atunci când nu există un fir ce interconectează cele 3 componente, apar diferențe între stocul scriptic și cel faptic. Astfel că, anumite informații apar în document și cu totul alte informații apar în gestiunea fizică a stocurilor de exemplu. 3. Necesitatea de a verifica manual documente. Chiar dacă este încă o practică destul de des întâlnită în departamentul financiar-contabil al companiilor, verificarea manuală denotă adesea nesiguranță. Aceasta izvorăște de cele mai multe ori din practici nepotrivite sau care nu se pliază pe modernitatea actuală. Atunci când utilizezi modulul de facturare independent de cel de contabilitate nu doar ca vei introduce facturile de două ori însă vă trebui să realizezi și dubla verificare a acestora. Discutăm deci despre timp irosit și multă muncă dublată. Tocmai ce îi lipsea contabilului. 4. Depășirea termenelor limită. Predarea documentelor de facturare la departamentul financiar-contabil se realizează de regulă până la data de maxim 15 ale lunii. Depășirea termenelor limită poate însemna și întârzierea depunerii declarațiilor fiscale, întrucât prelucrarea datelor necesită un anumit interval de timp. Acest aspect atrage după sine o serie de inconveniente legate de amenzi pentru nedepunere la termen a declarațiilor fiscale sau creșterea indicatorului de risc fiscal asociat afacerii. Atunci când sistemele nu sunt integrate, documentele sunt privite individual, iar predarea lor la contabilitate după ce acestea au fost generate din modulul facturare este element obligatoriu. 5. Inconveniente în urmărirea încasărilor și plăților. Un alt aspect dificil atunci când nu există integrare între cele 3 sisteme este reprezentat de sincope în urmărirea încasărilor și plăților. La momentul introducerii facturilor în cadrul modulului de facturare, pot fi urmărite eficient și încasările, durata de încasare a creanțelor, clienții neîncasați etc. Toate aceste informații însă se pierd atunci când facturile sunt introduse independent și în cadrul modulului de contabilitate. 6. Timp pierdut cu diverse corecturi și verificări. Atunci când cele 3 module nu sunt integrate, apare necesitatea realizării verificărilor pentru a ne asigura de corectitudinea informațiilor. Una dintre direcțiile de verificare este reprezentată de înregistrarea completă și corectă a facturilor în cadrul modulului de contabilitate. Facturile înregistrate de intrare și de ieșire vor figura ulterior în cadrul jurnalului de cumpărări și a jurnalului de vânzări, documente care stau la baza întocmirii decontului de taxă pe valoare adăugată. Cum funcționează de fapt integrarea în practică? Dacă te întrebi cum funcționează în practică integrarea Factruare/Gestiune/Contabilitate, iți prezentăm mai jos un exemplu concret: Achiziționezi materii prime în valoare de 1000 de lei. La momentul achiziției întocmești nota de recepție și constatare de diferențe pe baza facturii primite de la furnizor. Informațiile sunt apoi transmise la nivelul gestiunii de materii prime, în magazie intrând materii prime de 1000 de lei. Acestea sunt transmise și contabilizate pe baza facturii de cumpărare prin intermediul formulei 301=401 (formulă la care se adaugă taxa pe valoarea adăugată). În debitul contului 301 este înregistrată intrarea de materii prime. Ulterior, este generată nota contabilă ce conține formula de mai sus. Factura de cumpărare figurează și în cadrul jurnalului de cumpărare, pe baza căruia este calculată taxa pe valoare adăugată deductibilă. Apoi, în cadrul balanței de verificare, în debitul contului 301 Materii prime apare valoarea de 1000 de lei, ceea ce semnifică un stoc de materii prime de această valoare. Acesta reprezintă un exemplu simplu cu privire la fluxul de informații care circulă între cele 3 componente. O schemă logică a modului de funcționare a integrării poate fi: Primirea comenzii de marfă Facturare Scădere stoc de marfă din gestiune Întocmire notă contabilă Înregistrare în cadrul jurnalului de vânzări Regularizare a taxei pe valoare adăugată cu TVA-ul colectat Diminuare stoc de marfă în balanța de verificare pe contul 301 și creștere a datoriei față de furnizori cu valoarea aferentă achiziției Care sunt avantajele integrării pentru cel care conduce afacerea? Poate te gândești la faptul că integrarea avantajează doar anumite categorii de utilizatori. Concret, pentru antreprenori, avantajele integrării pot fi redate de: 1. Scutirea timpului investit pentru introducerea manuală a datelor Un prim avantaj al integrării este reprezentat de timpul scutit cu introducerea datelor în cadrul a 3 module distincte. Integrarea ajută ca acestea să fie preluate în cadrul fiecărui modul fără a fi necesară introducerea independentă a lor. Evident, utilizatorul se va asigura de faptul că acestea au fost preluate corect și va face eventualele ,,retușuri”. Procesul automatizării datelor nu înseamnă nepăsare din partea utilizatorului uman, ci implicarea în acțiuni de verificare și validare a muncii automatizate. Atunci când aplicațiile comunică între ele Facturis lucrează pentru tine. Aplicația Facturis Online prioritizează timpul utilizatorului, motiv pentru care în permanență căutăm soluții pentru asigurarea celei mai bune experiențe a clientului în utilizarea softului. Una dintre dovezi este legată de implicarea echipei pentru integrarea aplicației de contabilitate SAGA cu programul de facturare Facturis Online. Dincolo de funcțiile sale de facturare și gestiune, aplicația urmărește să simplifice constant activitățile de tip repetitiv și să reducă pașii necesari de parcurs de către utilizator pentru conturarea imaginii fidele a patrimoniului. Integrarea Facturis Online - SAGA WEB vine să satisfacă concret această nevoie a utilizatorului prin transferul informațiilor din zona de facturare către cea de contabilitate pe baza fișierelor DBF-XML. Cu alte cuvinte, datele prelucrate în procesul de facturare pot fi preluate în contabilitate, fără ca utilizatorul să fie nevoit să introducă aceleași informații de două ori. Însă direcția de dezvoltare nu se oprește aici. Facturis Online lucrează la o integrare 100% cu programul SAGA WEB prin funcții API, cu obiectivul principal de a face legătura dintre cele două aplicații cât mai fluidă. Chiar dacă în prezent utilizatorul percepe două aplicații distincte, viitoarea integrare urmărește ca această separare să fie mai puțin vizibilă în activitatea de zi cu zi a acestuia. Deci, utilizatorul nu ar trebui să mai fie preocupat de modul în care circulă datele. Odată introduse în aplicația de facturare, acestea sunt preluate la nivelul contabilității, fără procese suplimentare inutile. Aici este de fapt diferența dintre o simplă conectare și o integrare reală: utilizatorul nu se mai gândește la transferul datelor dintre module ci se concentrează doar pe activitatea sa. Integrarea salvează timp pierdut, previne erori care pot îngreuna procesul și fluidizează întregul proces de înregistrare a operațiunilor în contabilitate. Prin integrarea aplicației de facturare cu cea de contabilitate, Facturis Online contribuie la conturarea unui ecosistem în care cele două componente aparține aceluiași flux digital. 2. Reducerea erorilor O integrare reușită scade semnificativ rata erorilor. Atunci când discutăm despre integrarea facturării cu modulul de contabilitate, scade riscul ca aceeași factură să fie înregistrată diferit în două sisteme. Astfel, este maximizat aspectul transparenței și corectitudinii informațiilor. 3. Evidența mai clară a stocurilor Atunci când există integrarea între facturare și partea de gestiune, antreprenorul sau cel care conduce afacerea poate să identifice mult mai ușor intrările, ieșirile și stocul anumitor elemente/articole. 4. Accesul rapid la informații Unul dintre cele mai importante aspecte atunci când vine vorba de integrarea dintre facturare, gestiune și contabilitate este legat de accesul rapid la informații. Atunci când informațiile sunt interconectate, riscul de sincopă este mult mai redus iar accesul este neîngrădit de timp, adică nu mai este nevoie să așteptăm ca datele din facturare să fie transpuse și la nivelul contabilității pentru a putea genera diverse rapoarte. Acest aspect conduce și la decizii de business mult mai bine fundamentate, informația integrată fiind cheia pentru o decizie oportună și cu impact pentru companie. De ce integrarea nu este doar despre automatizare? Cei mai mulți antreprenori se gândesc la faptul că ținta principală a integrării este diminuarea volumului de muncă. Și în parte este adevărat. Însă, atunci când prioritizăm integrarea, principala țintă este creșterea gradului de relevanță a rapoartelor. Astfel, integrarea capătă și o dimensiune managerială prin disponibilitatea unor informații importante pentru asistarea procesului de adoptare a deciziilor. Deci, integrarea nu mai este doar despre utilizator și eficientizarea muncii acestuia, ci este despre creșterea gradului de acuratețe și oportunitate a informațiilor transpuse la nivelul rapoartelor. Câștigul este multiplu iar beneficiile certe de ambele părți. Finalizăm acest material cu un exemplu practic din viața unei companii care reflectă impactul real al integrării asupra proceselor derulate. Ne gândim astfel la situația în care compania X primește marfa de la furnizor pe baza facturii de cumpărare. Aceasta este recepționată pe baza notei de recepție și constatare de diferențe, ulterior stocul de marfă fiind actualizat. În perioada următoare, marfa este vândută către client, se emite factura iar stocul este din nou actualizat în sensul diminuării acestuia cu marfa vândută. Notele contabile sunt emise în cazul operațiunilor iar administratorul vizualizează informația finală ca urmare a proceselor derulate. Acestea este un mic exemplu cu privire la modul de funcționare a integrării între cele trei componente: facturare, gestiune și contabilitate. Facturarea, gestiunea și contabilitatea nu reprezintă 3 activități izolate. Ele definesc un circuit informațional complex care reprezintă nucleul întregii activități a companiei tale. Integrarea celor 3 componente poate înseamnă mai puțină muncă manuală, mai mult spațiu pentru analiza datelor în vederea fundamentării deciziilor, acces mai rapid la informații și o imagine definită a activității companiei. Referințe principale de informare Pascari Ludmila, Buzdugan Adriana, Soluții de integrare a sistemelor informaționale utilizate în gestionarea afacerilor, Eurasian Business Conference 2017, Chişinău, Moldova, 1 aprilie 2017. Băşanu, Gheorghe; Ioniţa, Florin; Savin, Daniel, Integrarea datelor O provocare majoraă pentru sistemul informaţional, Publicat în: Quality-Access to Success, 2009, v. 10, n. 5, p. 54.