La vreme de bilanț
Doar câteva săptămâni te despart de momentul apogeului anului 2024. Un an care a stat permanent sub egida modificărilor digitale care au revoluționat maniera în care se vor derula de acum înainte afacerile.
Provocările multiple ale anului 2024 fac ca balanța să se soldeze cu (măcar) câteva aspecte pozitive pentru fiecare antreprenor. Acțiunea de comensurare a reușitelor anului poate să fie estompată de teama privind maniera de navigare prin propunerile legislative lansate pentru anul 2025. Incertitudinea privind viitorul companiei tale poate să acapareze încercările de menținere a atitudinii pozitive în contexte cu adevărat dificil de prevăzut.
Astăzi ne vom opri la unul dintre cele mai însemnate evenimente așteptate de către antreprenorii anului 2025. Este vorba despre racordarea afacerii la pilonul digitalizării fiscale ilustrat de fenomenul SAF-T. Începând cu această dată, SAF-T își intră în rol și pentru ultima categorie de entități. Astfel, paradigma se răsfrânge asupra uneia dintre părțile componente relativ vulnerabile ale mediului de business autohton, și anume companiile mici.
Marea temere a micilor antreprenori va prinde contur începând cu luna ianuarie a anului 2025. Dacă te afli în categoria companiilor mici care vor fi obligate la depunerea declarației D406 începând cu prima lună a anului viitor, te invităm să urmărești mai jos toate informațiile pe care trebuie să le cunoști cu privire la acest aspect.

Pe scurt!
Ce reprezintă RO e-SAF-T?
Care este rolul principal al fenomenului SAF-T?
De ce trebuie să te raliezi la prevederile SAF-T?
Cum arată formularul D406 care trebuie depus (și) de către micii contribuabili începând cu 1 ianuarie 2025?
Care sunt condițiile pe care trebuie să le îndeplinești pentru a intra în categoria micilor contribuabili? Sau, pe scurt, cine sunt micii contribuabili?
Care sunt termenele la care va trebui să depui D406?
În loc de concluzii…

Ce reprezintă RO e-SAF-T?

SAF-T reprezintă o nouă cerință de raportare la care companiile de pe teritoriul României s-au aliniat progresiv, care reflectă standardele internaționale pentru schimbul electronic de date realizat între autoritățile statului și contribuabili. Acest fișier conține date complexe cu privire la activitatea financiară și fiscală a companiei.

Care este rolul principal al fenomenului SAF-T?

Unul dintre rolurile contrastante ale paradigmei digitale SAF-T este reprezentat de standardizarea transferului de informații între plătitorii de taxe și impozite și cei care colectează aceste obligații fiscale (instituțiile statului). De asemenea, fișierul SAF-T își propune să permită companiilor să furnizeze extracte de încredere cu privire la înregistrările contabile într-un format electronic standardizat.

De ce trebuie să te raliezi la prevederile SAF-T?

Dacă te întrebi care este utilitatea reală a fișierului SAF-T, acesta manifestă influențe asupra probării conformității fiscale a companiei tale pe durata inspecției fiscale. Fișierul permite inspectorilor fiscali să aplice eficient proceduri de testare asupra datelor. Astfel, se manifestă influențe pozitive în sens dual ca urmare a implementării raportării SAF-T. Atât pentru contribuabili cât și pentru organele de inspecție fiscală. Evident, există o serie de avantaje care se răsfrâng asupra companiilor cât și a inspectorilor fiscali ca urmare a implementării SAF-T.
Beneficii ale SAF-T asupra companiei tale: reducerea costurilor privind conformarea documentelor la diverse formate pentru efectuarea controlului, furnizarea unei baze de date standardizate.
Beneficii ale SAF-T pentru inspectorii fiscali: creșterea eficienței controlului fiscal și reducerea costurilor administrative pe baza accesului la date standardizate, furnizarea suportului pentru cuantificarea anumitor decalaje fiscale identificate.

Cum arată formularul D406 care trebuie depus (și) de către micii contribuabili începând cu 1 ianuarie 2025?

Dacă citești acest articol din postura contribuabilului care va trebui să se ralieze la noutatea fiscală a anului 2025 cu privire la obligativitatea depunerii formularului SAF-T, probabil îți pui întrebări cu privire la modul în care arată formularul.

Un aspect de importanță majoră pentru derularea în bune condiții a procesului depunerii declarației SAF-T este legat de asigurarea conformării programului de facturare, gestiune stocuri și contabilitate utilizat de către compania ta pentru a îndeplini cerințele structurale ale fișierului xml care trebuie anexat declarației D406.

Iată mai jos un exemplu al declarației D406 depus de către o companie în luna ianuarie a anului curent.

Principalele elemente cuprinde de către formularul D406 sunt: perioada la care face referire raportarea menționată în antet, secțiunea A care cuprinde datele de identificare ale contribuabilului (denumirea acestuia, domiciliul fiscal, codului de identificare fiscală, adresa completă), secțiunea B care face trimitere la informațiile cuprinse în cadrul fișierului xml SAF-T (fișierele master, conturi contabile Registru Jurnal, clienți, furnizori, tabela taxe, înregistrări contabile-Registru Jurnal, tabela unităților de măsură, tabela tipuri analiză, tabela tipuri mișcări, produse, documente sursă, facturi de vânzare, facturi de achiziție, plăți, mișcări de bunuri, tranzacții cu active), secțiunea C care cuprinde datele de identificare ale celui care întocmește declarația-semnătura electronică aplicată, secțiunea D care este cuprinde numărul de înregistrare și data și secțiunea E care cuprinde numărul unic de identificare.

Care sunt condițiile pe care trebuie să le îndeplinești pentru a intra în categoria micilor contribuabili? Sau, pe scurt, cine sunt micii contribuabili?

Acum că ești pus la curent cu noutatea la care este nevoie să te raliezi începând cu 1 ianuarie 2025, evidențiem mai jos câteva clarificări cu privire la condițiile care trebuie îndeplinite pentru a face parte din categoria contribuabililor mici. Care sunt companiile care fac parte din această categorie?

Pentru a fi considerat contribuabili mic, trebuie să nu depășești limitele a cel puțin două din următoarele 3 criterii, evaluate la data bilanțului:

1. totalul activelor: 25 000 000 de lei;
2. cifra de afaceri netă: 50 000 000 de lei;
3. numărul mediu de angajați în cursul exercițiului financiar: 50.

De asemenea, contribuabilii mici sunt acele entități care nu intră în categoria microentităților, și care îndeplinesc minim 2 dintre cele 3 criterii evidențiate mai sus. În categoria microentităților se încadrează acele companii care la data bilanțului nu depășesc limitele a cel puțin 2 dintre cele 3 criterii, și anume:

1. totalul activelor: 2 250 000 de lei;
2. cifra de afaceri netă: 4 500 000 de lei;
3. numărul mediu de angajați în cursul exercițiului financiar: 10.

Aceste delimitări  cu privire la criteriile de mărime ale entităților dețin caracter de noutate, prestabilite prin intermediul Ordinului nr. 4164 lansat în luna august a anului curent, act normativ care actualizează Ordinul 1082/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

O altă modalitate de a verifica dacă te încadrezi în categoria contribuabililor care vor trebui să depună D406 peste mai puțin de două luni, este consultarea listei publicată de către ANAF care cuprinde contribuabilii mijlocii și mari. Aceste liste se regăsesc pe site-ul Agenției Naționale pentru Administrare Fiscală, prin accesarea următoarelor link-uri:  
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Anexa2_ListaMariContribuabili1iulie2024.pdf
https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/Anexa3iulie.pdf.

Prin urmare, dacă denumirea companiei tale nu se regăsește în cadrul acestor liste nominale, înseamnă că faci parte din categoria contribuabililor mici.

Care sunt termenele la care va trebui să depui D406?

Conform Ordinului 1783/2021 există trei termene funcție de secțiunile fișierului de care trebuie să ținem cont pentru depunerea declarației informative SAF-T. Acestea sunt:

• pentru secțiunea ACTIVE-D406 se transmite la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale;
• pentru secțiunea STOCURI-D406 se transmite la termenul stabilit de către organul fiscal central, ,,care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitării”;
• pentru celelalte informații care nu fac referire la cele două secțiuni-D406 se transmite în ultima zi calendaristică a lunii următoare de raportare, respectiv luna/trimestrul de raportare.

O variabilă importantă de care trebuie să se ținem cont pentru termenul de transmitere al declarației este legată de perioada fiscală aplicabilă de către contribuabili pentru taxa pe valoare adăugată. În acest context apare inevitabil întrebarea:
Am obligația transmiterii D406 dacă nu sunt plătitor de TVA?
Răspunsul este DA. Obligativitatea depunerii declarației revine și persoanelor impozabile neplătitoare de TVA. Perioada depunerii în acest caz este trimestrul. Aceasta poate fi transmisă până în ultima zi calendaristică din luna depunerii, ,,reprezentând luna calendaristică imediat următoare perioadei pentru care a fost pregătită declarația informativă.”

În loc de concluzii…

Toți antreprenorii care fac parte din categoria micilor contribuabili sunt conștienți de implicațiile pe care le manifestă obligativitatea raportării SAF-T asupra afacerii lor. Următoarea perioadă, mai mult ca niciodată impune reconfigurarea deciziei de colaborare cu parteneri specializați spre furnizarea de soluții inteligente care să faciliteze procesul de raliere la modificările care vor veni în materie de digitalizare fiscală. De aceea, recomandarea este în direcția dezvoltării de colaborări consolidate cu persoane specializate în direcția acoperirii nevoilor tot mai complexe de conformare digitală a afacerii tale.

Referințe principale de informare

1. PwC Romania, About SAF-T, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.pwc.ro/en/pwc-romania-digital/tax-technology/saf-t.html
2. Lookup Tax, All about Standard Audit File for Tax (SAF-T) material în format electronic, disponibil la adresa: https://lookuptax.com/docs/explainers/all-about-saft-reporting
3. Ordin nr. 4164 din 12 august 2024cu privire la actualizarea criteriilor de mărime ale entităților raportoare, Publicat în Monitorul oficial nr. 843 din 23 august 2024.
4. Ordin nr. 1783 din 4 noiembrie 2021privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare, procedura și condițiile de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligate să transmită fișierul standard de control fiscal, Publicat în Monitorul oficial nr. 1073 din 9 noiembrie 2021.