Ȋncepând cu data de 1 ianuarie 2024 toate tranzacțiile efectuate între persoanele impozabile indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scop de TVA au obligația legală de a încărca facturile emise în sistemul ANAF, RO e-Factura.
Pentru respectarea acestei obligații operatorii economici stabiliți pe teritoriul României trebuie să parcurgă următorii paşi:
1. Ȋnregistrarea în sistemul informatic al ANAF în Spaţiul Privat Virtual (SPV)
Pentru aceasta este nevoie de obţinerea unui certificat digital (semnatură digitală) cu ajutorul căruia vă veţi înregistra în sistemul informatic Spatiul Privat Virtual (SPV): https://anaf.ro urmând pașii ceruți pentru înregistrare: inrolare SPV persoane juridice.
Semnătură digitală se va obţine de la o firmă autorizată în acest domeniu. Cu ajutorul acestui certificat digital veți putea avea acces la contul SPV pentru firma dvs. și veți putea încărca și descărca facturile în sistemul RO e-Factura.
2. Emiterea facturilor electronice
Toate facturile emise pentru toate tranzacţiile efectuate între operatorii economici (B2B) şi între operatorii economici şi instituţiile statului (B2G) vor trebui emise în formatul electronic XML, impus de către ANAF, format care respecta un set de reguli foarte stricte şi care trebuie să conţină anumite informaţii obligatorii.
Vă prezentăm mai jos câteva modele de fişiere de tip XML care reprezintă facturi electronice pt. RO e-Factura în formatul UBL2.1:
– Model XML pentru e-Factura în valută:
– Model XML e-Factura pentru agenţii de turism (vouchere de vacanţă)
– Model XML RO e-Factura pentru firmele neplătitoare de TVA
Ca să vă faceţi o idee aceste fişiere se editează în orice editor de texte şi arată cam in felul următor:
Exemplu de factura in XML (UBL 2.1) pentru o firma neplatitoare de TVA:
– descarca fisierul XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2" xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2" xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2" xmlns:ccts="urn:un:unece:uncefact:documentation:2" xmlns:qdt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:QualifiedDataTypes-2" xmlns:udt="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:UnqualifiedDataTypes-2" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 http://docs.oasis-open.org/ubl/os-UBL-2.1/xsd/maindoc/UBL-Invoice-2.1.xsd">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:efactura.mfinante.ro:CIUS-RO:1.0.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>FAC 1</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2022-06-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2022-06-28</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>RON</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID>34283300</cbc:ID>
</cac:PartyIdentification>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>B-DUL IULIU MANIU, NR.6E, PARTER, CAMERA NR 3, SC.1, AP.3, SECTOR 6</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>SECTOR6</cbc:CityName>
<cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:RegistrationName>
<cbc:CompanyID>34283300</cbc:CompanyID>
</cac:PartyLegalEntity>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID>19211548</cbc:ID>
</cac:PartyIdentification>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>B-DUL IULIU MANIU, NR.6E, PARTER,CAMERA 1, SC.1, AP.3, SECTOR 6</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>SECTOR6</cbc:CityName>
<cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:RegistrationName>
<cbc:CompanyID>19211548</cbc:CompanyID>
</cac:PartyLegalEntity>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<cac:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount currencyID="RON">0.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxSubtotal>
<cbc:TaxableAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="RON">0.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxCategory>
<cbc:ID>O</cbc:ID>
<cbc:TaxExemptionReasonCode>VATEX-EU-O</cbc:TaxExemptionReasonCode>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="H87">5.000</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="RON">5000.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Name>Test e-factura</cbc:Name>
<cac:ClassifiedTaxCategory>
<cbc:ID>O</cbc:ID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:ClassifiedTaxCategory>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="RON">1000.00</cbc:PriceAmount>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>
Acest fişier XML se poate viualiza sub forma unei facturi în PDF cu o aplicaţie pusă la dispoziţie chiar de către ANAF: https://www.anaf.ro/uploadxml/ şi astfel o factură în PDF după fişierul XML de mai sus arată în felul următor (descarcă PDF):
3. Transmiterea facturilor electronice
Transmiterea facturilor în format XML se face prin logarea în Spaţiul Privat Virtual (SPV), în sistemul RO e-Factura urmând paşii:
- Se intră pe site-ul https://anaf.ro
- Se apasă pe opţiunea de Autentificare Certificat
- Se selectează şi se introduce parola de la semntaura electronică (certificat digital)
- Se intră în meniul Factura electronică şi se selectează opţiunea Trimitere Factură
- Se selectează codul fiscal pentru care doriţi să încărcaţi e-Factura (1.), apoi se alege fişierul XML cu toate datele e-Facturii completate corect (2.) şi la sfârşit se apasă butonul Transmitere XML factura
4. Validarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura
După transmiterea facturii electronice în sistemul RO e-Factura, acesta verifică în mod automat structura şi corectitudinea întocmirii fişierului XML încărcat.
Dacă fişierul este transmis corect, se va genera în mod automat un mesaj de validare (răspuns) iar factura va primi o semnatură electronică din partea MF care va confirma acceptarea acesteia în sistem.
Dacă fişierul transmis este incorect, se va genera în mod automat un mesaj cu detaliile eronate din factură. După corectarea erorilor apărute, se va trimite din nou factura în sistem pentru validare.
5. Cum primeşte clientul factura de la furnizor?
Dacă factura electronică îndeplineşte toate cerinţele şi este validată de către sistemul ANAF, destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea prin Spaţiul Privat Virtual (SPV), utilizând semnatura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor (din meniul Factura electronica – Răspunsuri factura). Va putea vizualiza XML-ul e-Facturii respective şi ca să o poată citi/interpreta trebuie să o convertească in fişier PDF cu acel utilitar pus la dispoziţie de către ANAF: https://www.anaf.ro/uploadxml/
6. Păstrarea facturilor
Fişierele care conţin facturile electronice în format XML sunt disponibile pentru descărcare din sistemul RO e-Factura timp de 60 zile de la validarea acestora. După terminarea acestei perioade, ele vor fi arhivate şi eliberate doar la cerere.
7. Cum prelucrez datele în şi din format XML pentru e-Factura
ANAF pune la dispoziţie resurse şi ghiduri pentru vă ajuta să îndepliniţi această obligaţie legală. Cu toate acestea fişierul în format XML este un fişier ce respectă reguli stricte şi necesită o inţelegere a datelor şi a modului acestora de organizare.
Astfel crearea manuală a unui fişier XML, urmărirea procesului de validare a facturii, descărcarea lui şi apoi nevoia de a-l interpreta sau poate de a-l transforma în alt format este un proces destul de complicat.
Din acest motiv, dezvoltatorii de astfel de programe de facturare oferă în acest moment soluţii de automatizare a întregului proces.
Alegerea unui program de facturare care să trimită automat factura în acest sistem, să urmărească validarea ei, să citească, să verifice şi să introducă facturile emise de către furnizori este una practică şi eficientă.
Este important să evaluaţi cerinţele şi resursele în luarea celei mai bune decizii pentru dvs. şi afacerea dvs.
Utilizarea unui program de facturare pentru sistemul RO e-Factura
Obligativitatea operatorilor economici de a trimite facturile emise în sistemul RO e-Factura deşi poate părea o corvoadă, aceasta se poate transforma într-un beneficiu prin utilizarea unui program de facturare care pune la dispoziţia clienţilor săi transmiterea automată a facturilor în sistemul ANAF.
Cele mai importante beneficii în utilizarea unui astfel de program sunt reprezentate de:
– Eficienţa operaţională;
Un program de facturare este uşor de folosit de către oricine, putând astfel crea şi trimite facturile în sistemul RO e-Factura cu o simplă apăsare a unui buton, fără a mai fi necesară cunoaşterea detaliată a specificaţiilor fişierului de tip XML.
– Urmărirea şi gestionarea facturilor;
Programul de facturare online este autorizat de către client şi prin utilizarea de funcţii API verifică în mod automat statusul trimiterilor tale şi citeşte răspunsurile primite pentru toate facturile tale din sistem.
– Evitarea erorilor;
Eroarea umană este inevitabilă în astfel de operaţiuni. Utilizarea unui program de facturare reduce considerabil riscul producerii erorilor, asigurându-se că toate detaliile au fost introduse în mod corect.
– Gestionarea documentelor;
Atât facturile emise cât şi cele primite de la furnizori le regăseşti în program pentru o perioadă nelimitata de timp, beneficiind astfel de o gestionare eficientă a acestora. Ȋn sistemul RO e-Factura documentele sunt păstrate timp de 60 zile, după care ele sunt arhivate şi puse la dispoziţie doar la cerere.
– Actualizări şi suport tehnic;
Programele de facturare sunt întotdeauna în pas cu tehnologia şi de asemenea cu modificările legislative. Un program bun de facturare vine de asemenea în sprijinul clienţilor săi şi cu suportul tehnic oferit când aceştia întâmpină probleme.
Ca o concluzie, un program de facturare are ca scop principal eficientizarea procesului de facturare prin economisirea timpului dvs. şi prin siguranța că facturile emise şi transmise în sistemul RO e-Factura sunt conforme cu legea în vigoare.
