Definirea dispozitiei de plata/încasare

Dispozitia de plata/încasare este documentul ce serveste ca dispozitie pentru casierie, pentru efectuarea platilor în numerar atât a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de încasat de catre titularul de avans, drept justificare a sumelor mai mari decât avansul primit pentru procurarea de materiale etc., sau dispozitie pentru casierie, pentru încasarea în numerar a unor sume ce nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale.

Dispozitia de plata-incasare se întocmeste într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil, atunci când se utilizeaza ca dispozitie de plata în momentul în care nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex: stat de salarii sau lista de avans chenzinal), atunci când se utilizeaza ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc., sau atunci când se utilizeaza ca dispozitie de încasarea în cazul lipsei altor documente prin care se dispune încasarea ( ex: avize de plata, somatii de plata etc.).

La compartimentul financiar-contabil se semneaza întocmirea documentului.

Se completeaza de casier rubricile de pe verso, dupa efectuarea platii sau încasarii.

Etapele parcurse de dispozitiile de plata/încasare

Circuitul dispozitiilor de plata/încasare se face astfel:

• Se face controlul financiar preventiv de catre persoana autorizata pentru viza (în cazurile prevazute de lege);
• Se aproba încasarea/plata sumelor respective de catre persoanele autorizate;
• Se efectueaza operatiunile de încasare/plata (dupa caz) si se semneaza de casier în cadrul casieriei, iar pentru plati se semneaza si de persoana care a primit suma;
• Se anexeaza la registrul de casa la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrarilor în contabilitate.

Anexa la registru de casa se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Informatiile minimale obligatorii ce trebuie sa le contina dispozitia de plata/încasare

• Denumirea unitatii;
• Denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului dispozitiei de plata/încasare;
• Numele si prenumele, precum si functia persoanei care încaseaza/restituie suma;
• Suma încasata/restituita (în cifre si litere); scopul încasarii/platii;
• Semnatura: conducatorului unitatii, compartimentului financiar-contabil si viza de control financiar preventiv;
• Datele suplimentare ale beneficiarului sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;
• Informatiile înscrise de casier: suma platita/încasata, data si semnatura.

Rubricile de pe verso trebuiesc completate dupa efectuarea platii/încasarii.

Întocmirea dispozitiei de plata în programul de facturare si gestiune stocuri Facturis Online