Ce trebuie sa stii despre facturarea electronica
Inainte de a intra in detalii, trebuie sa stim faptul ca factura este cel mai des intalnit document contabil, indiferent de tipul de intreprindere despre care discutam. Factura este acel document sau mesaj, pe suport hartie sau in format electronic, care indeplineste conditiile stabilite de actul normativ si care cuprinde in mod obligatoriu o serie de elemente despre care am discutat intr-un articol anterior.
Factura electronica
Factura electronica este acea factura trimisa si primita electronic (Codul fiscal, art.314 alineatul 4), care are 3 elemente specifice care trebuie garantate de la momentul emiterii pana la sfarsitul perioadei de stocare a facturii: autenticitatea originii, integritatea continutului si lizibilitatea facturii.
In Codul fiscal se mentioneaza clar ca asigurarea autenticitatii originii si integritatii continutului facturii electronice reprezinta o obligatie atat a furnizorului/prestatorului, cat si a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de o semnatura avansata electronica sau de un schimb electronic de date. O alta varianta pentru a demonstra autenticitatea originii si integritatea continutului este prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit intre factura si livrare/prestare.
La ce trebuie sa fii atent atunci cand vine vorba despre factura electronica:
Utilizarea facturii electronice inseamna si acceptarea acesteia de catre destinatar, astfel ca daca acesta nu accepta primirea unei facturi pe suport electronic, va trebui sa o trimiti in mod conventional. Formatul electronic al unei facturi poate fi de tip „xml” sau „pdf”, iar firma emitenta trebuie sa utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia.
Mare atentie! Facturile emise in format electronic, trimise si primite pe suport de hartie NU sunt considerate facturi electronice. Concret, o factura emisa in Word, Excel ori intr-un program integrat (SAP sau Oracle), tiparita din sistem si trimisa in format fizic NU va fi o factura electronica. Nici facturile emise cu ajutorul unui program de facturare si printate, NU intra in categoria facturilor electronice.
De ce o factura electronica?
Daca nu esti un ecologist convins, iar argumentul protejarii mediului inconjurator nu ti se pare suficient, afla ca pe langa faptul ca vei reduce spatiul de stocare, iti vei diminua si, costurile de emitere transmitere si arhivare a facturilor. De asemenea, vei economisi si timpul petrecut pentru trimiterea si receptionarea facturilor, dar si cel pentru identificarea si accesarea acestora. Mai mult decat atat, vei creste procentului facturilor livrate la destinatar si vei avea un inalt grad de siguranta privind autenticitatea sursei si integritatea continutului.
Tu cum facturezi?
Mai multe detalii despre facturarea electornica gasiti si in urmatoarele articole :
MAI
2018
